Manual of Purchasing Supplies 

基本的に物品を購入するときは"請求書払い"(月末締め・翌月25日振込)により代金を支払うことになる．

請求書払いを受け付けている会社のみから物品を購入できる．また，東京大学の取引先に登録されている会社であれば問題ないが，今まで東京大学と取引がない会社から物品を購入する場合は，大学の経理で取引先登録というものが必要になる．いつもとちがう会社から物品を購入したい場合は，請求書払いを受け付けているかどうかを会社に確認する(例文：支払方法として，見積書・納品書・請求書を発行していただき月末締め翌月25日振込により行うことは可能でしょうか．)．過去に取引があるかどうかはラボスタッフに聞けば大学の経理ウェブページで確認してもらえる．取引先登録が必要な場合は渡辺さんに事前に相談．基本的に海外の会社から物品を直接購入することはできない．国内の代理店を経由する．

しばしば物品の製造会社と販売会社は別の会社である．基本的に販売会社に対して見積依頼，注文などのやりとりを行う．

*製造会社→販売会社の組み合わせの例

As One，三商，etc…→大成理化

和光純薬工業，Sigma Aldrich→高長

何か買いたいものがある場合．カタログ，HP等で製品チェック．仕様等について疑問点があればメールや電話で聞く．販売会社でもよいが製造会社に連絡をとることもある．販売会社に価格・納期についてメールなどで見積依頼をする．

*いつも購入していて価格と納期が分かっている物品であれば見積をスキップしてよい．

昔はFAXによるやり取りが多かったが，現在は多くの会社でeメールによるやり取りができる．eメールの方が多くの面で便利なので，特別な理由がなければeメールを使用すべき．

FAXの送信の仕方：紙を用意する．記載に間違いがないかよく確認する．印刷面を下に向けて，上部の差込口に置く．紙が少し取り込まれる．最初に0を押してから電話番号を押し，最後に[ファクス]を押す．例：0 0 3 5 8 4 1 6 4 0 8 ファクス．電子音がなり，紙が取り込まれ，FAXが送信される．相手の電話が話し中などでつながらない場合はしばらく待ってやり直す．紙の取り込みなど失敗したら[停止]を押して排紙し，やりなおす．

見積書が届く．しばらくしても届かなかったら催促の電話等する．

ラボスタッフ（丸山、千足、大塚、渡辺）に相談して購入してよいか確認．

購入の許可がでたら注文のメール等を会社に送る．会計処理に必要な書類(見積書，請求書，納品書)をお願いする．いつも取引している会社であれば，東大のルールを理解していて，何も言わなくても適切な書類を発行してくれる．いつもと違う会社のときに特に注意してお願いする．書類の宛名は東京大学とし，会社印と代表者印を押印してもらうのが望ましい．多少形式がちがっても問題ない．昔は2通ずつを要求していたが，現在は1通のみ要求すること．

〇参照：東京大学財務課調達チームHP（請求書払いの手続き（100万円未満））

〇参照：東京大学財務課調達チームHP（契約処理（100万円以上）の手続き）←教職員が対応．学生は不可）

物品が部屋に届く．部屋に居る人が対応する．受け取りの際にサインを求められることがあるが受け取る人が自分の苗字を書く．受け取った人は注文者に物品と書類の一式を渡す．

物品と書類(見積書，請求書，納品書)を確認する．受領書を会社に返送することを求められる場合もあるが，印鑑をおして(またはサインして)FAX等で送るなどする．物品と別に封筒や手渡しで会計書類が届くこともある．

納品書のあいているところ(合計金額に近い場所)に受領日と氏名を書き込む．2012.01.01 山田太郎．書類(見積書，請求書，納品書)をスタッフに渡す．納品書には最終的に2人の署名が必要であり，1人はスタッフであることが必要．基本的に注文者と先生（または渡辺さん）の2人になる．(これらの処理を検収という．)

渡辺さんが書類を処理し，大学の財務課に提出し，大学から会社に代金が支払われる．

*書類を受け取ったらすぐにスタッフに渡すこと．この書類が適切に処理されないと会社に代金が支払われない．

*研究室の予算は年度ごとに決まっているので，年度末に近づくと物品購入が難しくなる．購入予定は早めにスタッフに伝える．

*物品がなくなったとき同じものを他の人がすでに注文していないかどうかよく確認する．

*化学薬品は基本的に最も少ない量を注文すること．量が多いほうが割安だが，使わなかった薬品を廃棄するのにかかる金と時間のほうが大きい．

発注書Purchase Order（フォーマット）

よく取引する会社 

· 東大生協第一購買部：PC，家具，文具など．店舗でも，電話・メールでも注文可．配送可．　s1order@mail.utcoop.or.jp

· 東大生協書籍部　書籍．メール等でも本を注文可．配送可．　gaibai@mail.utcoop.or.jp

· 法人専用ビックカメラ ：PC，電化製品．Webから注文．

o   https://houjin.biccamera.com/topics/_/id=inquiry/-/sid=0/-/tid=SHOPPING 大学の場合は，office2@biccamera.comにメールして会員登録・請求書払いの設定を依頼する．

· 大成理化 　理化学機器など

o   メールで注文可能．　trk1@taisei-rika.co.jp　最近はウェブからも可能　https://ocean.as-1.co.jp/DealerShop/web/Login.aspx

o   アズワン http://www.sciencejp.info/　理化学機器

o   三商 http://www.co-sansyo.co.jp/　理化学機器

· ミスミ 　工業用部品など．Webから注文．納品書・請求書・見積書が発注者宛てのメールで届くので，納品後スタッフに提出すること（220706～），アカウント登録方法

· モノタロウ 　工業用部品など．Webから注文．アカウント登録方法

· ヤマト科学　理化学機器など．メールで注文．　masakazu.goto@yamato-net.co.jp　後藤様(2019時点)

o   エポリードサービス　　AFM部品

· 髙長([髙]の文字に注意) http://www.takacho.biz/   薬品．メールで注文．tk-infotokyofe@takacho.biz【営業 関根・アシスタント鈴木宛メールアドレス(2024/10)】（松永様は退職）sekine@takacho.biz 　関根様 or matsunaga@takacho.biz　松永様 (2021)　( juchuu@takacho.biz でもよい) 

o   和光純薬工業 http://www.wako-chem.co.jp/siyaku/　薬品

o   Sigma-Aldrich http://www.sigmaaldrich.com/japan.html　薬品

o   CIL http://www.isotope.com/　同位体薬品

· 寿産業 https://www.kotobukisangyo.jp/ (旧・城東ガス) ガス（Ar, N2などなんでも）メールで注文．makino@tomoeshokai.co.jp　牧野様(2020時点，合併後も変わらず)　

· 高千穂商事 http://www.takachiho.biz/　ガスなど（特にArH2），MFCも．メールで注文．　tanaka-y@takachiho.biz　田中様(2019時点) → nemoto-m@takachiho.biz 根本様（2021時点）--> watanabe-s@takachiho.biz 渡部様（2024年時点）

o   堀場エステック　http://www.horiba.com/jp/horiba-stec/　マスフローコントローラー(2017ごろ以降はアズワンで取り扱っているので，大成理化で買うことが多い)

· 高純度化学 http://www.kojundo.co.jp/　スパッタターゲット，Si基板など．　ishida@kojundo.co.jp　石田様(2020) → tsuchihashi.k@kojundo.co.jp 𡈽橋様（2021）→　nishioka.tomoka@kojundo.co.jp　西岡様(2022,ご退職(retire)) → muto.hiroshi@kojundo.co.jp　武藤様(2022/06/20)

· 松崎製作所　シリコン基板．一度メールすると，定期的に在庫品を教えてくれる（普通はシリコン基板は酸化膜厚やドープ率を指定して50－100枚単位で注文するが，在庫品なら数枚から購入可能）sales-f@matsuzaki-s.com

· オルベ・パイオニア　サファイア基板．info@orbe-pioneer.jp

· ニラコ http://www.nilaco.jp/jp/index.php 蒸着用金属，ボート．Webから注文．webページ左にある「見積もり依頼」を選択．グループの会員番号は64220で，登録すると各自の子番号がつく．

· 日立ハイテクノロジーズ http://www.hitachi-hightech.com/jp/

o   SEMの出張修理．渡辺さんに連絡してもらうか，自分でサービスセンターに電話でお願いする．

o   石英基板の販売→2019年度に取り扱いが終了した．→ University Wafer社の同水準の製品をセントラル薬品より購入

o   AFMに関してもここへ。ただし、発注などは代理店のヤマト科学を通す．

· 昭光サイエンス　同位体試薬．　motoi-inoue@shoko.co.jp　井上様(2019時点)

· アネスト岩田　　http://www.anest-iwata.co.jp/　CVD用スクロールポンプ eigo.koyama@anest-iwata.co.jp

· フジ・テクノロジー　http://www.fujitechnology.co.jp/　CVD用バタフライバルブ

· 生協のULVACテクノ https://ulvac-techno-itemsite.com/　真空機器．Webから購入できる．東大生協の共通ID．生協に届く．そこから配送も可．

· ULVAC販売 http://www.ulvac-es.co.jp/　真空機器．メールで注文？

o   アルバックテクノ https://www.ulvac-techno.co.jp/　真空機器

· コスモテック http://www.cosmotec-co.jp/　真空配管部品(NW, ICF)．Webかメールで注文．Webで会員登録（住所等は研究室のものを入力）して，公費払いで発注（2022年11月時点）

　　　　　　　ICパッケージ(チップキャリア)も販売．

· 日本スウェージロックFST http://www.swagelok.co.jp/ 真空配管部品(Swagelock, VCR)．Webかメールで注文．ログインすれば価格が分かる．

· 伯東 Phipherなどの代理店．スパッタ圧力計の部品．Gel-pakも．　ishida-m@hakuto.co.jp

· アサヒ理化 http://www.asahi-rika.co.jp/index.html　電気炉など．電話やメールで注文．　t-iwanaga@asahi-rika.co.jp　岩永様(2019時点)

· ヒートテック CVD石英管接続フランジ　info@heattec.co.jp　杉浦様(2019時点)

· オリンパスメディカルサイエンス販売　オリンパス製品に限らず光学機器．2023年に社名が「株式会社エビデント」に．メールで注文tadasuke_chiba@ot.olympus.co.jp (2020)　tadasuke.chiba@evidentscientific.com 千葉様(2023時点) 

· 松見科学　島津の代理店．UV-vis-NIR，FT-IR，TGAの部品や修理など．cose@k-matsumi.co.jp　西倉様(2020時点)

o   島津製作所

· 東京本山商会　チノーの代理店．CVD用温度調節計・サイリスタなど．　info@t-motoyama.co.jp

· 高槻無線　塩化チオニルリチウム電池(CVDの右の圧力計用)　staff@takatuki.co.jp

· 三啓　CanonAnelva?のキャパシタンスゲージ(CVD用)　h.ikeda@sankei-coltd.co.jp

· 日本電計　http://www.n-denkei.co.jp/　電気測定機器など．Keysight(旧Agilent)，Keithley, ADCなどの代理店．

· イーエムジャパン　TEMグリッド，カーボンテープ，銀ペーストなど　https://www.em-japan.com/　sales@em-japan.com

· 日新EM　TEMグリッド，カーボンテープなど　https://www.nisshin-em.co.jp/　hirokik@nisshin-em.co.jp

· シグマ光機 http://www.sigma-koki.com/　光学部品

· ソーラボ http://www.thorlabs.jp/ 光学部品

個人でアカウントをつくる．請求先，お届け先をラボにする．名前は自分の名前でよい．カートに入れると見積書発行を依頼できる．依頼すると担当者がメールで見積書を発行してくれる

見積書が発行されたらスタッフに確認．承認されたらメールに発注の旨を返信で連絡．

· 東洋精密工業　フォトマスク作製委託．　kato-00960@toyo-ppm.co.jp　加藤様(2020時点)

· ニイガタ　https://ni-gata.co.jp/　機械加工など　

· 計測エンジニアリング　https://kesco.co.jp/　シミュレーションソフトCOMSOLの代理店．　takahashi@kesco.co.jp　高橋様(2020時点)

· Amazon コーポレートカードで都度払いなら可能．（千足研は千足に相談を）

· GrapheneSuperMarket　2次元物質関係．Web注文．コーポレートカード払い．

· Smart-elements　2次元物質関係．Web注文．コーポレートカード払い．

· Wilco（ウィルコ）　https://wilco.jp/  ネジ関係（千足研は千足のアカウントで）

· 日本カンタム・デザイン株式会社 https://www.qd-japan.com/　Zaberのアクチュエータなど（以前はテクノロジーリンクの販売だが移管された）

· APPLE TREE https://apple-tree.shop/　3Dプリンターおよびその他付随品。法人窓口から見積もり。品番・数量等を記入、種別は「法人（ユーザー）」会社名「東京大学」その他記入欄はいつもどおり。メールで見積もりが送られてくるのでラボスタッフに確認後、請求書後払いで発注する旨を返信

English version 

Important things to understand 

• Do not purchase items with your own money

• In principle, payment is done by invoices (請求書払い) (the university receives an invoice and transfers the money to the vendor later)

• When the products and documents are delivered, write the date and full name on the delivery note (納品書), and give the Quotation, Delivery notes, and Invoices (見積書，納品書，請求書) to Watanabe-san.

• Especially at the end of the month, hand over documents quickly.

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General comments 

In principle, when you purchase stuffs, you have to pay for them by "invoice payment" (e.g. if an item is delivered to you between March 1st and 31st, payment is done on April 25th by UTokyo). You can purchase goods only from companies that accept invoice payment. Also, if the company is registered in the customer list of UTokyo, that’s fine. But if the company does not have any business record with UTokyo, the University's accounting department needs to register the company as a customer. If you need to buy items from a unusual company, ask if the company accepts invoices payment (e.g., 支払方法として，見積書・納品書・請求書を発行していただき月末締め翌月25日振込により行うことは可能でしょうか．). You can ask lab staffs to check on the university's accounting web page if UTokyo has had business before. If you need to register as a business partner, please ask Watanabe-san beforehand. Basically, it is not possible to purchase goods directly from foreign companies. Through a domestic distributor. Often the manufacturer and the distributor of the goods are separate companies. Basically, they exchange requests for quotations and orders with the distributors.

Step 1

• If you want to buy something, check the products in catalogs and websites. If you have any questions about specifications etc, ask companies by e-mail or phone. Sometimes, you need to directly contact manufacturing company. Email to the sales company for quotes (price and delivery estimation).

You may skip the quotation if you have always purchased the item and you know the price and delivery date.

Step 2

• Once you get a quotation, ask Lab Staffs whether you can order it.

if it takes too long to get a quotation, make a phone call and push them.

• After you get permission from Lab Staff, send an order email (or fax if necessary) to the company with a comment asking them to prepare three documents (quotation, invoice, delivery notes).)

Some companies (e.g. 高長，大成理化，モノタロウ，ミスミetc) that have frequent business with UTokyo understand our rules without staying anything, but pay more attention when you buy things from companies you don’t see often. Preferably, address the document to “東京大学” with 会社印 and 代表者印 stamped.

Step3

• Ordered item arrives in our office (63C2).

Receive it and sign the package with your name even if you are not the one who order it. Give the item and documents to the person who ordered it.

• Check the goods and documents (quotation, invoice, delivery note). In some cases, you may be asked to send the receipt back to the company, then you need to send it by fax or other means with your seal (or signature). Sometimes you receive financial documents by mail or by hand (from company staffs) separately from the item.

• Write down the date of receipt and your name on the delivery note (like 2020.01.01 山田太郎乃介). Give the documents (quotation, invoice, delivery note) to Lab Staffs. The delivery note must be signed by two people one of which must be from Lab Staffs. It's usually you and Watanabe-san. (These processes are called acceptance，検収)．

• Watanabe-san processes the documents and submits them to the university's finance department, and the university pays the company.

Give the documents to Lab Staffs as soon as you receive them!! If this document is not properly processed, the company will not be paid.

Other small comments 

• Since the budget of the Lab is fixed each year, it is difficult to purchase goods near the end of the fiscal year. Ask Lab Staff ASAP about your purchase plans.

• When an item runs out, check carefully to see if anyone else has already ordered the same item (e.g. slack’s channel for orders).

• Basically, order the least amount of chemicals. The larger quantity is cheaper, but you need to spend more time and money for disposal of unused chemicals.