Olá, estudante! Seja bem-vindo a mais uma lição. Na aula anterior, você aprendeu sobre como o controle afeta as nossas vidas e a das organizações. Também, aprendeu a se comportar frente às diversas situações em que nem sempre temos o controle da situação, e como agir para colaborar com as decisões das outras pessoas.

Na lição de hoje, iremos aprender a respeito do papel da contabilidade e de como ela afeta a nossa vida nas menores coisas de nosso cotidiano, seja por questões que percebemos ou até mesmo por aquelas que são tão naturais aos nossos olhos, que nunca paramos para observar.

Vamos entender um pouco sobre o que é contabilidade e qual o seu papel nas organizações. Iremos ver também alguns tipos de contabilidades possíveis e suas características para que, ao fim desta lição e no decorrer das próximas, você consiga compreender o papel dessa importante ferramenta no processo de avaliação da estrutura do nosso negócio e como a sua composição pode ser ajustada para que consigamos os melhores resultados possíveis.

Você está lembrado da ideia da caixa de ferramentas e todo nosso arsenal de indicadores, eles estão, de certa forma, sendo amparados pelo papel da contabilidade que iremos abordar nesta lição.

Você já parou para pensar como funciona o controle de entradas e saídas das empresas? Ou como é feito quando ela reporta lucros e tem que fazer uma declaração de renda? Ou ainda, e se eu tiver prejuízo, mesmo assim preciso reportar isso? Ainda deverei pagar impostos?

Você muito provavelmente nunca pensou nessas coisas, porque talvez essa ainda não seja uma tarefa sua, por não estar inserido em uma grande empresa. Não porque isso seja feito apenas em grandes organizações, mas sim, porque nas pequenas e microempresas, geralmente, com poucos recursos e funcionários, esse trabalho seja feito pelos próprios donos do negócio.

Mas, e o que você diria se eu te contasse que, no dia a dia de qualquer pessoa, utilizamos princípios básicos de contabilidade, mesmo que intuitivamente? Desde a ida a um supermercado ou dos gastos na cantina do colégio até o recebimento de uma mesada por parte dos seus pais ou avós, ou até mesmo um estágio. Ficou curioso?

Bom, talvez o conceito de contabilidade já até tenha surgido em sua cabeça, mas o que faremos com as informações anotadas? Será que existe uma relação entre os meus custos e minhas despesas? Será que existem regras que tenho que seguir ou posso gastar meu dinheiro da forma que bem entender, sem medir as consequências de meu uso?

Eu te convido, então, a entender um pouco mais sobre a contabilidade e como ela está presente em nossas vidas, auxiliando-nos nas decisões do dia a dia.

Para demonstrar o papel da contabilidade e os impactos que ela tem em seu dia a dia, imagine esta história fictícia. Seu Arnaldo, nosso conhecido da aula anterior, enquanto trabalhava como operário na empresa, não tinha muito a percepção do controle que recebia ou ainda do que exercia, lembra? Também não possuía outra coisa: controle sobre o que fazia com seu dinheiro. E é nesse ponto que vamos desenvolver nosso episódio de hoje.

Bom, enquanto era funcionário operacional, recebia pouco mais que o salário mínimo regional para sua atividade, e, portanto, tinha uma ideia, digo a você que errada, de que, como ganhava pouco e seu salário “não dava pra nada”, não tinha necessidade de fazer as anotações do que gastava ou as contas que possuía. Nesse caso, embora enfrentasse ao longo de cada mês vários conceitos de contabilidade, ele nunca havia notado.

Mas, você se lembra de que ele agora assumiu um cargo de coordenador financeiro em sua empresa e começou a mexer com números e planilhas o dia todo. Ele passou a pensar: por que não começo a administrar melhor o meu salário? Por que não entendo melhor os meus gastos e despesas mensais?

E foi isto o que ele fez. Começou a abrir planilhas para registrar tudo o que possuía, todos os gastos que tinha e as receitas mensais que recebia. Digo para você: acredite, é assim mesmo que acontece. Quando você se acostuma com o Excel e suas planilhas, faz isso para tudo na vida, até para contabilizar coisas simples, como agendas, ou para o uso como calculadora.

Mas repare em uma situação aqui. Agora seu Arnaldo está ganhando mais, possui muitos benefícios que antes não tinha, entre outras coisas. Será que não fazia mais sentido ele administrar e controlar seus gastos quando seu dinheiro era mais escasso, quando ganhava menos? Então, por que só agora, que ele tem “dinheiro até de sobra”, seu interesse por essa melhor administração começou a ser despertado?

Bom, quis trazer esse case para você de uma maneira bem próxima a da realidade. Embora você vir que o controle e administração de custos e receitas são extremamente necessários em todos os tipos de situações, muitas vezes, quando mais precisamos dessas ferramentas é quando menos as colocamos em prática. Mas, que você seja a exceção à regra, que já faça desde agora o controle de suas finanças, ainda que represente valores muito pequenos.

Athar (2005) chama a atenção para a questão das decisões e motivações econômico-financeiras que as pessoas têm ao decidir comprar ou vender seus produtos. Essas necessidades podem estar relacionadas a questões, como comprar à vista ou parcelar, comprar para consumo ou para revenda, comprar equipamentos para utilizar em atividades pessoais, ou como meio de trabalho em projetos de terceiros. Se formos pelo lado da venda, também teremos infinidade de possibilidades, como vender um objeto para obter renda, para desocupar um espaço, para recomprá-lo de outra pessoa que está vendendo mais barato e obter lucros. Enfim, são muitas as motivações das trocas que ocorrem na economia. Mas o que se deve ter sempre em mente é:

E talvez seja esse o primeiro conceito referente à contabilidade que você aprendeu na infância, mas que apenas não tinha noção de que isso já fazia parte do que chamamos de contabilidade, ou ainda do Princípio de Partidas Dobradas. Mas o que seria esse princípio então?

Você já deve ter passado por alguma situação como esta: você tem desejo de comprar algo, mas não possui recursos para tal. O que acontece, então? Bom, são muitas as opções, mas vamos nos atentar para as legais e moralmente corretas:

E o que isso tem a ver com partidas dobradas? É que segundo esse princípio, para que haja uma saída de recursos, precisa-se também que haja uma entrada de igual valor em algum outro lugar. Em outras palavras, não importa se o dinheiro foi seu (próprio) ou de alguma outra pessoa (terceiros), o que importa é que as transações se igualem em valor, de maneira que as operações se completem.

É claro que, nesse caso, estamos falando na economia como um todo, e, com relação a esse aspecto, temos muitos assuntos passando por nossas decisões, como o valor do dinheiro no tempo, quando, por exemplo, decidimos comprar algo sem possuir, no momento, condições para tanto, e recorremos a empréstimos, tema que será tratado nas próximas lições.

Athar (2005) apresenta essas relações por meio de algumas equações bem simples, como, por exemplo, a que segue abaixo, a qual demonstra a relação entre os recursos disponíveis e as contas a pagar.

Em que:

• B: significa bens, recursos próprios da empresa; 

• D: representa direitos sobre outras pessoas, como uma venda a prazo, por exemplo;

• O: representa as obrigações da organização, dívidas que possui com outras pessoas;

• SL: indica como ficará a situação líquida da empresa assim que todas as dívidas e recebimentos forem concretizados.

Rearranjando essa equação, podemos nos aproximar da estrutura indicada pelas leis vigentes, que indica que o capital próprio da empresa fica no lado referente às suas obrigações, o direito. E, no lado esquerdo, ficam as receitas, bens e direitos. Sendo assim, a equação fica:

Por essa expressão, vemos a prova de que necessitamos então responder a duas grandes perguntas: onde aplicar os recursos que temos? Onde obtemos os recursos de que precisamos?

Bom, é nesse sentido que inserimos a necessidade do estudo de noções básicas de contabilidade nas mais diversas áreas e profissões, principalmente, em áreas que lidam com os recursos, suas maneiras de obtenção e sua aplicação. Essa contribuição será fundamental em nossa jornada enquanto Técnicos em Agronegócio, especialmente, nesta disciplina de Administração e Economia Rural.

Bom, você deve se lembrar de quantos indicadores vimos em nosso curso no ano passado. Mas, como pode se recordar, para conseguirmos prever cenários e fluxos financeiros projetados, tivemos a tarefa de entender melhor o presente, ou ainda o passado, por meio de estudos sobre as séries históricas, sejam elas de custos, produtividade ou preços, por exemplo.

Enfim, é aí que entra o papel principal da contabilidade em nossas vidas, pois no setor do agronegócio é necessário entender, controlar e mensurar esses custos de forma a representar a realidade e produzir projeções consistentes. A contabilidade deve possibilitar ao produtor rural condições de sobreviver e proporcionar competitividade no agronegócio, orientando a tomada de decisões, para que se possa obter os melhores resultados econômicos possíveis.

As funções principais da contabilidade consistem em: orientar, registrar e controlar o patrimônio de qualquer organização. Mas o que seria patrimônio? Seguindo nossas equações, seria todo bem, direito ou obrigação da organização. Sendo assim, a contabilidade é a ciência que registra, controla e mede o patrimônio das organizações. Ela registra, coleta, informa, e analisa os dados, que afetam o patrimônio da empresa, evidenciando aspectos qualitativos e quantitativos do patrimônio e fornecendo a todos os tipos de interessados informações que possibilitem tomadas de decisões mais assertivas (ATHAR, 2005).

A contabilidade pode ser definida, segundo Horngren, Sudem e Stratton (2004, p. 5), como:

Na mesma linha, Anthony, Hawkins e Merchant (1999, p. 7) já havia defendido que a contabilidade é “o processo de identificar, medir e comunicar informações econômicas para permitir julgamento e decisões pelos usuários das informações.” Dessa forma, a contabilidade caracteriza-se então, como uma fonte importante para a tomada de decisão pelas pessoas envolvidas em uma empresa, seja qual for a sua posição na instituição, se gerente ou cargo decisório, se cliente ou funcionário, ou até mesmo investidor.

De acordo com a função ou interesse, essa utilidade da contabilidade pode variar. Com isso, segundo Iudicibus (1997), precisamos nos certificar de quais serão nossos objetivos, com a intenção de maximizá-los (obter o maior retorno possível, medido em unidades financeiras, ou ainda em satisfação ou bem-estar); utilizarmos informações observadas no passado para estabelecermos os prováveis resultados; e escolhermos adequadamente o modelo de previsão para que o resultado possa ser tido como confiável.

A contabilidade, segundo Atkinson et al. (1997), pode ser dividida em duas grandes áreas distintas e relacionadas: a financeira e a gerencial. Para ele, a contabilidade financeira consiste em reportar e comunicar as informações referentes à situação econômica da empresa para agentes externos: acionistas, credores, reguladores e autoridades fiscais. Também comunica as decisões e suas consequências, bem como as melhorias de processo feitas por gerentes ou funcionários.

As informações da contabilidade financeira são de cunho objetivo, confiáveis e precisas. São dados sobre o período passado, gerados de forma conjunta, contemplando conhecimentos sobre o todo, não específicos. É considerada até mais importante que a gerencial, porque sua base fornece as informações para a tomada de decisão dos agentes.

Já a contabilidade gerencial é definida como o processo de identificar, mensurar, reportar e analisar as informações sobre os eventos de cunho econômico que ocorrem na organização. Inclui as informações financeiras e também as operacionais, de interesse principal para os agentes internos da organização, e serve para auxiliá-los em sua tomada de decisão, quer seja sobre questões operacionais, quer seja sobre melhorias de processos ou desempenho (ATKINSON et al., 1997).

A natureza das informações desse tipo de contabilidade tem perfil mais subjetivo, interpretativo e apresenta dados mais relevantes. Refere-se ao momento atual, orientando a respeito do comportamento e decisões a serem tomadas quanto ao futuro da organização. Não informa apenas condições mais gerais, mas também específicas, incluindo ações e decisões locais. Essas informações são divulgadas e definidas pelos gerentes de acordo com as necessidades operacionais e estratégicas.

Todo esse conjunto de informações é apresentado por meio de demonstrações contábeis, que são apresentações dos fatos, que alteraram, variaram, movimentaram, formaram o patrimônio das empresas. São agrupamentos de informações que têm por objetivo quantificar e mensurar o patrimônio da organização, permitindo a seus usuários a tomada de decisões adequadas sobre o futuro da empresa. Quando as demonstrações são distorcidas ou quando há fraudes em sua elaboração, sérios riscos são apresentados, como planejamentos inadequados, decisões errôneas quanto às direções dos investimentos, entre outros fatores (ATHAR, 2005).

Torna-se necessário entender melhor a composição desse conjunto de componentes, que chamaremos de balanço de pagamentos, que é segundo Athar (2005, p. 55):

Como principais componentes do balanço de pagamentos, temos os seguintes quesitos, que veremos na próxima lição: ativo, passivo ou exigível e patrimônio líquido. Mas, isso é assunto para você correr lá para ver. Te espero!

Com esses conceitos apresentados na lição de hoje, você pode ter imaginado diversas situações em que utilizou tais aprendizados em seu dia a dia, mesmo sem os conhecer, não é mesmo?

Que tal agora forçar um pouquinho sua mente e rever sua rotina, desde a hora em que acorda até a hora em que vai dormir? Quantas situações durante o seu dia não envolveram algo em que a contabilidade foi útil? Vamos lá, embora eu não conheça sua rotina posso prever que você se deparou com, no mínimo, umas dez situações, só para dizer aqui um valor.

Faça o seguinte, então, anote-as em um papel e passe a notar seus próximos dias. Aposto que você encontrará ainda mais situações que te fazem lembrar de nossa aula, e eu digo que ficarei feliz em saber que esse conhecimento obtido está sendo útil em seu dia a dia.

Digo também que suas anotações servirão de base para as próximas lições, nas continuaremos a abordar temas relacionados à contabilidade, e que farão com que você possa entender melhor alguns conceitos e até saber categorizar melhor suas anotações.

Espero que tenha ficado interessado pelo tema e por seu desenvolvimento nas próximas lições. Adianto a você que, em qualquer cargo ou serviço que desenvolver, alguma parte desse conhecimento contribuirá, no mínimo, para te fazer entender as situações que encontrará pela frente, ainda que não seja você quem estiver executando o serviço.