Цель работы: изучить основные возможности создания и редактирования отчетов.

Постановка задачи: создать отчеты ведомостей по двум дисциплинам.

Отчет — это объект базы данных, удобный для представления ее информации с одной из следующих целей:

• отображение или распространение сводки данных;

• архивирование моментальных снимков данных;

• предоставление сведений об отдельных записях;

• создание надписей.

Можно создавать «несвязанные» отчеты, в которых данные не отображаются, но в этой лабораторной рассмотрены отчеты, которые связанны с источником данных (таблицей или запросом). Макет отчета разбит на разделы, которые можно просмотреть в режиме конструктора. Понимание принципов работы каждого раздела поможет создать лучшие отчеты. Например, от выбора раздела для размещения вычисляемого элемента управления зависит способ вычисления результата. Ниже перечислены типы разделов и указано назначение каждого из них

Примечание: в режиме конструктора примечание отчета отображается под нижним колонтитулом. Однако во всех остальных режимах (например, в режиме макета, при печати или предварительном просмотре) этот раздел помещается над нижним колонтитулом, сразу после примечания последней группы или строки области данных на последней странице.

Создание отчета в Access

Чтобы создать отчет для базы данных Access на компьютере, выполните следующие действия.

Действие 1. Выбор источника записей

Источником записей для отчета может быть таблица, именованный или внедренный запрос. Источник записей должен содержать все строки и столбцы данных, которые требуется отобразить в отчете.

Если нужные данные содержатся в существующей таблице или запросе, выделите эту таблицу или запрос в области навигации и перейдите к действию 2.

Если источник записей еще не создан, то перейдите к действию 2 и воспользуйтесь инструментом «Пустой отчет» или создайте таблицы/запрос, которые будут содержать нужные данные, выберите их в области навигации и перейдите к действию 2.

Действие 2. Выбор инструмента отчета

Инструменты отчета расположены на вкладке «Создать» в группе «Отчеты».

Действие 3. Создание отчета

Для выбора требуемого инструмента нажмите соответствующую кнопку панели инструментов. После появления мастера следуйте всем его командам и на последней странице нажмите кнопку Готово.

Access отображает отчет в режиме макета.

Отформатируйте отчет, чтобы добиться желаемого внешнего вида.

Измените размер полей и подписей, выделяя их и перетаскивая края.

Расположите поля в нужном порядке, выделяя их (и соответствующие подписи, если они есть) и перетаскивая в нужное место.

Также можно, щелкая поля правой кнопкой мыши, с помощью команд контекстного меню объединять или разбивать ячейки, удалять и выделять поля и выполнять другие задачи форматирования.

Добавление группировки, сортировки и итогов

Чтобы быстро добавить в отчет группировку, сортировку или итоги, щелкните правой кнопкой мыши поле, к которому необходимо применить соответствующую функцию, и выберите нужную команду в контекстном меню.

Кроме того, когда отчет открыт в режиме макета или конструктора, можно добавить эти функции с помощью области «Группировка, сортировка и итоги».

1. Если область «Группировка, сортировка и итоги» не открыта, на вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги выберите команду Группировка.

2. Нажмите кнопку «Добавить группировку» или «Добавить сортировку» и выберите поле, по которому требуется сгруппировать или отсортировать данные.

3. Чтобы задать дополнительные параметры или добавить итоги, в строке группировки или сортировки выберите команду «Больше».

Выделение данных с помощью условного форматирования

В приложении Access есть инструменты выделения данных в отчетах. Правила условного форматирования можно добавить для каждого элемента управления или их группы.

Условное форматирование – это изменение внешнего вида ячеек, удовлетворяющих некоторым условиям (выделение цветом, границей, начертанием).

Добавление условного форматирования для элементов управления

1. Щелкните отчет в области навигации правой кнопкой мыши и выберите пункт «Режим макета».

2. Выберите нужные элементы управления, а затем на вкладке «Формат» в группе «Форматирование элемента управления» выберите команду «Условное форматирование». Чтобы выбрать несколько элементов управления, щелкайте их, удерживая клавишу CTRL.

3. В диалоговом окне «Диспетчер правил условного форматирования» выберите команду «Создать правило».

4. В диалоговом окне «Новое правило форматирования» выберите значение в поле «Выберите тип правила».

Чтобы создать правило, которое будет проверяться отдельно для каждой записи, выберите вариант «Проверьте значения в текущей записи или используйте выражение».

Чтобы создать правило для сравнения записей друг с другом с помощью гистограмм, выберите вариант «Сравнить с другими записями».

В поле «Изменение описания правила» укажите правило, которое будет применяться при форматировании, и тип форматирования, а затем нажмите кнопку «ОК».

Если нужно создать еще одно правило для этого элемента управления или группы элементов, повторите процедуру, начиная с пункта 4.

Настройка цвета и шрифтов

Для настройки цвета и шрифтов попробуйте параметр «Тема приложения».

Откройте отчет в режиме макета. Для этого щелкните отчет в области навигации правой кнопкой мыши и выберите пункт «Режим макета».

В пункте «Работа с макетами отчетов» на вкладке Конструктор выберите параметр «Темы» и наводите курсор на различные темы в галерее, чтобы предварительно просмотреть эффекты. Чтобы выбрать тему, щелкните ее и сохраните отчет.

С помощью коллекций «Цвета и Шрифты» можно задать цвета и шрифты независимо друг от друга.

Добавление логотипа или фонового рисунка

В отчет также можно добавить логотип или фоновый рисунок. При обновлении рисунка он автоматически обновляется в любом месте базы данных.

Добавление или удаление рисунка

1. В области навигации щелкните отчет правой кнопкой мыши и выберите команду «Макет».

2. В отчете щелкните место, куда необходимо добавить рисунок, и на вкладке «Конструктор» в группе «Колонтитулы» выберите пункт «Логотип».

3. Перейдите к рисунку и нажмите кнопку «Открыть». Access добавит рисунок в отчет.

4. Чтобы удалить рисунок, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт «Удалить».

Добавление фонового изображения

1. В области навигации щелкните отчет правой кнопкой мыши и выберите команду «Макет».

2. На вкладке «Формат» в группе «Фон» нажмите кнопку «Фоновый рисунок».

3. Выберите рисунок из списка «Коллекция изображений» или нажмите кнопку «Обзор», выберите рисунок и нажмите кнопку ОК.

Предварительный просмотр отчета

Щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Предварительный просмотр.

Команды на вкладке Предварительный просмотр можно использовать, чтобы:

• напечатать отчет;

• изменить размер или макет страницы;

• изменить масштаб или просмотреть сразу несколько страниц;

• обновить данные в отчете;

• экспортировать отчет в другой формат файла.

Нажмите кнопку «Закрыть режим предварительного просмотра»

Задания лабораторной работы

1. Создать отчет по одной из таблиц базы данных, произвести все необходимые настройки составляющих отчета (указаны в таблице)

2. Создать отчет с помощью конструктора отчетов по одному из запросов, произвести все необходимые настройки составляющих отчета

3. Настроить внешний вид отчетов, изменить шрифты, добавить изображение (или фоновый рисунок) и логотип. Использовать условное форматирование