役員(部長)・班長さんへの事務連絡

2022.4.5更新

この資料は、新しく部長・班長になった方のために、 毎年４月の役員班長会議（定例会）で説明している事務関連の情報を記載しています。

役員、班長の役割は 「役員(部長)・班長の役割」を参照。

１．部長（役員）

1.1 会計処理

専門部の仕事・役割 － 会計処理 を参照。

1.2 資料準備：役員班長会で説明用資料を準備する場合；

(1) 班長向け資料は、入口正面の班名が書かれたトレイに入れてください。 (全 30部 各班に一部)

別に、班長を兼務していない部長、役員、顧問、会長、副会長用として 10部を用意して、会長・副会長のトレイに入れてください。会議時に、個別に配布します。 若しくは、会場で配布してください。

(2) 各班内に回覧依頼をする資料には、左上に「回覧」 と記載してください。

また、その資料を会議で説明する場合の準備部数は上記(1)と同様です。

回覧資料や作成した資料の電子的保管場所として、Dropboxを利用しています。登録および専用アプリをインストールすると、自宅のPC等からその内容を閲覧、修正することができます。詳しい内容やDropboxへのアクセスを希望する方は、西山副会長へメール等でお送りください。(2016年度から試行)

(3) 自治会館の鍵

部長、役員には自治会館の鍵をお渡しします。 また、会館利用者にその鍵を渡す役割も担います。会館利用登録者は別途説明。

(4) 各部が担当する行事

各部が担当する行事は以下の通り。 それぞれの行事は担当部が中心になって計画、実施をしてください。

また、殆どの行事は 担当部の部長・班長だけでは賄えません。 積極的に担当以外の行事にも協力をお願いします。

体育レク部： 球技大会(5月)、運動会(10月)

環境美化部： 美化清掃 春(6月or7月 自治会独自日程)と冬(12月 全市一斉日程)

交通防犯部： 美化清掃日に合わせた、カーブミラー清掃。年末防犯パトロール(12月)

会館管理部： 美化清掃日に合わせた、自治会館の清掃(床ワックス掛け、ガラス拭き、等)

福利厚生部： 敬老事業(9月)

文化部： 夏祭り(8月)

広報部： Xmasまつり(12月)

総務部： 新年の集い(1月)

各部が担当する行事の準備、実施、記録は、前部長からの引継ぎ内容を参考にしてください。

また、HPの「年間行事予定」に 準備、買出し、作業、記録写真等を掲載しています。

これらは、当時の担当部長から頂いた資料等を元に作成したものです。

記録の追加・訂正等は、西山までご連絡ください。

2. 班長(部長兼務を含む)

2.1 会議前： 入り口正面のトレイに当日の会議資料等が入っています。その資料を持って会議に臨んでください。

2.2 会員の把握： 担当班内の 住民の皆さんの入居・退出、新生児誕生、死亡等の情報の把握に努めてください。

これらの情報があれば、副会長・会長へ連絡をお願いします。

また、入会・退会の手続きに関しては こちら をご覧ください。 新生児誕生や訃報の手続きは こちら をご覧ください。

3. 全員

3.1 会議

(1) 役員班長会議（定例会）を、原則 毎月第二土曜日 16時から開催しますが、新型コロナ対策等のため、二部制にした場合はブロックにより開始時刻が異なります。また、8月と1月は日時を変更する場合があります。
更に、集金が予定されている6月 又は 11月は、会議前に集金回収を班毎に行います。
注)集金は原則6月に行う予定ですが、新型コロナ対策等のため、集金時期を11月に変更する事があります。詳細は別途ご連絡をします。

(2) 班長さんの席は自由席です。 なるべく前から詰めて座ってください。

(3) 会議で説明する議題の有る方(部長)は、机の席に座ってください。 空いていれば説明の無い場合でも机の席に座ってください。

(4) 会議開催案内に記載された議題について、説明・報告・議論を行います。議題にしたい内容、資料があればなるべく事前に
　　会長・副会長、関連する専門部長等へ相談、連絡をしてください。

(5) 会議の議題は、毎年ほぼ決まった内容＋その年の議題(例：2016年度のコンビニ、2017年度の子ども会統合、等)が主な内容です。　
　　その年の議案の事業報告等を参考にしてください。

3.2 自治会活動の自治会館・PC等の利用

(1) 自治会のための打合せを行う場合は自治会館を利用してください。 玄関左側の白板に記載することにより予約ができます。

(2) 自治会の資料を作成、印刷する場合は、自治会館のパソコンやプリンタを利用してください。
　プリンタはカラー用レーザプリンタと、モノクロ用 レーザープリンタがあります。
　白黒印刷の場合はモノクロ用を使うと印刷時間が短いです。

　また、同一資料を大量(50枚以上目安)に印刷する場合には公民館の印刷室の利用が効率的です。
　その際は 自治会館から用紙を持参してください。費用は概算を事前申請するか、立て替え払いをお願いします。
　 (参考： 1つの版(原稿)で 501～600枚印刷する場合で150円)

(3) 役員・班長間の連絡でメールを利用する場合

　a. メールは複数の相手に連絡をする時に有効な手段です。
　　メールで連絡が取れる方は、会長・副会長へメールアドレスをご連絡ください。

　 b. 会長・副会長等への提案・質問・報告等は、原則として 会長・副会長全員にメールをお願いします。
　　ただし、相手を限定したい場合はその限りではありません。

　c. また、自治会関連のメールで有ることを明確にするため 「森1)」をメールタイトルの頭に付けてください。
　　返信の場合は 「re：森1：～」で構いません。

(4) 行事や手続きを記載したHPを作成しています。 記載、変更、削除 等のご意見・ご要望は 西山副会長 へご連絡をお願いします。