היות ואת תהליכי המיפוי של טאלנטים ב CyberArk הבאנו לרמה גבוהה וכזו שהאמנו בה מאוד, חשבתי שנכון לשים במקום אחד את תיאור התהליך ואת הכלים ששרתו אותנו בו (אני מצרף פה קישור לדף שהכנו למנהלים ומסביר את התהליך)

תפיסת תהליך המיפוי:

• המטרה - שימור, קידום ועזרה לעובדיםות שלנו באמצעות זיהוי אוכלוסיות שונות ומתן מענה (פרטני או מערכתי) לכל אחת 

• הבסיס של התהליך הוא דיאלוג של HR והמנהליםות ושל המנהליםות בינםן לבין עצמםן. חשוב מאוד לא לשכוח את זה. כל כלי / מערכת / שיטה שאנחנו מכניסים לעבודה חייבת לאפשר ולא לצמצם את הדיאלוג החשוב הזה

• כל כלי שנכניס לתהליך הוא עזר בתהליך ותו לא. בסוף המנהליםות ו HR מחליטים

• אפשר ומותר ולעיתים רצוי לא להסכים. מתוך אי הסכמות נולדת למידה וצמיחה.בסוף חייב להיות גורם ארגוני אחד שקובע

כמה נקודות מתוך מצגות למנהלים:

• The why

  • It’s another touch point, where career conversations will impact employee goals and interests are gathered and compared with growth strategy and future investment

  • Internal talent mapping can lead to better employee engagement, regularly engaging with external talent – either directly or through–improve employer brand and generally raise the reputation of an organization.

  • Is a proactive way to bolster teams so they can deal with sudden changes in priorities and market conditions or pre-empt vacancies and manage talent shortage risks

  • It can also create new opportunities for internal moves, by revealing talent shortages not previously identified.

  • Training needs, too, are highlighted and training solutions delivered to ensure positions are filled, where gaps emerge.

  • Organizational future State Talent planning, together with Succession Planning  is, of course, a primary objective for any talent mapping exercise. 

  • Underpinning any internal mobility (laterally)  or upwards) or succession planning, future process is the need to develop talent over a long time.

  • Once an internal talent map identifies gaps and potential future gaps that could emerge, it becomes a foundation to analyze organizations, industries and people on an on-going basis. 

  • Can give a detailed and holistic view of the market for talent,  increasing the chances of hiring the absolute best candidates. 

תזמון:

• תהליכי המיפוי הם חלק מתהליכי HR שנתיים. הם מזינים את התהליכים האחרים במידע

• רבעון אחרון של השנה - מיפוי יסודי - אזור אוקטובר כדי לסיים לקראת סוף נובמבר כדי להיות מוכנים לכל תהליך C&B ומשוב בתחילת השנה. המיפוי כולל מיפוי של סיכון עזיבה לא רצונית ומיפוי של ביצועים מול פוטנציאל

• סוף רבעון 2 - מיפוי זריז - מעבר עם מנהלים בכירים יותר על התמונה ועדכונה לקראת תהליכי אמצע שנה

הכנה לתהליך המיפוי:

• תיאומים - פגישות המיפוי לקחו לנו בדרך כלל 1.5 שעות לקבוצה. לכן, התיאום שלהם התחיל כחודש וחצי לפני כדי למצוא מקום ביומנים של כולםן. לכל פגישה היו מתואמים מנהלי.ות קבוצות יחד עם ראשי.ות הצוותים שלהם ואנחנו (למרות שכל אחד מאתנו היה על חצי מחלקה, באנו שנינו לכל פגישה כדי ללמוד, להיחשף ולתת זווית אחרת אם יש)

• שאלוני מיפוי (קישור לקובץ Potential / Performance), (קישור לקובץ מיפוי Risk / Impact)

  • שאלוני המיפוי נשלחו יחד עם הזימונים. מטרתם - לעזור למנהליםות להכין את הפגישה ולעזור לנו (HRBP) להגיע מוכניםות יותר

  • את השאלונים היינו אוספים לפני הפגישה. אם מצליחיםות - יושבים עם המנהלים לפני על מה שיצא להם. בכל אופן לפגישה היינו מכינים קובץ אחד עם כל החומרים של אותה קבוצה

  • חשוב לזכור שהשאלון הוא רק במה לדיון ולא הדיון עצמו

• הערה לגבי Top Talents:

  • על מנת לוודא שאנחנו בוחרים נכון את הטוביםות שבטוביםות ערכנו עם הנהלת R&D הגדרה של מה זה Top Talent - מה מגדיר את האוכלוסייה הזו? איך נדע שעובד.ת שלנו כבר שם? וכדומה. אם מנהל/ת חושב/ת שעובד/ת שלו/ה מתאימים לשם - הםן צריכיםות למלא את החלק הזה בקובץ כדי לוודא שהעובד/ת עומד/ת בהגדרות. הסיבה לכך - בעבר מנהליםות פשוט החליטו מתוך אינטואיציה והבנה של השטח וללא קריטריונים משמעותיים מלווים ולכן הייתה לנו גם אינפלציה של Top Talents בתהליכי המיפוי

פגישת המיפוי:

• מתחילים במיפוי של עובדיםות הכפופים לראשי הצוותים. קודם מיפוי כללי של מצב ה Risk בקבוצה כלומר - סיכויי העזיבה של עובדיםות, סיכום קצר ואז חזרקה להתחלה ומיפוי של טאלנטים כלומר ביצוע מול פוטנציאל. גילינו שככה הדיון יותר מעניין במקום לעבור מקרה, מקרה עד הסוף ואז מהר מאוד יש מנהליםות בחדר שאין להם מה לעשות שם 

• מיפוי Risk / Impact:

  • העיקר הוא להבין את הסיכוי שעובד/ת יעזבו מרצונםן בתקופה הבאה. High Risk = יש סיכוי עזיבה ברבעון הקרוב, Medium Risk = לא משהו שאנחנו מכירים ויודעים בוודאות אבל זה שם וזה לגמרי עשוי לקרות אם נעזוב את זה, Low Risk = אין משהו על הפרק שאנחנו מכירים

  • עכשיו שימו לב - לגבי Impact: יש הטיה מסויימת סביב High Impact - כי עובד/ת למשל שהם יחידים מסוגם יכולים להיות עם Impact גבוה אבל ביצועים לא טובים. דבר נוסף חשוב שלמדנו הוא - כל מי שיש לו Impact נמוך - זה אומר דרשני. לכן במצגת הסיכום שמצורפת בהמשך, יש התייחסות נפרדת לקטגוריה של Low Impact

• מיפוי Potential / Performance:

  • עוברים עובד/ת, עובד/ת ומתחילים מהמיפוי של המנהל/ת שלו, למה מופה כך? מה היה במיפוי הקודם ומה השתנה ממנו? רואים אם יש לראשי.ות צוותים אחריםות להוסיף input לשיחה (לעיתים יש עובדיםות שעוברים בין צוותים או עובדים במשותף עם צוות אחר וזה מאוד עוזר לשיחה שיש עוד זווית על אותו/ה עובד/ת). אנחנו (HRBP) נותנים input אם יש. מחליטים וממשיכים

  • לא לשכוח את נושא התנועה לתפקיד חדש - לסמן את כל מי שיש רצון / יכולת לזוז הלאה וככה לייצר תמונה של עתודה לגוף שאנחנו מלוויםות

  • אם יש חוסר הסכמה בתוך הקבוצה בין המנהליםות, ראש.ת הקבוצה יכול.ה להחליט עם HR. לרוב אי ההסכמות מעלות את הדיון לרמה עמוקה יותר ולכן חשוב לא להיבהל מהן

  • אם יש חוסר הסכמה בין המנהליםות ל HRBP אפשר לסגור אותה מול ראש.ת הקבוצה ואם לא מצליח - עולים לרמה ניהולית גבוהה יותר

  • כמו כן - תפקידנו, כ Facilitators של הדיון, לוודא שהאחוזים של האוכלוסיות השונות מתפזרים בצורה סבירה במטריצה 

• אחרי שעברנו על כל מי שכפוף לראשי.ות צוותים - הםן יוצאיםות מהחדר ואנחנו נשארים לסגור את המיפוי שלהם, ושל העובדיםות שכפופיםות לראש.ת הקבוצה

• סיכום - לראות אם יש לנו עוד משהו לא סגור ומה הסיכום שלנו מהמיפוי. בעיקר - מה הם המקומות שאנחנו כארגון וכבודדים צריכים לשים עליהם דגש בתקופה הקרובה

סיכום תהליך המיפוי ברמת המחלקה

• אחרי שסיימנו את כל הפגישות עם כל המחלקות וקיימנו פגישות דומות עם המנהליםות הבכיריםות על מי שכפןףה אליהםן, אנחנו עולים להנהלת היחידה להראות את הסטטיסטיקה מלמעלה

• זו הפגישה בה אנחנו מאמתים לא רק נתונים כלליים, אלא גם מחליטים סופית על רשימת ה Top Talents, Valuable Professionals וכדומה. אלו הרשימות שלאחר מכן הולכות לכל תהליך ארגוני שנרצה - Comp&Ben, משוב, תהליכי פיתוח וכדומה

• מצרף כאן מצגת לדוגמא עם הנתונים העיקריים שהיינו מציגיםות