Записнике са састанка тима, ученичког парламента, удружења или било какве друге формалне или неформалне групације требало би да има одређене формалне и садржинске целине. По правилу, записник садржи податке: датум и место састанка

број присутних / имена одсутних (за састанке незваничних организационих целина и многобројних званичних пожељно је имати посебан евиденциони лист о присутнима са подацима о њима);

дневни реду по тачкама за текући састанак, а прва тачка је увек усвајање записника са претходног састанка;

председавајући састанка и избор записничара за текући састанак (ако није унапред утврђен записничар на дужи период);

усвајање записника са претходног састанка, његово допуњавање уколико се сви присутни сложе са допунама и примедбама;

извештај о пословима и акцијама договореним на претходном састанку, које су  посебно издвојене на претходном састанку и налазе се у записнику као закључци или одлуке;

важни коментари, дискусије, образложења и предлози присутних по тачкама дневног реда и за текућа питања, као и оне за које сами дискутанти кажу да желе да уђе у записник;

уколико је у питању састанак званичних органа и већа, комисија, наводе се и резултати гласања, износи одлука о финансијским улагањима или друге одлуке које касније постају правоснажна основа за делање по одлуци, а на основу извода из записника (рецимо одлуке о чланарини, заступницима, висини хонорара, променама неког правилника или члана и слично);

на крају записника издвајају се закључци, односно најважније одлуке са утврђеним терминима и задужењима за њихову реализацију;

време почетка и завршетка састанка и потпис записничара.