La gestion de la facturation
La gestion de la facturation
La facture est le document qui accompagne toute opération de vente d'un bien ou d'un service.
La facture
Lorsque le vendeur a exécuté ses obligations, il établit la facture en double exemplaire, selon les cas, à partir du devis, du bon de commande et du bon de livraison ou plus simplement en éditant un ticket de caisse.
L'original de la facture est adressé à l'acheteur, le double est conservé par l'entreprise émettrice.
Ce document obligatoire, car il sert notamment de base au calcul de la TVA, doit être conservé durant 10 ans.
C'est une pièce justificative enregistrée en comptabilité.
Mais la facture est également un document commercial essentiel qui rappelle les éléments relatifs au contrat de vente, précise les modalités de règlement ( réductions commerciales, escompte pour paiement comptant) et constate la créance sur le client.
La facture tient lieu parfois de bon de livraison.
Selon le produit ou le service rendu, la facture se nomme facture, note d'honoraires (expert comptable, notaire...), quittance (assurance, EDF, loyer....)
Des dispositions particulières existent pour certaines prestations de service ( par exemple la note simplifiée pour les hôtels restaurants)
On appelle facture proforma, la facture provisoire que le vendeur envoie à l'acheteur pour lui permettre d'obtenir certaines autorisations, notamment une licence d'importation ou un transfert de fonds.
Les calculs relatifs à la rédaction de la facture
La facture est réalisée à partir du devis et/ou des prix "catalogues".
La nature des relations commerciales, l'activité du clients (particuliers ou professionnel par exemple) ou la qualité du produit auront une influence sur le prix payé par le client qui pourra obtenir des réductions commerciales.
Les réductions commerciales
Elles sont de trois types :
la remise : c'est une réduction accordée en raison de l'importance de la vente ou de la qualité du client.
le rabais : une réduction souvent négocié par le client qui se justifie par un défaut de qualité ou de conformité du produit vendu.
la ristourne : une réduction calculée sur l'ensemble des opérations réalisées avec le même client pour une période donnée, elle est donc en général portée sur une facture d'avoir.
Les réductions financières
L'escompte est une réduction de prix accordée pour paiement comptant ou avant le terme normal d'exigibilité.
Ces réductions se calculent successivement.
L'escompte est calculé sur le dernier net commercial.
Prenons un exemple :
Les écritures comptables se présenteront ainsi :
La TVA
Cet impôt indirect est calculé sur le Prix de Vente y compris sur les divers éléments ajoutés tel que le port par exemple.
Selon le produit ou les services, les taux sont variables.
Les majorations de prix
Lorsque la vente s'accompagne de services annexes (transport, assurance, emballages), ces services sont ajoutés au net commerciale.
Les frais de port, calculés forfaitairement par le fournisseur ou avancés par le fournisseur au transporteur sont le plus souvent facturés aux clients. Le coût forfaitaire du transport est soumis à la TVA au même titre que les produits livrés sans bénéficier de réductions commerciales. Les frais de transport refacturés apparaissent pour le montant TTC.
Prenons à nouveau un exemple
Soit une entreprise qui établit une facture à son client :
Le montant des marchandises s'élève à 2 000€
La TVA est de 20%
Une remise de 10% est accordée
5 palettes sont consignées au prix unitaire de 15€
Les écritures se présenteront ainsi :
La facture d'avoir
A la réception de la facture, le client contrôle la conformité du contenu avec le bon de livraison et vérifie si les conditions négociées lors de la commande ou du devis ont bien été appliquées.
En cas d'erreur ou de retour de marchandises, le vendeur est averti et établit une facture d'avoir.
Les produits sont également parfois livrés dans des emballages mis à la disposition du client, ils sont alors consignés et leur restitution donne alors lieu à une facture d'avoir.
La facture d'avoir matérialise alors la diminution de la créance sur le client, constatée après établissement de la facture. Elle est réalisée en deux exemplaires et utilisé pour constater :
Un retour de marchandises
Des réductions commerciales ou financières supplémentaires
Un retour d'emballage
Une erreur de facturation
La facture d'avoir est une pièce que l'on enregistre en comptabilité dont l'enregistrement comptable se présentera ainsi :
Le relevé de factures
En fin de période, le fournisseur adresse parfois à ses clients un relevé de factures.
Il s'agit d'un état récapitulatif des factures, factures d'avoir et règlements éventuels de la période qui précise le montant de sa dette.
Ce document ne donne pas lieu à un enregistrement comptable.
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