Цель: выработать практические навыки в создания электронной почты, настойки ее параметров, работы с электронной почтой.

Оборудование: персональный компьютер с выходом в Интернет.

Теоретические сведения

Электронная почта – обмен письмами в компьютерных сетях. Само письмо представляет собой обычный файл, содержащий текст письма и специальный заголовок, в котором указано, от кого письмо направлено, кому предназначено, какая тема письма и дата отправления.

Адресация в системе электронной почты

Электронно-почтовый адрес имеет следующий формат: пользователь@машина

Пример адреса электронной почты: Ivanov@softpro.saratov.ru

Ivanov – имя почтового ящика.

softpro.saratov – название почтового сервера

ru – код Российской Федерации

Точки и символ @ – разделительные знаки. Разделенные точками части электронного адреса называются доменами.

Вся часть адреса, расположенная справа от значка @, является доменным именем почтового сервера, содержащего ящик абонента. Главный принцип состоит в том, чтобы это имя отличалось от имен всех прочих серверов в компьютерной сети.

Структура электронного письма

1. Электронный адрес отправителя.

От кого: vasilez@mail.ru

2. Электронный адрес получателя. При отправке электронных сообщений в поле «Кому» вводится e-mail адрес получателя.

Кому: sdsc@mail.ru

3. Тема письма в поле «Тема». Содержит краткую информацию основного содержания письма, которая поможет адресату быстро найти нужную информацию. Является необходимым полем для заполнения.

Тема: Информация о товаре «Компьютер Apple iMac»

5. Текст письма. При наличии конкретного адресата (фамилия, имя, отчество) текст письма может начинаться с фразы этикетного характера «Уважаемый…!» – в начале письма. Или можно начать с фраз «Здравствуйте, …», «Доброго времени суток» (так как неизвестно в какое время суток письмо будет прочитано). Деловое электронное письмо должно быть максимально лаконичным. Писать следует только по делу, не отклоняясь от темы. Лучше, чтобы предложения были короткими.

Например "Уважаемый, Николай Васильевич! Прошу предоставить информацию о товаре “Компьютер Apple iMac 21.5 MC309” под кодовым наименованием AMC0039281. В письме, прошу изложить подробные технические характеристики в сравнении с аналогичными моделями других производителей. Будем рады рассмотреть Ваши предложения о скидках или бонусных программах, предоставляемых в рамках нашего дальнейшего сотрудничества."

6. Приложение (при необходимости). Если письмо имеет вложения в виде дополнительных файлов, то в тексте основного письма следует упомянуть об их наличии во вложении.

7. Заключительная часть письма и подпись отделяются от основного текста пустой строкой. В подписи к электронному деловому письму принято указывать свои ФИО, должность, рабочие телефоны, e-mail, ссылку на сайт компании. Перед подписью может стоять фраза этикетного характера: «С уважением,…».

Например. "С уважением, Егоров Андрей Николаевич, начальник службы технической поддержки ЗАО “Информационные системы”

Телефоны: моб. 8-900-900-00-99 е-mail: infsistem@mail.ru официальный сайт компании: www.infsistem.ru"

Практическая часть

Задание 1. Регистрация почтового ящика электронной почты.

1. Откройте любой браузер

2. Введите адрес поискового сервера http://www.mail.ru

3. На открывшейся Веб-странице выберите гиперссылку «Регистрация в почте». Если уже есть электронная почта, то необходимо авторизоваться и пропускаем пункт 4-7.

4. Заполните анкету, следуя рекомендациям, написанным справа от текстовых полей. Обязательно должны быть заполнены поля:

• e-mail,

• пароль,

• если вы забудете пароль,

• дополнительная информация о пользователе (заполнить полностью).

• защита от авторегистрации (ввести зачеркнутые цифры).

Позаботьтесь, чтобы ваш логин выглядел солидно и адекватно.

Director-ivanov@gmail.com – хорошо, zaichonok-vanya@mail.ru – плохо.

5. Нажмите кнопку «Зарегистрировать почтовый ящик».

6. В случае необходимости исправьте ошибки и снова нажмите кнопку «Зарегистрировать почтовый ящик».

7. Ваш почтовый ящик считается зарегистрированным только после появления уведомления о том, что ваша регистрация успешно завершена.

Задание 3. Создание и отправка сообщения. Написание делового письма (в письме указать ответы на контрольные вопросы)

Для того, чтобы отправить письмо, необходимо нажать гиперссылку «Написать письмо».

Деловые письма, отправляемые по электронной почте, пишутся по тем же общим правилам, что и бумажные. Требования к языку, стилю и тону, соблюдение норм этикета – все эти обязательные элементы не меняются. Однако имеются и специфические особенности.

Особенности написания электронного письма в деловой форме:

1. Позаботьтесь о том, чтобы ваш логин выглядел солидно или хотя бы адекватно.

2. Очень важно всегда заполнять поле «Тема». Именно от этой строчки зависит, откроет ли человек пришедшее сообщение. Если вы пишете незнакомому вам лицу, стоит постараться и придумать интересный заголовок. Но не переусердствуйте – темы в духе «Срочно!!! Уникальное предложение, откройте прямо сейчас!» вызывают лишь желание поскорее щёлкнуть по иконке корзины. Заголовок должен состоять из 3-5 слов и отражать содержание послания.

3. Если вы не знакомы с адресатом – вкратце обрисуйте, кто вы, как узнали о нём. Без этого необходимого вступления сообщение могут принять за спам и сразу удалить.

4. Не отключайте в настройках цитирование – пусть предыдущая переписка отображается внизу.

5. Чем короче электронное письмо, тем быстрее на него ответят.

6. Используйте только стандартные шрифты.

7. Не злоупотребляйте выделением текста – к наиболее важным моментам можно применить «полужирный», но использовать разные цвета недопустимо.

8. Никакого «капса». Никогда. Даже в подзаголовках. То же самое относится к дублированным знакам препинания.

9. Разделяйте текст на абзацы с интервалами между ними (просто оставляйте пустую строку).

10. К электронному письму можно приложить изображения или текстовые файлы. Дополнительные материалы и разъяснения, комментарии, развёрнутые подробные описания – всё это должно быть во вложенных файлах, но никак не в тексте письма.

11. В деловой переписке с людьми, с которыми у вас установились доверительные отношения (речь о проверенных партнёрах, надёжных контрагентах) можно изредка использовать смайлики. Это позволит «оживить» общение – смайлы на экране (пусть даже в деловом послании) воспринимаются вполне положительно.

12. Обязательно ставьте подпись. В электронных письмах она обычно состоит из 3-6 строк и включает имя и фамилию отправителя, его должность, название компании, адрес сайта и контактный телефон.

Пример подписи:

С уважением,
Иван Иванов
direktor-ivanov@site.com
http://site.com.

Напишите деловое письмо преподавателю, учитывая все особенности написания такого вида письма. Содержание письма выберите самостоятельно. К письму прикрепить отчет или скрины результатов заданий.

Адрес: anna_rostislavovna@mail.ru

1. Что представляет собой электронная почта?

2. Как записывается адрес электронной почты?

3. Структура делового письма?

4. Что такое Спам?

5. В чем преимущества электронной почты?

6. Что можно настроить в почтовом ящике?