7C Sähköpostiviestintä minun ammatissani

Tässä osiossa pohdit, millaista s-postiviestintää sinun työssäsi on ja mitä sinun täytyy huomioida.

1. Selvitä, millä tavoin työpaikallasi tavallisesti toimitaan sähköpostitse

Jos et ole tällä hetkellä työssä, kysele asiaa työssä olevilta kavereilta ja tuttavilta ja kerro, mitä heidän kanssaan keskustellessa selvisi.

1. Onko työpaikalla olemassa erityisiä ohjeita sähköpostin käyttöön?

2. Toimivatko ihmiset ohjeiden mukaan?

3. Onko olemassa käytänteitä, joista ei ole mitään ohjetta, mutta ihmiset vain ovat oppineet toisiltaan jonkin tavan, jonka mukaan toimitaan?

Voit käyttää apuna seuraavia kysymyksiä:

• Onko työpaikan sisäiseen viestintään olemassa sähköpostilistoja?
• Mitkä asiat hoidetaan sähköpostilla (esimerkiksi puhelinasioinnin sijaan)?
• Miten viestit talon ulkopuolelle muotoillaan? Onko olemassa valmiita viestipohjia?
• Miten viestit allekirjoitetaan (mitä tietoja allekirjoitusosassa on, käytetäänkö siinä logoa jne.)?
• Mitkä viestit uudelleenohjataan (forward) eteenpäin toiselle henkilölle?
• Miten toimitaan, kun joku on lomalla tai muuten poissa, eikä voi vastata viesteihin (esim. automaattinen poissaoloviesti, postien kääntäminen toiselle jne.)?

Jos saat selville jotain uutta ja tärkeää, voit kirjoittaa itsellesi jotain muistiin. Voit hyödyntää tässä tiedonhakutehtävässä saamiasi tietoja toisessa tehtävässä, jossa kerrot oman työsi sähköpostikäytänteistä.

Kirjoita tehtävästä pieni teksti tai tee jonkinlainen tallenne (äänite tai video) opettajasi ohjeiden mukaan.

2. Mieti, millaisia juuri sinun työsi sähköpostit ovat

Jos olet nyt työssä, mieti juuri sitä työtehtävää, jossa nyt olet. Jos et ole työssä nyt, mieti sinun alaasi yleensä ja sitä työtehtävää, jossa haluaisit toimia.

Vastaa sitten ainakin seuraaviin kysymyksiin:

1. Kuinka paljon sinun työhösi/ammattiisi kuuluu sähköpostiviestintää?

2. Voisitko hoitaa samoja asioita puhelimitse tai jollain muulla tavalla?

3. Mitä hyvää sähköpostiasioinnissa on verrattuna esimerkiksi puhelimessa kommunikointiin?

4. Kenen kanssa sinun täytyy työssäsi joskus asioida sähköpostitse (esimies, työkaveri, yhteistyökumppani, asiakas, potilas jne.)?

5. Miten se, kenen kanssa työssäsi viestejä kirjoitat, vaikuttaa siihen, kuinka muodollinen tai epämuodollinen sinun täytyy olla? (kohteliaisuus/tuttavallisuus, firman käytänteet)

6. Millaisia asioita sinun tavallisesti täytyy sinun ammatissasi hoitaa sähköpostitse (kysyä, informoida, sopia tapaamisesta tai muusta asiasta jne.)?

7. Onko sinun ammatissasi jotakin erityistä, mikä täytyy ottaa sähköpostissa huomioon (kohteliaisuus, salassapitovelvollisuus, tietoturva-asiat, työntantajan erityiset ohjeet jne.)?

Kirjoita tehtävästä pieni teksti tai tee jonkinlainen tallenne (äänite tai video) opettajasi ohjeiden mukaan.

3. Kirjoita jokin sinun työssäsi tyypillinen s-posti

Kirjoita viesti, joka olisi tavallinen sinun tämänhetkisessä työssäsi tai toiveammatissasi. Kirjoita sekä viesti että jokin pieni selitysteksti siitä, millaisessa kontekstissa voisit viestisi lähettää, kuinka hyvin tunnet henkilön, jolle kirjoitat jne.

Palauta viesti ja teksti opettajan ohjeiden mukaan.