Siklus PDCA

1. Plan (Perencanaan)

Tahap pertama yang dilakukan dalam siklus ini adalah plan (perencanaan). Tahap perencanaan dimulai dengan mengidentifikasi masalah menerapkan 5W atau cause and effect diagram untuk menemukan sumber atau penyebab munculnya permasalahan.

Tahap plan ini juga mengacu pada kegiatan mengidentifikasi peluang ataupun cara untuk melakukan perbaikan dan peningkatan. Dari tahap perencanaan ini kemudian bisa didapatkan solusi penyelesaian masalah.

2. Do (Kerjakan)

Tahap kedua adalah ‘Do’ atau kerjakan. Tahap ini adalah tahapan untuk mengimplementasikan rencana yang sudah disusun pada tahap sebelumnya. Langkah-langkah tindakan yang dikerjakan pada tahap ini pada dasarnya juga sudah ditetapkan di tahap sebelumnya. Pada tahap ini, hal yang harus dihindari adalah penundaan.

3. Check (Peninjauan)

Peninjauan (check) merupakan tahapan mengevaluasi proses dan hasil, apakah sesuai dengan tujuan yang sudah dirancang pada tahapan perencanaan atau tidak. Pada tahapan ini, dua hal yang menjadi poin penting adalah proses memantau dan evaluasi.

4. Act (Menindaklanjuti)

Tahapan ini artinya melakukan evaluasi penuh atas hasil dai target beserta proses yang dilakukan pada tahapan Do dan Check. Meskipun merupakan fase terakhir dalam siklus PDCA, namun setelah tahap ini keseluruhan tahapan akan terus berulang.

Manfaat Penerapan PDCA

Empat siklus PDCA ini merupakan tahap-tahap yang sudah banyak diterapkan dalam manajemen perusahaan. Penerapan metode PDCA ini bukan tanpa sebab, karena metode ini dapat memberikan berbagai manfaat, seperti:

• Memecahkan Masalah dengan Pola Sistematis

Pada setiap manajemen perusahaan, pasti ada masalah yang harus dihadapi dan dicari solusinya. Dengan menggunakan metode ini, pemecahan masalah bisa dilakukan dengan rangkaian dan pola yang lebih sistematis.

• Pola Kerja untuk Memperbaiki Proses atau Sistem

Adanya konsep PDCA ini menjadi pola kerja yang bertujuan untuk memperbaiki, baik itu sistem, proses maupun individu dalam suatu perusahaan atau organisasi. Dengan begitu di masa depan dapat terwujud peningkatan di dalamnya.

• Perbaikan Berkelanjutan

Sebagai sebuah metode manajemen yang sifatnya siklus (berulang-ulang), konsep ini bisa menjadi sebuah metode perbaikan berkelanjutan. Artinya, ketika sudah mencapai pada tahap akhir, ketika ada kesalahan maka tahap akan kembali ke tahapan awal.

Kelebihan & Kekurangan Metode PDCA

Metode atau konsep PDCA adalah sebuah metode yang menawarkan banyak kelebihan apabila dilakukan dengan tepat. Diantara kelebihan itu antara lain adalah:

1. Prosesnya Berkesinambungan

PDCA yang merupakan metode dengan konsep berulang-ulang artinya setiap prosesnya berjalan berkesinambungan. Apabila setiap tahapan dilakukan dengan tepat, maka tujuan peningkatan dan perbaikan di dalam manajemen pun dapat tercapai.

2. Mampu Mendeteksi Resiko Sejak Dini

Kelebihan selanjutnya masih didapatkan dari konsepnya yang siklis. Ketika sudah ada perencanaan, kemudian sudah ditetapkan metode terstruktur dilanjutkan dengan adanya proses evaluasi, maka manajemen resiko, pengendalian hambatan dan dampak negatif pun jadi bisa dideteksi sejak dini.

Sudah banyak contoh penerapan PDCA dalam perbaikan kualitas produk yang membuktikan efektivitas metode ini.

Contoh Membuat Laporan PDCA

Salah satu contoh penerapan PDCA dalam manajemen misalnya penerapannya di Puskesmas. Contoh kasus PDCA di Puskesmas misalnya. Puskesmas yang masih belum maksimal pelayanannya bisa diatasi dengan menerapkan PDCA. Pertama dimulai dengan tahap identifikasi masalah yang menyebabkan pelayanan tidak maksimal.

Setelah menemukan sumber permasalahan kemudian dilakukan tindakan sesuai dengan yang sudah disusun di tahap perencanaan. Dalam tahap pelaksanaan ini tidak boleh ada penundaan setiap tindakan sebagaimana yang sudah direncanakan.

Saat tahap pelaksanaan dilakukan, dilanjutkan dengan tahap pemantauan dan evaluasi. Pemantauan dilakukan untuk memastikan apakah proses berjalan sesuai rencana atau tidak. Kemudian dilanjutkan dengan tahap evaluasi.

Untuk contoh format laporan menggunakan siklus PDCA bisa anda download melalui link berikut ini : Ejournal.unuja.ac.id

Nah, itu tadi adalah penjelasan lengkap tentang metode manajemen dengan konsep PDCA. PDCA adalah sebuah metode dalam manajemen perusahaan atau organisasi yang dilakukan secara siklus atau berulang-ulang. Metode manajemen dengan konsep ini diklaim dapat memberikan peningkatan dan perbaikan manajemen yang lebih efektif.