Цель работы: познакомиться с интерфейсом программы MS Access; научиться создавать базу данных в MS Access.

Постановка задачи: создать базу данных для учета сдачи зачетов студентами колледжа.

ЗНАКОМСТВО С ПРОГРАММОЙ MS ACCESS

База данных — это объективная форма представления и организации совокупности данных (например, статей, расчетов), систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью ЭВМ.

Программное обеспечение, предназначенное для работы с базами данных, называется система управления базами данных (СУБД). СУБД — это инструментальная оболочка пользователя.

Microsoft Office Access или просто Microsoft Access — реляционная система управления базами данных (СУБД) корпорации Microsoft. Входит в состав пакета Microsoft Office. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных.

Объекты базы данных Access. К объектам базы данных Access относятся:

1. Таблицы - предназначены для упорядоченного хранения данных.

2. Запросы - предназначены для поиска, извлечения данных и выполнения вычислений.

3. Формы - предназначены для удобного просмотра, изменения и добавления данных в таблицах.

4. Отчеты - используются для анализа и печати данных.

5. Страницы доступа к данным - предназначены для просмотра, ввода, обновления и анализа данных через сеть или из любого места компьютера.

6. Макросы - используются для выполнения часто встречающегося набора макрокоманд, осуществляющих обработку данных.

7. Модули - предназначены для описания инструкций и процедур на языке VBA.

СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

Через меню «Пуск» запустите программу Microsoft Office Access.

Создать базу данных можно с помощью готовых шаблонов или новую совершенно с нуля. Для того, чтобы создать пустую базу данных выполните один из следующих вариантов действий:

1. На вкладке «Главная» выберите значок «Пустая база данных».

2. На вкладке «Создать» выберите значок «Пустая база данных»

После выполнения данного действия появится окно для выбора места размещения файла с базой данных (выберите место в своей папке) и имени этого файла (Колледж). Введите необходимые параметры и нажмите «Создать»

При создании пустой базы данных автоматически создается новая пустая таблица (по умолчанию с именем «Таблица1»), которая содержит всего лишь одно поле «Код» и одну строку.

Созданные объекты базы данных (таблицы, запросы и т.д) можно посмотреть в окне «Все объекты Access», которое чаще всего размещается в левой части рабочей области.

Основную часть экрана после открытия таблицы занимает окно для ввода данных в таблицу. При нажатии ПКМ на имя таблицы в данном окне появится контекстное меню. Поскольку таблица не содержит как таковых данных, то при ее закрытии она удалится. Поэтому ее необходимо сохранить. После сохранения таблицы ее можно будет закрыть.

Для изменений в таблице (например, переименовать) необходимо ее закрывать, иначе программа выдаст соответствующую ошибку.

Для того, чтобы переименовать, удалить или скопировать (и т.д.) таблицу необходимо в окне «Все объекты» нажать ПКМ по необходимой таблице.

Вкладка «Файл» позволяет сохранить текущий файл, закрыть его, создать новый или открыть существующий.

Вкладка «Главная»

На данный момент таблица открыта в режиме обычной таблицы, в которой можно вносить данные. Режим конструктора позволит работать непосредственно со структурой таблицы.

Вкладка «Создание»

Данная вкладка позволяет создавать объекты БД, такие как таблицы, запросы, формы, отчеты разными способами, а также создавать макросы.

Вкладка «Внешние данные»

Данная вкладка позволяет импортировать и экспортировать данные.

Вкладка «Работа с базами данных»

На данной вкладке можно настраивать связи между объектами базы данных.

Вкладка «Справка». Вкладка предназначена для помощи пользователю в использовании данной программы

Дополнительные вкладки

Например, при работе с таблицами появляются вкладки «Поля» и «Таблица».

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ

1. Попробуйте воспользоваться всеми представленными возможностями интерфейса MS Access.

2. Что такое база данных?

3. Что такое СУБД?

4. Что представляет из себя программа Microsoft Office Access?

5. Перечислить основные объекты базы данных Access

6. Как называется и где располагается окно, в котором представлены объекты базы данных?

7. В каком случае программа выдаст ошибку при переименовании объекта БД?

8. Как удалить объект БД?

9. Какие существуют режимы работы с таблицей?