(3月) 一丁目自治会総会

一丁目自治会総会は、毎年3月末の日曜日に公民館体育室で 開催されます。

2016年は 3月27日(日) 13時から。 平成最後の総会はH31(2019)年3月31日(日) 13時から開催。

１． 総会前日準備

対象者：現/新役員全員 (会長・副会長・部長・委員長・会計・監事・顧問) および議長候補

総会当日の段取り等の確認を行う。

(1) 副会長は進行表案 (最下部のファイル参照) を事前に作成し、会長・副会長で事前確認を行い、当日配布。

進行表は毎年ほぼ同一。規約改正等 追加議案があればその分を修正する。

(2) 進行表を元に、それを元に 時系列で、各役割(議長、書紀、現役員、新役員）の説明をする。

a. 議長：総会開催時は一般席に座り、指名を受けた後に議長席に着席。

b. 書紀：同上。書紀席に着席。(毎年、子ども会役員に依頼をしている。なお、子ども会会長は自治会の部長に相当)

c. 現役員(部長、会計、監事、まちづくり委員長)： 総会開催時は、役員席に座り、それぞれの活動報告を

行う。報告後 議長から「役員解任」をされたら、一般席に座る。

d. 新役員(同 上記ｃ)：総会開催時は一般席に着席。新年度役員紹介時に演壇の前に並ぶ。紹介後は役員席に着席。

(3) 想定される質問に関する説明内容や資料等の確認をを行う。

(4) その他注意事項、留意事項を確認する。

２． 総会当日の準備

2.1 会場準備 (現/新 部長・班長)

会場である 公民館体育室に、約１時間前に集合して、床にシートを敷き、その上に椅子と前方には机を並べます。

出席者は80名前後です。 多少余裕をみて椅子の数を決めます。

但し、我々より前に総会を開催する丁目がある場合には、これらの準備は不要となります。 この場合は 30分前に集合。

2.2 受付等の準備 (新総務部）

(1) 出席者受付名簿(20名ｘ8枚)縦書き

(2) ボールペン 5本

(3) テーブル表示と入り口表示（Ａ4サイズ）

・議長 ・書記2枚 ・受付2枚 ・入り口表示

(4) 出席者・委任状議長報告用紙

(5) セロハンテープ

(6) 会場の白板に、議事次第を記載。