檔案管理專區
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電子檔案-點收與編目
收到業務單位歸檔之電子公文後,進行點收及編目處理。另完成編目後,定期進行詮釋資料封裝處理,以確保電子檔案的真實性及完整性。
檔案點收
於檔案點收匣>「檔案型式」選擇「電子檔案」>勾選欲點收之公文>按一下【點收確認】。
🔔 歸檔日期預設「最近1個月」。
插入機關憑證>輸入機關憑證PIN Code>按一下【執行】,即會進行點收處理程序。
檔案編目
於立案編目匣>勾選欲編目之電子檔案分類號>按一下【批次編目】,即編目完成。
電子檔案詮釋資料封裝
於「立案編目>電子檔案詮釋資料封裝」>插入機關憑證>輸入機關憑證PIN Code>按一下【確定】,即會進行詮釋資料封裝處理。
🔔 請定期(如每日、每週)執行封裝處理。
🔔 每封裝100筆後,若仍有待封裝筆數,按一下【顯示下一批】,再執行封裝。
需由系統維護人員於「維護>系統參數設定」將機關憑證匯入後,方可進行電子檔案編目及詮釋資料封裝處理。另機關憑證更換亦需重新匯入。