5C Puhelinkeskustelut minun työssäni

Tässä osiossa tutustut yleisiin ohjeisiin työpuheluiden hoitamisessa ja mietit, millaisia työpuheluita sinun ammattiisi voi kuulua. Tehtävissä mietit, millaisia sinun työpuhelusi voivat olla ja keksit dialogin sinun ammatissa tavalliseen työpuheluun. Jos opiskelet ryhmässä, voit tehdä nämä myös parin tai pienryhmän kanssa. Jos löydät parin, joka on samalla alalla kuin sinä, on varmasti hyvä idea tehdä tehtävä yhdessä!

1. Lue alla olevat ohjeet. Mieti, mitkä niistä ovat tärkeitä sinun työssäsi.

Puhelimessa puhuminen on sinulle varmasti tuttua, mutta saatat silti miettiä, mitä pitäisi ottaa huomioon, kun puhut nimenomaan työpuhelua. Tässä muutama vinkki:

1) Muista, että edustat työnantajaasi. Voit kysyä esimieheltäsi tai kollegaltasi, onko sovittu jokin yhteinen käytäntö, miten vastaatte puhelimeen tai esittelette itsenne, kun soitatte. Anna hyvä vaikutelma itsestäsi ja työnantajastasi.

2) Ole kohtelias ja ystävällinen. Kohteliaisuutta on esimerkiksi se, että puhelun aluksi tiedustelet, onko toisella aikaa puhua juuri nyt (esim. Onko sinulla hetki?). Jos pyydät toiselta jotain, älä käytä käskymuotoa (esim. soita myöhemmin uudestaan), vaan konditionaalia (soittaisitko myöhemmin uudestaan). Muista myös ystävälliset lopputervehdykset (esim. Hauskaa päivänjatkoa!)

3) Mieti, kuinka muodollinen eli virallinen sinun täytyy olla. Jos esimerkiksi puhut sinulle vieraan asiakkaan tai yhteistyökumppanin kanssa, on hyvä olla hyvin muodollinen, käyttää kirjakieltä ja ehkä jopa teititellä eli käyttää te-muotoa. Toisaalta taas vaikkapa tutun kollegan kanssa puhelu voi olla hyvin epämuodollinen, puhekielinen ja tuttavallinenkin.

4) Opettele tavallisimmat puhelinfraasit, jotka vievät puhelua eteenpäin. Vaikka puhelinkeskustelun eteneminen riippuu täysin siitä, ketkä keskustelevat ja mistä asiasta, tietyt fraasit toistuvat monenlaisissa puheluissa.

2. Mieti, millaisia sinun ammattisi työpuhelut ovat. Vastaa ainakin seuraaviin kysymyksiin:

• Kuinka paljon sinun työhösi kuuluu puhelinviestintää? Voiko samoja asioita hoitaa sähköpostitse? Mitä hyvää puhelimessa asioinnissa on verrattuna esimerkiksi sähköpostiin?
• Kenen kanssa sinun täytyy työssäsi joskus puhua puhelimessa? (Esimies, työkaveri, yhteistyökumppani, asiakas, potilas jne.)
• Miten se, kenen kanssa työssäsi puhut, vaikuttaa siihen, kuinka muodollinen tai epämuodollinen sinun täytyy olla? (kohteliaisuus/tuttavallisuus, kirjakieli/puhekieli)
• Millaisia asioita puhelimessa tavallisesti täytyy sinun ammatissasi hoitaa? (kysyä, informoida, sopia tapaamisesta tai muusta asiasta jne.)
• Onko sinun ammatissasi jotakin erityistä, mikä täytyy ottaa puhelimessa huomioon? (kohteliaisuus, salassapitovelvollisuus, työntantajan erityiset ohjeet jne.)

Kirjoita tehtävästä pieni teksti tai tee jonkinlainen tallenne (äänite tai video) opettajasi ohjeiden mukaan.

3. Kirjoita puhelindialogi, joka voisi olla tavallinen työpuhelu sinun ammatissasi.

Keksi itse, kenelle soitat tai kuka soittaa sinulle ja mikä asia teidän täytyy puhelimessa hoitaa. Lähetä teksti tai tallenne (äänite tai video) sinun opettajallesi siinä muodossa, kuin opettaja pyytää (esimerkiksi Word-tiedosto palautuskansioon tai Padlet-video tai -äänite verkkosivulle). Jos teet ääni- tai videotallenteen, yritä löytää pari ja tehdä yhdessä hänen kanssaan.