Les opérations préalables à la facturation

Le devis

Le devis est un document établi par l'entreprise, à la demande du client. Il est souvent réalisé pour une prestation de services. Il précise :

• la nature, la quantité et la qualité des services proposés

• un état détaillé des matériaux utilisés et leur coût unitaire

• le coût de la main-d'œuvre

• le montant de la TVA

• la date de réalisation

• les modes et délais de règlement

Il est établi en trois exemplaires.

En cas d'accord, le client retourne un des deux exemplaires qui lui sont destinés, daté, signé et souvent accompagné d'un avance. Il matérialise alors la commande.

Exemple de devis

La commande

Lors de la commande, l'entreprise établit un bulletin de commande, document commercial au nom de l'entreprise qui précise :

• les articles ou services commandés

• leurs conditions de livraison et de paiement.

Il est daté et signé par le client.

Parfois la commande est matérialisée par une lettre de commande ou un bon de commande édité par le client sur lequel il précise les articles commandés ainsi que toutes les indications nécessaires à la bonne exécution de l'ordre donné.

Pour confirmer la commande, le client verse parfois une certaine somme qui sera ensuite déduite à la facturation. Cette somme est appelé "avance" si elle est versée avant tout commencement d'exécution de la commande ou "acompte" si elle est justifiée par un début d'exécution de la commande.

Exemple de bon de commande

La livraison

La livraison est réalisée par l'entreprise elle-même ou par un transporteur. Elle est établit en deux documents :

• Le bon de livraison dont un exemplaire est conservé par l'entreprise après la signature du client

• Le bon de réception conservé par le client

Ces deux documents prouvent la livraison et permettent de vérifier :

• les marchandises livrées

• leur conformité avec la commande

Il arrive que le client emporte lui-même ses marchandises, dans ce cas, la facture peut servir de "bon d'enlèvement".

Exemple de bon de livraison Exemple de bon de réception