Аутоматизација пословања

Захваљујући заинтересованости библиотекарке за савремену технологију и разумевању директорице Н. Ђурице, већ почетком 2000-их година започета је акција обавештавања и трагања за одговарајућим софтвреом који ће омогућити аутоматизација библиотечко-информационог рада. На тржишту је постојало низ решења за школске библиотеке, врло функционалних, али је невоља била у томе што нису били компатибилни са UNIMARC-системом и софтверима који почивају на њему, са пољима која поштују светске стандарде за опис публикација. Због тога је купљен софтвер  Винајсис (Winisis) од Вере Прокић, библиотекарке на Пољопривредном факултету која је и сертфиковани водитељ обука за рад у Винајсису. Тако смо уз софтвер добили и стручну помоћ колегинице Вере, која је током две године у више наврата долазила у Бачку паланку и држала обуке за библиотекаре ТШ "9. мај", Гимназије и  школе у Силбашу јер су те 4 школе купиле софтвер. Вера је понудила и готову базу Градске библиотеке у Новом Саду, из које су записи могли да се преузму и само им се замени инвентарни број. И поред ових олакшица и стручне помоћи, унос података у електонске каталоге трајао је готово пет година, мало због сељења библиотека, мало две велике ревизије које су морале да се направе да би унос био лакши и прецизнији, а највише због тога што је унос података у софтвер немогућ током школске године јер је потребно време и потпуни мир да се не би грешило. Нешто мало током школске године, а највише током два цела лета, библиотекарка је успела да унесе све књиге.

О електронским каталозима

Софтвер Винајсис заправо је локализована и прилагођена верзија светски познатог софтвера који се стално развија и прилагођава и који препоручује УНЕСКО.  У Србији су га користиле и још увек га користе многе градске библиотеке. Компатибилан је са националним Кобис-системом, тако да једног дана школа може да се укључи у узајамну базу електронских каталога на националном нивоу. 

Винајсис има две базе - публикације и периодику и корисничку базу. У корисничкој бази су подаци о корисницима са пољима за попуњавање података о корисницима. База о публикацијама садржи стандардна поља за каталошки опис сваке публикације. Ове две базе су повезане, тако да је у свакодневном раду на раздуживању и задуживању књига довољно користити базу корисника. У запису корисника се само укуца инвентарни број задужене књиге и он бива аутоматски повезан са базом публикација и уз корисника се појављују подаци о књизи коју је задужио. При раздуживању, подаци о задуженим и раздуженим књигама се не губе са корисничког записа тако да је могуће пратити активност сваког корисника и на основу њих проверавати, правити анализе и слично.

Мане и предности

Аутоматско пословање доноси читав низ олакшица и предности:

• • Више нису потребни картони књига и ауторски и предметни каталог - у неколико кликова могућ је преглед корисника, фондова по било ком основу: аутору, издавачу, предмету, алтернативној (интерној) предметној одредници, врсти грађе, чак и по расходованим књигама.

  • Збогом читалачким картончићима и спајању зелених и розих у једну целину, потписивање картончића, губљење и случајно премештање једног уз неодговарајући.

  • Заувек смо ослобођени књиге уписа сваке године, сада, када се корисник једном упише, заувек је члан, мења се само сваке године разред, и, евентуално, други подаци које корисник мења (адреса, телефон итд).

  • Инвентарне књиге и ручно завођење података потпуно су непотребне. Све је у електронским записима.

  • Преглед задужених књига које нису на време враћене добија се уношењем одговарајућег датума.

  • Казне и опомене могу да се генеришу и штампају у неколико кликова, мада то не радимо због штедње папира, па прегледамо и водимо списак ручно.

  • Ревизија је увелико олакшана јер подразумева сравњивање физичке књиге са њеним виртуелним записом, а списак расходованих са напоменом о разлозима добија се аутоматски.

Винајсис, међутим, има и неке недостатке

• • Није прилагођен школским библиотекама па су додата поља у корисничкој бази за старешине, разред и одељење, али за то су потребна програмерска знања која библиотекар не поседује.

  • Највећа мана је то што не прихвата ћирилично писмо, па се комплетне базе воде искључиво латиницом.

  • Старе верзије не раде добро са новим оперативним системима, потребна је одређена корекција за коју су опет важна програмерска знања. Тренутно, софтвер ради на једином рачунару који још увек има XP оперативни ситем.

  • Иако има низ могућности за дубинске анализе, статистику и друго, поступак је изузетно компликован и старомодан па се ни не користи.

  • У новије време, библиотеке користе модерније софтвере, који коштају много, али су и бољи. За њих школа нема новца и питање је да ли се малим библиотекама исплати да прелазе на њих.

Планови за будућност

Винајсис може да се користи на сваком рачунару уколико су умрежени. једно време је та могућност и постојала, али корисници нису били заинтересовани јер је број књига релативно мали, приступ слободан, библиотекар зна готово све књиге које библиотека има, па је лако наћи оно што желе. 

Омогућавање претраге на интернету је корак који би одговарао свима. Њега је могуће остварити или укључењем у узајамну базу или академску мрежу, или променом и прилагођавањем софтвера, односно коришћењем неког другог.

Идеја да се направи и база периодике са аналитиком по чланцима остварива је и била је у плану школске библиотеке. Међутим, интересовање за штампану периодику је све мање и мање, а све веће за онлајн изворе. Стога је библиотекар одустао од ове идеје и усмерава снагу на нове носача знања по потребама корисника.