Configurar grupos

Crear nuevo grupo

Para crear grupos de control:

1. Accede al menú lateral Documentos > Configurar grupos.

2. En la esquina superior derecha de la pantalla, haz clic en el botón + Nuevo grupo.

3. Nombre - define el nombre del grupo, usando hasta 100 caracteres.

4. Repositorio - selecciona los repositorios en los que el grupo debe aparecer como opción para asociar documentos.

5. Determina la finalidad del grupo:

   • Permitir acceso - úsalo para dar acceso a documentos; es decir, las personas que estén en el grupo podrán acceder a los documentos asociados a este grupo.

   • Permitir revisión - úsalo para dar permiso de revisar documentos; las personas en el grupo podrán revisar los documentos asociados.

   • Permitir creación - úsalo para dar permiso de crear documentos en repositorios; las personas en el grupo podrán crear nuevos documentos en los repositorios asociados.
     🪄 Tip: Se puede seleccionar más de una finalidad para el mismo grupo, pero casi nunca las personas que tienen acceso también revisarán y crearán documentos. Por eso, recomendamos que el grupo de acceso se cree solo con esa finalidad. Para los grupos de creación y revisión, asegúrate de que las personas tengan acceso al menú "Gestionar documentos".

6. Configuraciones avanzadas:

   • Las personas del grupo pueden publicar documentos - activa esta opción para que quienes crean o editan documentos puedan publicarlos, aunque no sean administradores del repositorio.

   • Las personas del grupo pueden asociar grupos a documentos - activa esta opción para que quienes crean o editan documentos puedan asociar grupos a ellos, aunque no sean administradores del repositorio.

7. Haz clic en Guardar.

Tabla

En la tabla encuentras la lista de grupos activos ya registrados. Entendiendo la tabla:

• Caja de selección - marca o desmarca los grupos para hacer acciones en lote.

• ID - número identificador del grupo.

• Nombre - nombre del grupo.

• Repositorio - nombre del repositorio asociado. Si hay más de uno, haz clic en "Más de un repositorio" para ver la lista completa.

• Personas activas - muestra cuántas personas hay en el grupo. Esta selección se hace en acciones del grupo > Personas.

• Activo - indica si el grupo está activo.

• Acciones - muestra las acciones individuales posibles para el grupo.

Acciones individuales - en cada grupo

• Insertar personas en el grupo;

• Asociar o desasociar repositorios del grupo;

• Asociar o desasociar documentos del grupo;

• Exportar lista de personas del grupo a Excel;

• Exportar lista de documentos asociados a Excel;

• Clonar grupo;

• Editar grupo;

• Eliminar grupo.

Acciones en lote - para más de un grupo

• Asociar o desasociar documentos de los grupos;

• Asociar o desasociar repositorios de los grupos;

• Agregar o quitar segmentación de los grupos;

• Eliminar grupos.