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L’optimisation des processus consiste à améliorer les façons de faire des processus d'une l’entreprise ou d’une organisation. Cette optimisation peut se faire par benchmarking i.e. une analyse comparative des processus entre organisations ou par une analyse de la performance des processus d’une organisation ou d'une entreprise.
Ces méthodes d’optimisation des processus ne peuvent se réaliser avec succès sans une approche qui tient compte de la dimension humaine, qui assure la continuité de la démarche et qui facilite le changement.
Mettre en place les conditions de succès
Mettre en place les conditions de succès
Il est important de mettre l'accent sur certains aspects considérés comme fondamentaux dans une telle démarche :
1. D'abord et avant tout, créer et maintenir un climat de confiance avec les personnes concernées. Sans ce climat de confiance, il sera impossible de changer quoi que ce soit.
2. Assurer une communication transparente, continue et variée.
3. Faire participer toutes les personnes concernées (gestionnaires et employés).
4. Valider les données recueillies et les changements proposés avec les personnes concernées.
5. Tenir compte du rythme du personnel et des orientations de la direction.
6. Produire des résultats concrets à court terme et générer des bénéfices tangibles.
7. Transférer les habiletés et les connaissances afin d'assurer la continuité dans la poursuite de la démarche.
8. Assurer un suivi du travail accompli.
Élaborer la stratégie d'intervention
Élaborer la stratégie d'intervention
Élaborer la stratégie d'intervention, c'est planifier le projet, préparer le milieu, définir un sens au changement. Plus l’étape d’élaboration de la stratégie d'intervention est bien définie, bien planifiée et bien comprise, plus grandes sont les chances de succès. La première étape représente la base, le fondement des étapes suivantes.
Il est donc très important, durant cette phase, de bien comprendre les objectifs poursuivis, le contexte du projet, la problématique actuelle, les attentes, les orientations de la direction, l'étendue et les limites du mandat, la méthodologie et le calendrier du projet.
Cette étape sert aussi à former les groupes de travail, à déterminer les rôles et les responsabilités des intervenants, à préciser la logistique de l'intervention, la stratégie de communication, mais aussi et surtout à créer une équipe de personnes convaincues de l’importance de changer les façons de faire.
Analyser les processus actuels
Analyser les processus actuels
L'analyse des processus vise à connaître et à documenter le travail effectué par les employés et les résultats obtenus dans chacun des processus; à savoir qui fait quoi, comment, avec quelles ressources et pourquoi.
Cette étape consiste à poser un diagnostic sur l'organisation du travail, à identifier les obstacles et les causes de non performance ainsi que des pistes d'amélioration de la performance des processus.
Durant cette étape, tous les employés concernés participent à la collecte de l'information. Des questionnaires et des entrevues sont utilisés pour compléter l'information. Les employés sont informés des objectifs poursuivis par la démarche et sensibilisés à la notion de processus.
Pour s'assurer d'avoir une vue objective de l'organisation du travail, une méthodologie éprouvée et des outils informatiques d'analyse de la performance des processus peuvent être utilisés (dont une base de données relationnelles). Avec cette méthodologie et ces outils informatiques, il est possible d'avoir une meilleure connaissance du travail des employés.
Par exemple, il est possible d’établir le nombre d'heures travaillées par processus, par activité, par unité administrative et par employé.
Il est possible aussi d’identifier les processus, les activités et les ressources qui contribuent le plus à améliorer la performance et ceux qui y contribuent le moins et ainsi évaluer la valeur ajoutée de chaque processus, la pertinence des ressources investies et la satisfaction des clients.
Cet exercice permet d'avoir des données objectives, complètes, validées par les employés et la direction, pouvant justifier une réorganisation du travail.
Proposer les changements
Proposer les changements
Cette étape consiste à préciser les changements pour optimiser les processus et les rendre plus efficaces et plus efficients. Ces changements peuvent comprendre une simplification des processus actuels, des modifications en profondeur de certains processus, l’ajout de nouveaux processus ou activités, l’élimination des dédoublements, une meilleure utilisation des ressources, la réduction des pertes de temps, l’amélioration des méthodes de travail, une meilleure répartition des charges de travail, une meilleure définition des responsabilités, l'amélioration des pratiques de gestion, etc.
Développer et implanter les solutions
Développer et implanter les solutions
Cette étape consiste à développer et à implanter les solutions qui corrigeront la situation actuelle et qui répondront aux orientations stratégiques de la direction. Cette étape peut nécessiter des investissements majeurs en temps et argent. C’est pourquoi il est nécessaire de pouvoir compter sur les meilleures ressources de l’entreprise.
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