ドライブ

Googleサイトの魅力はコピペだと強調していますが、PDFやオッフィスのデータなどはコピペできません。Googleドライブへデータをアップロードして準備することになります。また、Googleフォームやスプレッドシートなどサービスプログラムのデータもドライブに保存されているため、ドライブの利用は必要です。

このページでは、ドライブを利用方法とGoogleサイトへ貼り付けなどに必要な「共有」・「リンク」について説明しています。

１．ドライブの使い方

Googleのトップページの右上、9点のブロックアイコンをクリックし、Googleアプリからドライブを選択する。（グーグルで検索するとGoogleドライブを選択することもできます。）

Googleアカウントにログインしたドライブ画面が下図です。（ここでは既に使われている状態なので、上部に候補リストや下部にファイル・ファイルが表示されています。）

画面の表示は、右上赤丸部分マークをクリックすることでで、リスト表示と大きいアイコン表示（次の図）に切り替えることができます。ファイルやフォルダー数が多くなると、リスト表示の方が表示量が多く見やすくなります。また、「名前」や「最終更新（日時）」で昇・降順に並び変えが可能です。

ファイルの種類

Googleのサービス（アプリ）で作られたもの（ドキュメント・スプレッドシート・スライド・フォームなど）は、それぞれのアプリマークで表示され、ダブルクリックすることで、そのアプリが起動します。

PDFはPDFマークが、画像はサムネイルで表示され、ダブルクリックでプレビュー表示されます。

マイクロソフトのワード・エクセル・パワーポイントは、それぞれのマーク（青いW・緑のX・オレンジのP)が表示されます。ダブルクリックするとドキュメント・スプレッドシート・スライドのGoogleアプリでの表示になります。

操作の基本１

左上の新規作成ボタンをクリックすると、サブメニューが表示されます。主に使うのが上から3つです。

②「ファイルのアップロード」は、クリックするとパソコン内のフォルダー・ファイルが表示され、選択してアップロードします。

アップロードしたファイルのタイムスタンプ（最終更新）は、アップロード時ではなく、そのファイルのパソコン内での最終更新日時になります。

③「フォルダーのアップロード」は、②同様で、パソコン内のフォルダーごとアップロードができます。

なお、パソコンのエクスプローラー画面からドライブ画面に直接ドラッグしてもアップロードすることも出来ます。

ファイルを整理するためのフォルダは、①「新しいフォルダ」をクリックすると右下図になり、「無題のフォルダ」部分で必要な名前にして、作成します。（後からも変更は可能です）

操作の基本２

「ファイル」を指定した時の右クリックメニューと「フォルダ」の時の右クリックメニューです。

「ファイル」には、「プレビュー」があるので、簡単に内容の確認ができます。

ファイルを開くには、ファイルをダブルクリックすることで、新しいタブに展開表示されます。

「指定の場所への移動」をクリックすると、他のフォルダへの移動ができます。

２．共有とリンクのコピー（取得）

ドライブ内のデータを共同編集する場合とGoogleサイトへ貼り付ける場合にネット上への公開のために設定する操作がこの2つです。

注:HPで公開する画像やPDFなどのデータはフォルダーを作って整理格納してくと便利です。共有設定もフォルダー単位でしておくと後の作業が楽になります。

①共有

ファイル又はフォルダを指定し、右クリックメニューの「共有」をクリックします。

「アクセスできるユーザー」と「一般的なアクセス」の2項目の設定です。

「アクセスできるユーザー」は、共同で編集作業を行う場合（メンバーを追加する）か、特定メンバーだけに閲覧させるHPの場合（一般公開しない仲間内だけ見られるHP）に設定します。

「ユーザーやグループを追加」欄に、追加したい人のGoogleアカウントを入力します。

右上「編集者欄」をクリックして「閲覧者」・「閲覧者コメント可」・「編集者」を選択します。

特定メンバーだけに閲覧させる場合は、「閲覧者」又は「閲覧者コメント可」にしますし、共同で作業を進める場合は、「編集者」とします。

共有設定したことの通知が必要であれば、通知にチェックいれ（必要あればメッセージを記入）メールを送信して、相手に知らせることができます。

「一般的なアクセス」は、WEBサイトで閲覧してもらための設定です。

「制限付き▼」をクリックして、「リンクを知っている全員」に変更します。右側の「閲覧者▼」は「閲覧者」とします。（コメント可は特殊な場合、ここで編集者とすることは基本的にはありません。）

Googleサイトに画像やPDFなどドライブにあるデータを貼り付ける場合は、必ず「一般的なアクセス」を「リンクを知っている全員」に設定する必要があります。これを忘れると利用者がHPを閲覧してその部分は表示されません。（権限無しと表示される）

注：編集者はプレビューなどで見ても表示されますので、別のブラウザを使って編集権限のあるGoogleアカウントがログオフされている状態で確認することも必要です。

②リンクのコピー（取得）

画像やPDFなどのデータをGoogleサイトに貼り付ける場合です。

ドライブのファイルを開き、上図と同じ共有設定画面が開き「リンクのコピー」をクリックすると、パソコンのメモリに保持されます。必要なところ（Googleサイトの編集画面など）でぺイスト（Ctrl+Vなど）して使います。

注：ファイルの右クリックメニューにある「リンクを取得」でも同じです。但し、「共有」から「リンクをコピー」をすると「一般的なアクセス」がどうなっているか確認できるので、こちらをお勧めします。

③共有のもう一つの設定

「共有」設定画面の右上にある歯車マーク⚙をクリックすると上図の表示が表示されます。共同編集者と閲覧者の権限設定です。

「閲覧者・・・に、ダウンロード、印刷、コピーの項目を表示する」は、通常はこれで問題ないと思いますが、重要なPDFなどダウンロードされて改変されると困るなどセキュリティ対策が必要な場合はチェックを外します。

「編集者」では、権限変更も可能になっています。

共同編集としての「共有」設定を行うと、その人のパソコンでGoogleドライブを開くとメニューにあるマイドライブの下、「共有アイテム」に表示されます。ここで、「編集者」であれば、編集が可能になります。相手が操作なれしていない場合だと「権限変更」には課題が生じるかもしません。なれるまでは、このチェックを外して方がよいと思います。これは、フォルダーでも設定できます。