7A Sähköpostikäytänteitä ja fraaseja
Tässä osiossa käsitellään yleisiä käytänteitä työsähköpostien kirjoittamisessa. Lue ensin vähän ohjeita ja vinkkejä, ja tee sitten tehtäviä, joissa harjoittelet tavallisimpia fraaseja ja muotoiluja.
Huomioitavaa, kun kirjoitat työsähköpostia:
Sähköpostiviesteihin pätevät samat ohjeet kuin puhelinviestinnässä ja asiakaspalvelussakin: ole aina kohtelias ja ystävällinen ja muista, että työviesteissä edustat työnantajaasi. Anna siis hyvä vaikutelma itsestäsi ja työnantajastasi.
Kun kirjoitat sähköpostiviestiä, mieti näitä asioita:
1) Kuka on vastaanottaja? Jos lähetät sähköpostia asiakkaalle, on hyvä olla muodollinen ja käyttää kirjakieltä. Teitittely eli te-muodon käyttö (esimerkiksi Olette tilannut meiltä parvekelasit) on Suomessa nykyään harvinaista, mutta on ihmisiä, jotka etenkin asiakaspalvelutilanteissa edellyttävät sitä. Kannattaa siis varmistaa työpaikan sinuttelu-/teitittelykäytäntö työkaverilta. Jos taas kirjoitat sähköpostia tutulle työkaverille, viesti voi olla puhekielinen ja epämuodollinen.
2) Millainen otsikko sopii viestiin? Hyvä otsikko kertoo viestin aiheen selvästi ja lyhyesti, ja vastaanottaja päättää sen perusteella, onko viesti tärkeä tai kiinnostava. Älä koskaan lähetä viestiä ilman otsikkoa, sillä sellainen viesti joutuu helposti lukematta roskakoriin.
3) Millainen on sopiva tervehdys? Sähköpostiviesti aloitetaan tervehdyksellä, jolloin se kertoo vastaanottajalle viestin sävyn ja muodollisuusasteen. Hei on neutraali tervehdys, joka sopii sekä työ- että kaveriviesteihin. Jos viesti on hyvin muodollinen, esimerkiksi Hyvä vastaanottaja on sopiva tapa aloittaa viesti.
4) Mitä seuraavaksi? Jos kirjoitat ensimmäistä kertaa, esittele lyhyesti itsesi (ja yrityksesi). Jos taas vastaat sinulle tulleeseen viestiin, kiitä siitä.
5) Mikä on sähköpostiviestin ydinasia? Kerro mahdollisimman lyhyesti, mitä asiasi koskee. Muista kuitenkin antaa tarpeeksi tietoa: mieti, mitä vastaanottaja jo tietää ja mitä hänelle pitää kertoa. Jos mukana on liitetiedosto, mainitse siitä viestissä. Käytä yleiskieltä ja jaa teksti kappaleisiin.
6) Täytyykö vastaanottajalta kysyä, pyytää tai toivoa jotakin? Mahdollisten kysymysten, pyyntöjen ja toiveiden paikka on ydinasian jälkeen. Pyri siihen, että yhdessä viestissä niitä on vain yksi.
7) Miten lopetat viestin? Käytä lopetusta, joka sopii alkutervehdykseen ja koko viestin tyyliin. Esimerkiksi jos viesti on muuten hyvin muodollinen, et voi käyttää lopputervehdyksenä rentoa Terkuin. Ystävällisin terveisin on neutraali lopputervehdys, joka sopii kaikkiin viesteihin täysin epämuodollisia kaveriviestejä lukuun ottamatta.
8) Millainen allekirjoitus? Viesti täytyy aina allekirjoittaa, vaikka nimesi näkyykin sähköpostiosoitteessa. Jos viesti on muodollinen, kirjoita sekä etu- että sukunimesi (Lilja Lampinen). Epämuodolliseen, esimerkiksi työkaverille lähetettyyn viestiin, riittää pelkkä etu- tai jopa lempinimi (Lilja tai Liltsu). Jos et käytä sähköpostin allekirjoitusosaa, lisää nimesi alle ammattinimikkeesi/tittelisi, työpaikan nimi ja tarvittavat yhteystiedot.
😊 Hymiöt ovat söpöjä, mutta ne eivät kuulu muodollisiin sähköpostiviesteihin. Kirjoita teksti niin, ettet tarvitse niitä. Kun kirjoitat tutulle työkaverille, hymiöitä voi käyttää.
Kertauksena vielä – sähköpostin rakenne on siis seuraava:
- Otsikko (viestin aihe selkeästi ja lyhyesti)
- Tervehdys (tilanteen mukaan)
- Esittäytyminen (kun otat yhteyttä uuteen henkilöön) tai yhteydenotosta kiittäminen (kun vastaat viestiin, jonka olet saanut)
- Asian esittely
- Mahdolliset pyynnöt, toiveet ja kysymykset
- Lopputervehdys (tilanteen mukaan)
- Allekirjoitus (ja yhteystiedot)