Inventário de TI

Ao controlar todos os seus ativos, você poderá verificar quais são as fraquezas de sua infraestrutura de tecnologia da informação e quais são os pontos que necessitam de correção ou reestruturação.

Como os recursos de TI apresentam problemas constantemente, será possível observar certos sinais de que algo não está bem e se antecipar a qualquer situação que possa criar complicações para a disponibilidade dos serviços.

Geralmente, todos os ativos adquiridos contam com suporte e garantia (em um ponto mais adiante, falaremos sobre os ativos e suas categorias dentro do inventário).

Essa característica deve ser monitorada para que a empresa não acabe perdendo seus direitos ao auxílio do fornecedor em caso de algum mau funcionamento. Como tal informação fica clara no inventário, é possível renegociar termos de garantia ou atualizar os ativos.

A manutenção realizada nos momentos oportunos pode aumentar a vida útil de equipamentos que compõem o ambiente tecnológico da empresa, reduzindo custos com a compra de novos hardwares.

Por meio do inventário de TI, pode-se também identificar qualquer anomalia que ocorra com os ativos e tratar para corrigir tais questões antes que elas possam acabar prejudicando permanentemente o ativo.

Ao criar e manter o inventário de TI atualizado, o gerente de tecnologia poderá ter uma visão completa de sua infraestrutura e o uso que os colaboradores estão realizando dos ativos.

Assim fica muito mais simples identificar quando a origem do problema não é o recurso tecnológico em si, mas o usuário que não tem capacitação ou conhecimento para fazer uso desse recurso, demandando providências.

Os softwares ─ como veremos adiante ─ são ativos de TI e, com isso, também fazem parte do controle efetuado via inventário. Por isso, qualquer instalação de ferramenta não passa despercebida ao gestor.

Com isso, o administrador de TI pode detectar qualquer tipo de sistema que não deveria ter sido instalado e realizar a remoção a título de segurança de toda a infraestrutura de tecnologia da empresa.

Dentro desse grupo de ativo, são armazenadas as informações acerca dos usuários que utilizam a infraestrutura de TI da empresa. Quanto menos integrada for essa estrutura, mais dados cadastrais um colaborador pode ter, o que dificulta o controle e carece de mais atenção.

Entre as principais informações reunidas nesses ativos, estão data e hora da realização de login, logs de utilização dos sistemas, programas e sites acessados e outras atividades realizadas. Por meio dessas informações, pode-se verificar a produtividade do suporte de TI dentro da empresa.

Dentro do ativo de software são inseridas todas as informações em relação às aplicações empregadas pela empresa em sua rotina diária, como licenças, endpoints, versões, serviços em nuvem, entre outras.

Pode parecer simples em um primeiro momento, mas o controle dos recursos de aplicação deve ser rigoroso para evitar a perda de licenças e a desatualização, que pode acabar gerando invasões por parte de hackers.

A categoria mais simples de se entender como ativo, devido à sua característica palpável, é o hardware. Aqui, se encaixam todos os equipamentos físicos que fazem parte da infraestrutura de TI da empresa.

Podemos caracterizar o hardware como todo equipamento que tenha conexão com a rede, contato com pessoas ou seja um gerador de informação. Estão aqui inseridos dispositivos móveis, desktops, servidores, roteadores, cabeamento etc.

Existem no mercado uma variedade de sistemas que auxiliam o gerente de TI na administração de seus ativos, checando as manutenções e atualizações necessárias para o bom funcionamento da infraestrutura. Entre as principais funcionalidades comuns entre eles estão:

Ao implantar uma solução como essa, é possível realizar uma varredura completa de toda a infraestrutura de tecnologia da informação da empresa em busca dos ativos de TI para criação do inventário.

Após criar o inventário, o sistema implanta um monitoramento constante dos recursos tecnológicos em busca de qualquer alteração ou instalação de novo ativo no ambiente.

A maioria das ferramentas para inventário de TI conta com uma função de geração de relatórios, na qual pode ser montada uma infinidade de documentos a partir dos dados coletados pela ferramenta.

Tais relatórios são essenciais para realizar um controle efetivo de seus recursos de tecnologia e podem servir como base para subsidiar a tomada de decisão em relação aos ativos, por exemplo, a troca de um equipamento.

Além da coleta automática de dados, também existe a possibilidade de cadastrar informações que a ferramenta não consiga acessar por si só. Isso pode auxiliar o administrador de TI a realizar o acompanhamento do ciclo de vida dos ativos.

Podem ser controladas informações como data de compra, versão, carga de uso, garantia e suporte. Dados esses que podem ser essenciais no momento de decidir por realizar uma atualização ou troca de algum recurso da empresa.

Como a plataforma de inventário de TI se comunica diretamente com os ativos e mantém uma vigilância constante sobre os recursos de tecnologia do ambiente, o gestor tem acesso a qualquer alteração em tempo real.

Esse tipo de funcionalidade pode se mostrar um grande diferencial para a gestão de ativos no caso de sistemas críticos, nos quais é impensável que a indisponibilidade do serviço persista por mais tempo do que o necessário.

Além de realizar um controle dos recursos de tecnologia, algumas ferramentas tornam possível manter um monitoramento acerca dos contratos firmados junto aos fornecedores de soluções.

Essa função permite ao administrador buscar uma pronta resposta junto ao seu fornecedor de recursos caso haja alguma necessidade pendente e também ter o conhecimento sobre até onde vão seus direitos e deveres.

O primeiro passo é criar uma rotulação para os seus ativos de tecnologia. Neste post, já foram listados os básicos ─ usuários, software e hardware ─, mas nada impede que você crie rótulos para melhorar o seu controle.

Outra possibilidade é que você desmembre cada uma dessas categorias em subtipos, por exemplo, recursos de rede, um tipo que conta com hub, cabeamento e roteador e está subcontido no rótulo de hardware.

Por menor que seja a sua empresa provavelmente ela conta com uma série de equipamentos e sistemas repetidos, como dois computadores de uma mesma marca. Podem ser máquinas iguais, porém, ao nível de controle, são distintas.

É necessário, então, criar um esquema de nomeação, com etiquetas físicas que possam ser coladas para identificação em cada um dos equipamentos. O mesmo ocorre com sistemas: pode ser que cada usuário do sistema conte com uma licença, sendo necessário diferenciá-las.

Após os dois primeiros passos, agora você realmente vai realizar a listagem de todos os recursos tecnológicos disponíveis na empresa. Essa listagem vai obedecer aos rótulos criados, subtipos e nomeação.

Ao final dessa etapa, resta a gestão dos ativos, com a visualização de vulnerabilidades, oportunidades de melhoria e o constante monitoramento dos recursos.

Com todas as informações relevantes em mãos acerca de seus ativos de tecnologia, é simples observar qualquer anomalia. Uma alteração pode se mostrar como uma vulnerabilidade ou oportunidade de melhoria.

Podemos citar como exemplo de vulnerabilidade um software sem licença, no qual seu uso pode ser considerado de má-fé pelo fornecedor, gerando um processo e custos desnecessários. Já uma oportunidade seria encontrar determinado ativo que pode ser utilizado para melhorar o desempenho de outro setor da empresa.

Ao fim da listagem, o gestor poderá realizar a verificação das necessidades encontradas durante o levantamento dos recursos de TI. Para empresas que já têm uma infraestrutura montada e realizam o inventário pela primeira vez, é comum encontrarem várias falhas que exigem atenção.

Entre as mais comuns, podemos citar a questão de equipamentos ou sistemas que não se adéquam à demanda atual da empresa, para mais ou para menos, causando gastos desnecessários para o negócio.

Depois de ter realizado todas as primeiras intervenções, basta ao administrador do setor de TI se manter vigilante acerca de qualquer alteração ou necessidade de mudança na infraestrutura.