Цель работы: научиться создавать таблицы и различные запросы

Практическая часть

Создадим базу данных для учета сдачи предметных зачетов студентами техникума. Для этого создадим две таблицы: в одной будет храниться информация, касающаяся анкетных данных студентов, а другая содержать информацию о зачетах.

1. Запустите MS Access.

2. Создайте новую базу данных под именем Техникум.

3. Для начала разработаем структуру обеих таблиц и установим связи между ними.

СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ

1.   Таблица «Анкета». 

При создании базы данных появляется автоматически новая таблица «Таблица 1». В окне добавления данных вызовите контекстное меню, нажав на название таблицы правой клавишей мыши, и перейдите в конструктор.

Появится окно для ввода имени таблицы. Введите необходимое название "Анкета".

Данная таблица должна содержать следующие поля (в скобках указан тип данных):

• №_зачетной_книжки (числовой, маска ввода #######)

• ФИО (короткий текст)

• Группа (короткий текст)

• Год рождения (числовой)

• Адрес (длинный текст)

• Телефон (короткий текст, создайте маску ввода ###-##-##)

В первом столбце необходимо вводить названия (например, ФИО), во втором столбце тип данных (например, короткий текст). Третий столбец (Описание) не нужно заполнять!

Маска ввода (Input Mask) позволяет контролировать ввод данных в таблицу. И не только контролировать, но и упрощать процесс ввода. Маску используют в том случае, когда вводимые данные должны содержать определенные символы в некоторых позициях вводимой строки. Самым простым и ярким примером таких данных являются номера телефонов. Маска ввода должна обеспечить возможность вводить только цифры номера, а остальные символы (скобки вокруг кода города, дефис между цифрами номера) будут добавляться автоматически. 

Маска находится в свойствах поля (Общие – Маска ввода). Нажмите на поле, для которого необходимо настроить маску ввода. В свойствах введите маску. В данной таблице должны быть маски у полей "№_зачетной_книжки" и "Телефон".

Установим ключевым полем «№_зачетной_книжки». Для этого, выделив в режиме конструктора данное поле, вызовите контекстное меню и выберите команду «Ключевое поле» или выполните команду Правка – Ключевое поле. Закройте конструктор, при закрытии программа предложит охранить изменения.

Ключевое поле (или первичный ключ) это поле или набор полей, которые могут однозначно идентифицировать запись (отличить одну от другой)

Сохраните и закройте таблицу (ПКМ по вкладке с названием таблицы)

2.   Таблица «Ведомость» 

Для создания еще одной таблицы необходимо перейти в раздел «Создание» и выбрать «Конструктор таблиц».

Создайте таблицу, содержащую следующие поля (в скобках указан тип данных):

• №_зачетной_книжки (числовой)

• Зачет № 1 (числовой)

• Зачет № 2 (числовой)

• Зачет № 3 (числовой)

Определите ключевым полем «№_зачетной_книжки». Сохраните таблицу и закройте окно конструктора

УСТАНОВКА СВЯЗЕЙ МЕЖДУ ТАБЛИЦАМИ

Перейдите в вкладку «Работа с базой данных» (Или «Сервис») выберите «Схема данных»

В схему, прежде чем устанавливать связи, нужно добавить те таблицы, между которым эти связи собираемся устанавливать. В окне «Добавление таблицы» поочередно выберите каждую из таблиц и нажмите для каждой из них, кнопку Добавить. Затем нажмите кнопку Закрыть.

Для установки связей нажмите мышью по полю «№_зачетной_книжки» из схемы таблицы Анкета и удерживая переместите курсор мыши на место поля «№_зачетной_книжки» таблицы Ведомость.

В открывшемся окне «Изменения связи» нажмите кнопку Создать. В окне диалога Схема данных установленные связи отображаются графически. Для редактирования связей достаточно двойного щелчка мыши по линии, изображающей связь.

Закройте окно диалога Схема данных, сохранив макет.

Откройте таблицу Анкета и заполните данными на нескольких учащихся (5-7 записей).

Сохраните таблицу и закройте ее.

Зайдите в конструктор таблицы «Ведомость». Для поля «№_зачетной_книжки» настроим подстановку данных из таблицы «Анкета» для этого из общих параметров перейдем в раздел «Подстановка». Тип элемента: «Поле со списком», тип источника данных «Таблица или запрос» и выберем в качестве источника таблицу «Анкета».

Сохраняем изменения и закрываем окно конструктора.

Введите данные в таблицу «Ведомость» (пять записей). Для поля «№_зачетной_книжки» появилась возможность подстановки имеющихся данных из таблицы «Анкета».

Чтобы заполнить таблицу нажмите в окне "Все объекты Access" дважды по нужной таблице.

Контрольные вопросы:

1. Из чего состоит таблица? Понятие "запись" и "поля"

2. Что такое первичный ключ?

3. Что такое маска ввода?

4. Что такое тип данных и какие бывают типы данных?

Простой запрос на выборку данных из таблицы — это запрос, который позволяет выбрать некоторые поля из таблицы.

Создадим запрос, позволяющий выбрать из таблицы «Анкета» поля Фамилия, Группа, Год рождения.

Перейдите на вкладку «Создание» и выберите «Конструктор запросов» (или вкладка «Запросы» далее «Создать» и выбрать «Конструктор»). Добавьте таблицу «Анкета».

Дважды щёлкните по полю «Фио» и оно переместится в таблицу внизу окна конструктора запросов. Таким же образом поместить в таблицу поля Группа и Год рождения.

Сохраните запрос под именем – Годы рождения. Закрыть окно конструктора запросов.

Откройте запрос «Годы рождения» и убедитесь, что он отображает только выбранные поля.

Самостоятельно создайте запрос, позволяющий выбрать из таблицы Анкета поля Фио, Группа, а из таблицы Ведомость оценки за все зачёты - Зачет №1, Зачет №2, Зачет №3. Запрос создаётся аналогично первому запросу

Сохранить запрос под именем Зачёты.

Запрос с условием – запрос, позволяющий выбрать записи, удовлетворяющие определённому условию.

Создадим запрос, позволяющий выбрать студентов, имеющих 2 за Зачёт № 1 (убедитесь, что есть хотя бы одна такая запись).

Перейдите на вкладку «Создание» («Запросы»). Щёлкните по кнопке «Конструктор запросов». Добавьте обе таблицы.

Поместите в запрос поля Фамилия, Зачет №1. В строке Условие отбора в столбце Зачёт № 1 поставьте значение – 2.

Сохранить запрос под именем – Зачёт №1. Закройте окно конструктора запросов и проверьте результат запроса. 

Самостоятельно создайте запрос, который выводить фамилии студентов, имеющих 2 по всем зачётам. Сохранить запрос под именем «Двоечники».

Запрос с параметром – это запрос, который запрашивает у пользователя значение какого-либо параметра и выводит записи, удовлетворяющие условию отбора.

Создадим запрос, который по введённой фамилии позволяет выбрать оценки за зачёты указанного студента.

1. Откройте «Конструктор запросов» и добавьте обе таблицы.

2. Поместить в запрос поля Фамилия, Зачет №1, Зачет №2, Зачет №3

3. В строке «Условие отбора» для столбца «Фамилия» ввести – [Введите ФИО] (именно с квадратными кавычками).

4. Сохранить запрос под именем – Выбор по ФИО.

5. Закрыть окно конструктора запросов.

6. Открыть запрос, перед вами появится окно для ввода, необходимо ввести точные данные, которые имеются в таблице «Анкета».

В результате получим выборку по данному студенту

Самостоятельно который по введённому городу позволяет выбрать Фио студента и номер телефона.

Контрольные вопросы:

1. Как вы поняли зачем нужны запросы?

2. Что такое запрос на выборку?

3. Что такое запрос с условием?

4. Что такое запрос с параметром?

5. Создать запрос по требованиям преподавателя