Gestión de la Información

Informática Médica

y Gestión de la Información

1997

Autor: Eduardo Rodas

 “Se puede observar que la Informatización del Sistema de Salud en el mundo está atravesando un importante proceso de revitalización. La primera señal de actividades referentes a la informatización del sistema de salud pudo observarse a finales de la década del ‘60 y principio de los ‘70, cuando los precursores en esta materia perfilaron posibles campos de actividades dentro de los sistemas futuros del cuidado de la salud. En las dos décadas siguientes, muchas ideas de estos precursores no pudieron realizarse debido a que la tecnología y los conocimientos prácticos disponibles no eran suficientes. Llevó un largo tiempo comprender en detalle cómo se debían diseñar los sistemas de información de la salud y cuál sería su costo beneficio en los distintos campos de aplicación. También llevó un largo tiempo formar a los profesionales necesarios para garantizar una amplia implementación de estos sistemas.”

Otto Rienhoff

Presidente de la International Medical Informatics Association

(de Internet, Telemática y Salud)

Definimos Informática Médica como “El área interdisciplinaria común a las Ciencias de la Salud y de la Información que con el uso de la tecnología apropiada permite en forma automatizada recolectar, almacenar, procesar, recuperar y difundir datos para adquirir, ampliar y precisar los conocimientos que lleven a una toma racional y oportuna de las decisiones”. Se incorpora en nuestro país en la década de los ‘80 con un desarrollo creciente en los últimos cinco años. En países como Alemania y Suecia la Informática Médica tiene más de 20 años de desarrollo y en otros países se estudia directamente como una carrera médica especializada. Por eso al definirla como un área queremos señalar en primera instancia su existencia. Es interdisciplinaria pues aportan a ella varias especialidades tanto del sector de la salud como de la información: médicos, odontólogos, bioquímicos, enfermeros, bibliotecarios, programado-res, analistas, etc. Respecto al uso de la tecnología apropiada ésta podrá variar de acuerdo al desarrollo tecnológico, a las condiciones económicas y a las necesidades de la organización. Deberá recolectar, almacenar, procesar, recuperar y difundir datos en forma automatizada. Esta última característica es justamente la que le da su razón de ser: estos mismos procesos antes se hacían en forma manual, pero al incorporarse la computadora es donde la automatización adquiere todo su potencial. La posibilidad de almacenar gran cantidad de datos en medios electrónicos, la rapidez para recuperarlos, la elevada velocidad de cálculo, la posibilidad de transmisión automática sin importar las distancias, son parte de los hechos que provocan esta revolución de la información. Antes muchas de estas actividades se hacían, pero ahora se pueden hacer en forma automática y sin importar el tiempo, la distancia o el volumen que se transmite. No es necesario transportar átomos sino que se transportan bits. Continúa diciendo la definición que tiene como finalidad mejorar nuestro nivel de conocimiento para la racional y oportuna toma de decisiones. Esto nos crea el compromiso de no informatizar por una simple circunstancia de modas o de utilización irracional de las nuevas tecnologías, sino que debemos dar el soporte para que quienes tengan que tomar decisiones posean la información en tiempo y forma adecuadas. Conservamos el nombre de Informática Médica para tener una nomenclatura común con la International Medical Informatics Association, que es la asociación mundial que nuclea a las organizaciones de los diferentes países, pero debe quedar claro que por el término Médica queremos significar Biomédica pues es abarcativa de todos los sectores relacionados con las Ciencias de la Salud.

Una parte fundamental para el funcionamiento de las organizaciones dependerá del manejo de la gestión de la información que se haga. Hay organismos nacionales y extranjeros que nos dan las pautas para ir conformando los estándares que deben cumplir las instituciones para poder acreditar sus sistemas. Esta serie de pautas adecuadas a las necesidades regionales y locales pueden servir de base para la planificación o la reorganización de los sistemas de información de nuestras organizaciones de salud. Muchos de los objetivos que se sugieren son a largo plazo. La completa puesta en marcha de estas actividades de mejora requerirá períodos de tiempo variables, varios grados de cambio y la posible reubicación o adquisición de recursos. Algunas de las experiencias relatadas llevan 7 años de implementación y se han efectuado progresivamente. Si impactamos tecnológicamente en una organización sin el recurso humano preparado corremos el serio riesgo de ir al fracaso. Es importante que se haga una incorporación gradual de esta tecnología de la información y simultáneamente ir preparando al recurso humano en el manejo de las nuevas herramientas.

Prestar asistencia sanitaria es un esfuerzo complejo que depende mucho del conjunto de datos interpretados y organizados que nos den la base para la toma de decisiones. Las organizaciones de salud requieren información sobre la ciencia que se brinda en la asistencia sobre los pacientes, de los resultados de esa asistencia, así como de su actuación a la hora de prestar, coordinar e integrar los servicios. Al igual que los recursos humanos, materiales y financieros, la información es un recurso que debe gestionarse de manera eficaz por parte de los líderes de las organizaciones.

El hecho de tener un grupo de actividades y procesos con un objetivo común de gestión de la información es para poder obtener y utilizar esa información para mejorar los resultados en la atención de los pacientes y en la actuación individual y de la organización en su conjunto con la comunidad a la que asistimos.

Para alcanzar estos objetivos debemos realizar por lo menos los siguientes procesos de manera correcta:

 determinar las necesidades de información

 crear la estructura del sistema de gestión de la información

 determinar los lugares para la captación de los datos

 analizar los datos y transformarlos en información

 transmitir y comunicar los datos y la información

 integrar y usar la información.

Debemos centrarnos en los procesos para la gestión de los datos y la información específica de los pacientes, en todo otro tipo de información y datos adicionales, en la información experta basada en el conocimiento (bibliografía), y en la información y datos comparativos de lo actuado.

La generación de estándares es un tema que nos ha preocupado durante los últimos años a quienes estamos dedicados al desarrollo de la Informática Médica. Es uno de nuestros objetivos que se puedan generar estándares que se centren en la planificación de la información a nivel de la organización y en los procesos de gestión para satisfacer las necesidades de información interna y externa. Tener una visión para mejorar de manera continua y eficaz la gestión de la información en las organizaciones de asistencia sanitaria implica que debemos garantizar un acceso a la información fácil y a tiempo a lo largo de toda la organización, mejorar la precisión de los datos, buscar el equilibrio entre los requisitos de seguridad y la facilidad de acceso, agregar datos adicionales y comparativos para buscar oportunidades para la mejora, rediseñar los procesos relacionados con la información para mejorar la eficacia, incrementar la colaboración y compartir la información para beneficio de la asistencia al paciente.

Mientras que la eficacia puede mejorarse con el uso de la informática y de otras tecnologías, los principios de la buena gestión de la información se aplican en todos los métodos, tanto manuales como electrónicos. Los estándares deben estar diseñados para que sean igualmente compatibles con sistemas no electrónicos y con tecnologías presentes y futuras.

Una evaluación para planificar y elaborar los procesos de gestión de la información tiene en  cuenta las siguientes consideraciones:  

- ¿De qué tipo, estructura, tamaño y complejidad es la organización de salud?

- ¿Cuáles son las necesidades de los usuarios de información, incluyendo entre éstos al gobierno, a los líderes, al equipo médico, a los pacientes internados y no internados, a las familias de los pacientes, a los contribuyentes, a los proveedores, a los organismos de regulación y a los cuerpos de acreditación?

- ¿Qué datos necesita la organización para apoyar la planificación?

- ¿Qué datos e información se necesitan para la educación y la investigación?

- ¿Cuáles son las directivas nacionales y estatales relevantes para la equivalencia de los datos y para que éstos se puedan unir cuando provienen de diferentes fuentes o sistemas?

- ¿Cuáles son los requisitos de transmisión interna y externa de la organización?

- ¿Cuáles son las necesidades de información de la organización a lo largo del tiempo que permitan realizar un informe longitudinal?

- ¿Qué datos e información se requieren para la mejora continua de la actuación?

- ¿Qué información y datos necesita la organización para comparar el desempeño actual con el pasado? ¿Cuáles son los puntos de referencia?

- ¿Qué tecnología es la adecuada?

- ¿De qué tecnología se puede disponer?

- ¿Qué necesita la organización de salud para apoyar sus relaciones con los usuarios y proveedores?

- ¿Qué información y datos necesita la organización para mejorar su costo-beneficio como por ejemplo analizar la utilización de recursos por parte de los pacientes con problemas especiales?

- ¿Qué datos e información se necesitan para incrementar la fluidez del trabajo?

- ¿ Cuáles son los requisitos de información de la organización para apoyar la toma de decisiones clínicas y administrativas?

- ¿Planea la organización expandir o rediseñar alguno de sus servicios?

- ¿Qué planes a largo plazo podrían afectar las necesidades de información de la organización?

Así la organización establece sus necesidades basándose en su misión, objetivos, servicios, personal, modos de la prestación de esos servicios (hospital, consultorios, atención domiciliaria, ambulatoria, cuidados domiciliarios, etc.), recursos y acceso a la tecnología que pueda costearse.

Las organizaciones de salud son distintas en tamaño, complejidad, formas de gobierno, estructura, proceso de toma de decisiones y recursos. Los procesos y sistemas de gestión de la información varían de acuerdo con todo esto.

La organización debe basar  sus procesos de gestión de la información en un profundo análisis de las necesidades de información interna y externa. Este análisis debe considerar qué datos e información se necesitan en los distintos departamentos, en el equipo médico, en la administración, en el Consejo de Administración, etc., como así también la información que se necesita para apoyar las relaciones con los servicios de otras organizaciones y empresas.

Los líderes solicitan información al personal de una variedad de áreas y servicios. Los individuos pertinentes garantizan que la información y los datos requeridos se aporten de manera eficaz para la asistencia al paciente, la investigación, la educación continua y la gestión en todos los niveles.

Este concepto es posible con la informática distribuida. Aquel que genera el dato es el primero que conoce la información. Y paradójicamente es casi seguro que será quien nos va aportar las soluciones para los problemas que se le presenten.

Los sistemas distribuidos adquieren su máxima potencialidad cuando funcionan en red. Si así no ocurriera corremos el riesgo que se transformen en sistemas desparramados, donde las máquinas proliferan sin posibilidad de interconexión y sin saber que hacen unas y otras. Por otro lado tenemos los sistemas centralizados que son aquellos en donde toda la información se concentra en unas muy pocas personas y sólo ellas tienen acceso a la misma y quienes teóricamente proponen las soluciones. El hecho de tener uno u otro de estos sistemas es una de las primeras decisiones  que deben tomar los líderes.

La organización debe mantener la seguridad y el carácter confidencial de los datos y de la información y debe prestar especial atención en preservar la confidencialidad de los datos y la información delicada. Se trata del conflicto entre la distribución de datos y la confidencialidad de los mismos. La organización determina el nivel de confidencialidad mantenido para diferentes categorías de información. El acceso a cada categoría de información se basa en la necesidad y está definido por el puesto de trabajo y la función realizada.

Un proceso eficaz debe definir quienes tienen acceso a la información, la información a la que un individuo tiene acceso, la obligación del usuario de mantener la información confidencial, cuándo se permite revelar información sobre la salud o retirar una historia clínica, cómo se protege la información contra la intromisión no autorizada, la corrupción o el daño y que proceso se sigue cuando se produce una violación de la confidencialidad y la seguridad.

EXPERIENCIA EN EL HOSPITAL MANUEL BELGRANO

La computadora es una herramienta poderosa para la gestión de las informaciones, ya que ha nacido para calcular velozmente y se ha revelado como un instrumento precioso para tratar la información incluso la no numérica. Y no es más que eso: una herramienta. Debemos desmitificar su poder o su complejidad. Está al alcance de todos y  es posible aún para aquellos con escaso nivel de instrucción poder llegar a operar una computadora personal. De hecho hemos tenido ejemplos en nuestra organización de estos casos a quienes hemos llegado por medio de cursos de capacitación permanente.

A fin de eliminar la antigüedad en los registros de datos o que estos fueran proporcionados fuera de tiempo como habitualmente sucede en muchas de nuestras organizaciones, teníamos que lograr informatizarlos y nos propusimos un objetivo prioritario: poner la computación al servicio de los usuarios internos y externos del Hospital.

La accesibilidad al uso de la informática en nuestra organización se debió a varias circunstancias concurrentes que sucedieron a finales de la década del 80 que fueron:

 Aumento de la velocidad de procesamiento

 Aumento de la velocidad de acceso a los datos

 Aumento en la capacidad de almacenamiento de datos

 Disminución de los costos del hardware

Las primeras Pc’s que nos causaban asombro por su rapidez hoy serían intolerables en su funcionamiento por lo lentas que nos parecen. desde las primeras XT hasta las actuales Pentium los cambios en pocos años fueron espectaculares y fueron acompañados por una importante reducción en los costos de la máquinas.

Decimos que la informática  nos permite:

 Normatizar y unificar la recolección de datos

 Identificar a la población

 Categorizar problemas

 Evaluar la asistencia médica

 Facilitar la comunicación intra y extra hospitalaria

 Favorecer la capacitación

 Realizar investigaciones

 Eliminar la técnica de los dígitos oscilantes

El gerenciamiento participativo, el modelo organizacional por cuidados progresivos de pacientes y la informática distribuida son sistemas compatibles y complementarios.

Establecidas estas pautas la siguiente decisión fue apoyar fuertemente a las áreas que manifestaban su deseo de informatizarse y las que de acuerdo al Plan Director de la Organización necesitaban entrar primero en el sistema.

El paso siguiente es integrar esas áreas en red para potenciar el intercambio de información electrónica en forma instantánea entre los distintos sectores de la organización.

Uno de los temas fundamentales a resolver cuando se implementa un sistema informático es la capacitación del recurso humano en el manejo de la nueva herramienta de trabajo. Hoy en día va existiendo una gran brecha entre los que saben manejar una computadora y los que no lo saben. Existe, de hecho, una dominación del que sabe sobre el que no sabe. Estimamos que debemos hacer un gran esfuerzo en tratar que todos tengan la oportunidad y la posibilidad de saber manejar una computadora personal. Saber manejar computadoras no quiere decir que debamos saber construirlas, ni programarlas. Lo que debemos entender por manejar computadoras es saber manejar información: cómo se transmite, cómo se interpreta, cómo se muestra. Para adquirir este conocimiento no se requiere saber ciencias ni matemática, al menos en los niveles inferiores. El aprender a manejar computadoras es lo que se llama alfabetización en informática.

Comenzamos en el Hospital Belgrano en 1989 con una computadora XT y la contratación de un analista - programador. Se realizó un curso básico de introducción a la computación para el personal, sin cargo, dentro del horario de trabajo y dictado en el mismo Hospital,  al cual se anotaron quince personas del área administrativa. A la semana quedaban ocho, y las tres semanas quedaba una sola persona, quien fue la única que en esa oportunidad finalizó la capacitación. El Plan Director nos indicaba la necesidad de informatizar en primera instancia Mesa de Entradas dado que la dación de turnos es el primer contacto con nuestros usuarios externos y hace a la primera imagen de la organización percibida por ellos; y Farmacia como necesidad de contar con información por los recursos económicos que tiene asignado.

Cuando se decide la aplicación de la informática en Mesa de Entradas se inicia otro curso de adiestramiento para el personal del área y ahí ya comienza la motivación del personal, sobre todo de los más jóvenes, para capacitarse en el manejo de la nueva herramienta que se les ofrecía. Muchas fueron las resistencias que se debieron vencer pues la costumbre a los métodos tradicionales de trabajo estaban muy arraigados, pero las ventajas del nuevo sistema se hacían evidentes día a día y como los programas respondían a las necesidades de los usuarios muy pronto se adueñaron del proyecto y ocurrió que lo empezaron a defender como algo propio y comenzaron a efectuar propuestas para mejorarlos y optimizarlos. La Jefa de Mesa de Entradas y Estadísticas hizo la evaluación que antes de la informática se levantaba y se sentaba 60 veces por mañana para dar los turnos de los pacientes que concurrían a Consultorios Externos pues tenía que consultar en un fichero cada vez que otorgaba un turno. Con la computadora los datos estaban accesibles instantáneamente y sin tener que levantarse.

Este ejemplo se puede repetir para las distintas áreas que se informatizaron: Farmacia, Laboratorio, las Oficinas Administrativas, etc.

Nada hace una computadora sin programas ni sin el recurso humano que las maneje. Para que estos programas tengan éxito deben ocurrir una serie premisas que hacen a ellos y a los sistemas.

El desarrollo y la posibilidad de la configuración local de los programas es uno de los conceptos fundamentales para lograr el éxito de los mismos. Son múltiples los ejemplos de los fracasos de sistemas centralizados, tanto en nuestro país como en otras experiencias mundiales. La posibilidad de configuración es una de las garantías para que los programas puedan satisfacer las necesidades de los usuarios.

La implementación de los distintos programas se fue haciendo en forma paulatina, respetando las  motivaciones de las distintas áreas y bajo un Plan Director definido previamente. El seguimiento de los programas es permanente, porque las realidades son fluidas y las adaptaciones necesarias deben ser satisfechas. Así se fueron creando durante estos últimos ocho años diversos puestos con computadoras personales en distintos sectores del Hospital.

En la actualidad tenemos 55 computadoras personales funcionando en 33 puestos de trabajo y conectadas en red. Los programas son de desarrollo propio de la organización y todas las computadoras son operadas por personal del Hospital. Entre otros los puestos con computadoras personales y los programas en funcionamiento son los siguientes:

Medicina Preventiva

Programa de Enfermedad de Transmisión Sexual

Programa de Lactantes y Desnutridos

Patologías prevalentes de pacientes del Area Programática

Maternidad

Sistema Informático Perinatal

Base de datos de Ecografías obstétricas

Reporte de protocolos ecográficos

Neonatologia

Base de datos perinatológicos

Sistema Informático del Niño

Sistema Informático de Terapia Intensiva Neonatal (UTIN)

CORES V - PAMI

Programa de Consulta de Afiliados de PAMI (41000 afiliados)

Anatomía Patológica

Base de datos codificada de diagnósticos anatomopatológicos

Base de datos de citología

Reporte de protocolos

Telepatología

Laboratorio

Sistema de Turnos

Impresión automática de las instrucciones para la preparación del paciente

Pasaje automático de los datos del autoanalizador al protocolo de análisis

Emisión de protocolos

Oficina de Personal

Planillas de Asistencia

Antigüedad del Personal

Cargo en que revista

Control de ausentismo

Certificados

Stickers de horarios

Elevaciones al Ministerio

Carpetas Médicas

Horas Extras

Oficina Contable - Tesorería

Liquidación de SAMO

Registro analítico del desarrollo del presupuesto

Estado de Ejecución Presupuestaria

Oficina de Compras

Codificación por rubros y características del bien (Vademe)

Requerimientos de Compras

Precios Testigos

Selección de Proveedores

Nomenclador de Bienes y Servicios

Consulta de Proveedores

Agenda de Proveedores

Invitaciones

Pliego de Licitaciones

Planilla comparativa de precios

Actas de preadjudicación

Disposiciones

Ordenes de Compras

Cumplimiento de Contratos

Depósito de Farmacia

Reporte de mercadería recibida

Reporte de Stock de mercadería en depósito

Remito de mercadería entregada

Farmacia

Reporte de Stock de mercadería en Farmacia

Consumos de Medicamentos

Movimiento detallado de Stock

Consumos por área detallado

Listado de documentos

Stock crítico

Servicio de Emergencias

Registro de los datos de los pacientes asistidos en guardia

Codificación de diagnósticos médicos según Clasificación de OMS

Reporte de Incidencia de Patologías de acuerdo a los requerimientos de la Zona Sanitaria.

Certificados de Atención Médica

Estadística de atención diaria

Oficina de Admisión y Egresos

Registro de los datos del paciente a internar

Asignación de la Sala y N° de cama

Reporte estadístico de pacientes por  Obras sociales

Codificación de diagnósticos médicos de pacientes internados según Clasificación de OMS

Consulta on-line de los pacientes internados y su ubicación

Censo diario de Internación

Mesa de Entradas:

Asignación de turnos por computadora

Registro único por N° de Historia Clínica, Apellido y Nombre y Fecha de Nacimiento

Asignación de turnos a demanda y programados por especialidades

Reporte estadístico diario de los Bonos de Cooperadora

Reporte estadístico de Atención en Consultorios Externos

Facturación

Facturación a Obras Sociales según distintos nomencladores

Cuentas Corrientes de Obras Sociales

Patrimonio

Reporte de los elementos patrimoniales

Cómputos y Diseño Gráfico

Desarrollo de programas

Mantenimiento del Sistema

Capacitación continua y en terreno

Asesoramiento y respaldo a los distintos sectores de la organización

Diseño y preparación del Anuario Gráfico de la Organización

Diseño y preparación de diverso material gráfico según los requerimientos recibidos

Informática Médica

Asesoramiento en el desarrollo y la utilización de programas informáticos

Cursos de capacitación permanentes para el personal

Conexión a la Red Académica Nacional (RAN) e Internet

Consultas bibliográficas por computadora a la National Library of Medicine (Medline)

Consultas de casos clínicos a través de la RAN

Participación en distintas listas de afinidad a través del correo electrónico

Mantenimiento del Sistema Informático Perinatal, del Sistema Informático del Niño (SIN) y del Sistema Informático de Terapia Intensiva Neonatal (UTIN)

Mantenimiento del Programa de Farmacovigilancia del ANMAT por correo electrónico

Desarrollo de la página World Wide Web en Internet con la publicación del Anuario de la organización

Secretaría de Dirección

Elaboración de Documentos

Base de Datos

Mailing

Residencia de Cirugía

Elaboración de trabajos Científicos

Programas de Educación Médica

Residencia de Medicina General

Programas para estudios epidemiológicos. Epi-Info

Diagnóstico por Imágenes

Asignación de turnos

Reporte de Bonos de Cooperadora

Informes estadísticos

Se comienza a tener información precisa en el propio lugar de trabajo, se elimina el más o menos. La interacción y potencialización de los distintos programas de las diferentes áreas ha permitido lograr resultados beneficiosos para la comunidad que se asiste en el Hospital, para los médicos y para el resto del personal que trabaja en el mismo.

El más o menos de los dígitos oscilantes se elimina con la informática. Empezamos a tener datos confiables, en el tiempo adecuado y en el propio lugar de trabajo. Las interfases de usuario hacen muy sencillo el manejo de los programas y permite su utilización sin complicaciones.

Con la introducción de la informática, mejoró la calidad del trabajo del personal del Hospital y en definitiva mejora la calidad de la atención de los pacientes y de la comunidad con la cual nos sentimos comprometidos.