Evaluación de Sistemas de Información

Evaluación

de sistemas de Gestión de la Información

para ser utilizados en

Hospitales y Centros de Salud

1998

Autores: Dres. Eduardo Rodas y Mario Vernego Lima

LABOR REALIZADA

Visita a Data General en Westboro, Massachusetts, EE. UU. Mayo de 1998

Visita a la Corporación de Salud y Hospitales de la Ciudad de Nueva York. EE. UU. Mayo de 1998

Visita al Jacobi Medical Center. Hospital Municipal del Bronx. EE. UU. Mayo de 1998

VISITA DE EVALUACION EFECTUADA

A DATA GENERAL EN WESTBORO, MASSACHUSETTS, EE. UU.

MAYO DE 1998

La demostración estuvo a cargo por Data General de  Michael Carrigan, General Manager, Healthcare Division International Sales and Marketing; David Coons, Controller, Latin American Operations; Marcelo Carou, Sales Development Director, Latin American Operations; Hugo Espinoza Lizana, Director Area Salud Latinoamérica; Pedro Muñoz, Director Area Salud Argentina; por PerSé Technologies de Wagane Diouf, Vice President International Operations y por Health Data Sciences Corporation de Ralph Korpman, MD, Chairman and CEO

·         Conocimiento de la empresa

·         División Salud Latinoamericana

·         Sistema Integrado centrado en el paciente

El sistema ofrecido por Per-Se Tecnologies es utilizado en 2600 Hospitales, lo usan 20500 médicos se comenzó a usar hace 15 años y en la empresa se desempeñan 10000 empleados.

Es utilizado en:

a)  Corporación de Salud y Hospitales de la Ciudad de Nueva York que cuenta con casi 10.000 camas, 5.000.000 de consultas ambulatorias anuales y 1.000.000 de  consultas de emergencia

b) Génesis Health Ventures con 30.000 camas

c) Fundación Salud con 8.000.000 de pacientes en 15 estados de EE.UU.

d) Varios sistemas de salud más

Este sistema se basa esencialmente en el enfoque sobre el paciente  y la registración de los datos en los puntos de cuidado utilizando estaciones de trabajo en los lugares de atención (admisión, consultorios, junto a la cama, laboratorio, radiología, emergencia, centrales de llamadas, etc.) con bajo costo y alta calidad, en línea, en tiempo real, disminuyendo la utilización de papeles y optimizando el flujo de trabajo.  

Está orientado a la atención de la población  y la comunidad independientemente de dónde se lo atienda,  mas allá del hospital,  con información accesible integrada y de disponibilidad continua.

Permite controles esenciales como los de utilización de servicios, las repeticiones de prescripciones etc.

VISITA DE EVALUACION EFECTUADA A

NEW YORK CITY HEALTH & HOSPITAL CORPORATION

EN LA CIUDAD DE NUEVA YORK, EE. UU. MAYO DE 1998

La demostración estuvo a cargo de Nancy O’Donohue, Assistant Vice President, Clinical Information Systems de New York City Health and Hospitals Corporation.

La misión del New York City Health and Hospital Corporation (HHC) es proveer servicios de cuidados de la salud de la mayor calidad a los residentes de la Ciudad de Nueva York de manera humana y respetuosa independientemente de su capacidad de pago.

Para llevar adelante su misión, HHC promueve el mejor significado de salud: bienestar físico, mental y social. HHC trabaja en sociedad con los pacientes y sus familiares, con las diversas comunidades a la que sirve y con otros proveedores de los cuidados de la salud para mejorar en forma continua los cuidados de la salud de la Ciudad y sus residentes.

En la declaración de su misión HHC tiene como premisas ser un sistema de cuidados de la salud bien administrado y el cual está posicionado para proveer un cuidados completo y continuo sistema de cuidados de la salud focalizado en la comunidad dentro de un ambiente de gerenciamiento de la salud. Los elementos del sistema interactúan suave y eficientemente para el logro de la misión de HHC.

HHC seguirá siendo un catalizador para el mejoramiento de la salud de las comunidades de la ciudad de Nueva York. Se llevará a cabo por la influencia de las políticas públicas, la provisión de educación clínica la conformación de socios con los colegas en los sectores médicos, de servicios humanos y de los negocios.

La New York City Health and Hospital Corporation es una corporación pública a cargo de los Hospitales Municipales de la Ciudad de Nueva York. Posee los siguientes efectores con 8278 camas y un porcentaje ocupacional del 88.4 % y utiliza el Sistema Informático para Salud Ulticare con la interconexión en red de sus efectores.

Durante 1997 tuvieron 5.045.751 consultas externas, 924.842 consultas en los servicios de emergencias y 275.362 cuidados domiciliarios y 38.699 cirugías ambulatorias.

SISTEMAS DE INFORMACION DEL NEW YORK CITY HEALTH & HOSPITAL CORPORATION (NYCHHC)

DATOS DEL SISTEMA INFORMATICO DE SALUD ULTICARE

MEJORAS EN LA CALIDAD

La Historia Clínica electrónica orientada al problema está permitida obtenerla desde cada estación de trabajo e incluye:

Listado de los diagnósticos médicos anteriores y actuales y de las alergias que el paciente presentó.

Nómina de los medicamentos que fueron indicados al paciente

Reportes de los análisis realizados y de los que están pendiente de resultados

Las órdenes son entradas directamente por los médicos que solicitan los estudios y los proveedores (del laboratorio) que realizan los estudios:

Las órdenes son comunicadas inmediatamente

El error por transcripciones es eliminado

Son sugeridas las opciones de las dosis de la medicación

Las órdenes son legibles

Es chequeada la interacción droga-droga y droga-alergia

Respaldo de decisiones:

Las desviaciones de lo normal son resaltadas

Las solicitudes de urgencia son enviadas en forma inmediata al Laboratorio para su realización

Los resultados de los análisis son mostrados más claramente y se visualizan las tendencias

Es reducido el tiempo de retorno de los resultados de los análisis

Posibilita la mejora continua de la calidad:

Los datos son coleccionados como un subproducto de la documentación de los cuidados

La efectividad de varios tratamientos puede ser evaluado

La adhesión a estándares puede ser monitoreada.

Hechos que mejoran la eficiencia y la calidad de los cuidados de los pacientes

La Historia Clínica electrónica orientada al problema está permitida obtenerla desde todos los sitios:

La lista de problemas de cada paciente recuerda cada uno de los diagnósticos efectuados al paciente que impactan sobre las decisiones de los cuidados. Las alergias son registradas una sola vez y siempre son recordadas.

Cualquier punto de encuentro que ocurra en internación, emergencia o consulta ambulatoria es grabado en la misma Historia Clínica.

La Historia Clínica de cada paciente tiene el listado del plan de tratamiento existente y ayuda a las decisiones en las consultas ambulatorias.

Las órdenes de los cuidados son entradas y firmadas por los médicos responsables:

Las órdenes de los médicos son entradas por medio de la selección de menues numerados, tipeando abreviaciones o entrando un nombre parcialmente (con algunas letras seguidas de un guión)

Un set de órdenes puede ser definida para un diagnóstico o para un evento. Por ejemplo para tromboflebitis, admisión a cirugía o pre-operatorio.

Pueden ser requeridas respuestas a preguntas específicas para solicitar análisis o para interpretar resultados. Por ejemplo qué análisis debe ser realizado o sus indicaciones según una patología.

Ordenes asociadas aseguran una apropiada preparación antes de solicitar turno para un análisis, evitando cancelaciones de turnos. Por ejemplo preparación intestinal (dieta de bajos residuos) previo a una enema de bario para Rx.

Las comunicaciones son automáticas e inmediatas:

Las órdenes son inmediatamente enviadas a todos los departamentos afectados. Por ejemplo: a la dietista, a quien transporta al paciente, al equipo de medicación intravenosa, etc.

A cada empleado que utiliza el sistema clínico de le provee de Correo electrónico.

Toda nueva orden para un paciente internado en enviado a la Jefa de Enfermería para su conocimiento. La Jefa de Enfermeras de turno firma por lo menos una vez cada hora las novedades.

Los errores y las pérdidas de tiempo son reducidos:

Las dosis usuales para cada medicación son mostradas en pantalla cuando son ordenadas reduciendo la medicación de dosis erróneas. Puede haber mensajes de uso restringido o de indicaciones específicas. Las alternativas menos costosas pueden ser sugeridas por el sistema.

Las interacciones de drogas y de drogas - alergias y las duplicaciones terapéuticas son mostradas reduciendo las reacciones adversas de los medicamentos.

Los errores de transcripciones y los problemas de ilegibilidad son eliminados.

La pérdida de comidas es mejorada dado que se notifica no enviar comidas a los pacientes que no pueden comer.

Las normas se hacen cumplir, dado que aparecen como recordatorios:

El progreso de los pasos clínicos seguidos son controlados en su progresos con los planes de cuidados sugeridos.

Las normas o protocolos del tratamiento de las enfermedades pueden estar documentadas y ser presentadas a todos los usuarios.

Normativas establecidas pueden ser generadas por el sistema y recordadas en distintos puntos de encuentro del paciente, por ejemplo:

- si es invierno y el paciente es mayor de 70 años y no es alérgico al huevo entonces le recuerda al médico que le indique una vacuna contra la gripe.

- si el paciente es anotado para cirugía a las 8.00 de la mañana y no está recibiendo antibióticos, entonces recuerda indicarle para administrar antibióticos a las 6.00 de la mañana.

Recuerda los futuros análisis necesarios y el seguimiento de los cuidados efectuados puede ser entrado como texto libre.

Es disminuido el trabajo en papel

Los resultados de los análisis son consultados en-línea reduciendo las impresiones en papel de los reportes.

Las órdenes en-línea reducen los formularios de solicitud pre impresos

Las prescripciones de medicamentos con los datos del paciente son automáticamente generadas para la firma del médico.

Son resaltadas las desviaciones de lo normal

Los resultados anormales de Laboratorio son resaltados en video inverso con el  rango normal para sexo y edad a su lado.

Los resultados de los análisis solicitados en pacientes internados, en consultas en guardia o en consultorios externos son grabados en un único registro del paciente.

Las listas de trabajo son organizadas para cada usuario

Las órdenes son organizadas en listas de trabajo para cada proveedor para todos los pacientes que tiene asignados. Las listas de trabajo de las enfermeras muestran los signos vitales, las medicaciones y los tratamientos efectuados para cada uno de los pacientes que tienen a su cargo.

La lista de trabajo del hemoterapeuta muestra la sangre que debe ser dada a cada paciente organizada por órdenes de prioridades.

Los distintos items son recordados en las listas de trabajo hasta que son efectuados para asegurarse que los mismos no sean olvidados.

La documentación está estandarizada

Las preguntas importantes son desplegadas en el sistema y las respuestas típicas están previamente definidas para hacer un uso consistente de la terminología. Por ejemplo en la admisión de un paciente al definir el grado de conciencia del mismo el sistema ofrece las alternativas de: alerta, confuso, estuporoso, inconsciente y no reactivo.

Hallazgos anormales pueden ser enviados a los profesionales para ser revisados en la cola de espera de los mensajes.

Textos pre hechos pueden ser definidos como notas estándar, con lugares en blanco para ser llenados. Por ejemplo: Fue realizada una punción lumbar, con el paciente recostado sobre su lado _______________  se efectúo una inyección de  _____ cc de anestésico local ______________ que fue administrado en el sitio de la punción ....................

Las instrucciones del plan de cuidados pueden ser impresas y entregadas al paciente.

La codificación de las prácticas y la productividad pueden ser monitoreadas

La codificación de los diagnósticos, de los procedimientos y lo producido por los profesionales mejora la calidad de los datos para la facturación, para el seguimiento de la producción y la evaluación del costo - efectividad.

Los diagnósticos efectuados por los médicos pueden ser comparados.

Permite el mejoramiento continuo de la calidad

Permite la auditoría orientada al problema y el seguimiento a través del tiempo.

Distintos protocolos de tratamiento pueden ser comparados por efectividad y costo. Análisis, medicaciones y referencias pueden ser documentados con informes periódicos. ¿Si es realizada una cirugía de cadera para reducir el dolor y mejorar la independencia funcional del paciente, ocurre efectivamente que ese resultado post operatorio efectivamente demuestra que los resultados de la operación son los conseguidos?

Una base de datos para investigación es obtenida como un subproducto de la documentación clínica

Todos los diagnósticos, análisis, tratamientos, medicaciones y resultados obtenidos pueden ser guardados y ser obtenidos luego para interrogantes futuros. Un estudio reciente sugiere que la tasa de sobrevida a cinco años de pacientes operadas de cáncer de mama fue diferente para aquellas mujeres que tuvieron su cirugía durante la primera mitad de su ciclo menstrual que las que la tuvieron en la segunda mitad. En el futuro, podremos simplemente consultar a la base de datos y extraer información de todas las pacientes con diagnóstico de cáncer de mama y evaluar la sobrevida según la fecha de la operación y la fecha de su último período menstrual.

VISITA DE EVALUACION EFECTUADA AL JACOBI MEDICA CENTER. 

HOSPITAL MUNICIPAL DEL BRONX. NUEVA YORK. EE. UU.

MAYO DE 1998

Se observó in situ el funcionamiento del sistema informático hospitalario que había sido mostrado en el New York City Health and Hospital Corporation que es la oficina desde donde se monitorea el funcionamiento del sistema que interconectará a los 16 hospitales públicos de la Ciudad de Nueva York antes mencionados.

Se constató en terreno el funcionamiento del mismo, visitando consultorios externos de distintas especialidades, sectores de internación, el sector de emergencias, laboratorio y farmacia. Se observó también los puestos de dación de turnos y los puestos de enfermería. En todos los sectores el sistema funciona en red y los datos son ingresados por el personal habitual que desempeña sus tareas. Administrativos, enfermeras, técnicos, farmacéuticos y médicos efectúan en el punto de contacto el ingreso de los datos correspondientes a los pacientes. 

Todo el personal consultado manifestó que fue fácil el aprendizaje de la herramienta informática y algunos de ellos necesitaron un solo día para aprender a manejar el sistema en lo que compete a su área de trabajo.

Pudimos observar un Centro de Entrenamiento con 22 computadoras personales que se utiliza para el adiestramiento del personal en los distintos módulos del sistema informático del Hospital. Tienen previsto tres días de capacitación por persona pero generalmente es necesario menor tiempo pues se aprende en una o dos sesiones.

En el sector de internación del Servicio de Pediatría fue invitada a mostrarnos el sistema una médica pediatra argentina, con la cual tuvimos oportunidad de profundizar aún más nuestra requisitoria respecto a las bondades o no del sistema. La médica manifestó también su conformidad con el uso del mismo e hizo hincapié en la implementación gradual del mismo, no utilizandolo todavía en todo su potencial, pues se va informando de los diferentes módulos según las necesidades crecientes que va solicitando.

Operativamente el sistema está funcionando. Es parametrizable y tiene en cuenta para la clasificación internacional de enfermedades al ICD 9 o ICD 10 de la OMS. Para la terminología médica utiliza los parámetros del Massachusetts General Hospital de Boston que ya es tomado por los distintos efectores de salud de los EE. UU. convirtiéndose así en un estandar para los distintos sistemas de gestión hospitalarios.

Se pudo observar en funcionamiento en la Farmacia del Hospital un robot que despacha los medicamentos prescriptos por los médicos y que trabaja en forma interrelacionada con el sistema informático del Hospital. Tiene la posibilidad de despachar 160 medicamentos en forma de monodrogas. Hay 100 robots de este tipo funcionando en los EE. UU. En el Hospital Jacobi hace 2 años que funciona y lleva despachados 300.000 recetas con cero error.  

ASPECTOS FUNDAMENTALES A CUBRIR POR LOS SISTEMAS INFORMATICOS

Administración y Gestión de Pacientes:

A fin de recolectar información sobre la administración y gestión de pacientes se deberán analizar los puestos de trabajo que se deberán informatizar según los circuitos que deben seguir los pacientes que solicitan prestaciones a los Hospitales y Centros de Salud, los registros que se confeccionan y la información que se genera a partir de ellos, para lo cual se tendrá en cuenta:

¨    Nivel General:

·      Oficina de información y orientación al público.

·      Instructivo para los pacientes: derechos y obligaciones. Procedimientos, normas, reglamentaciones. Oficina de reclamos, quejas y sugerencias.

¨    Oficina Consultas Ambulatorias:

·      Normas para otorgamiento de turnos. Formularios

·      Ubicación de la oficina y de los consultorios. Accesos.

·      Número de puestos de atención, salas de espera para pacientes.

·      Horarios de atención.  Información al público.

·      Información y documentación recabadas.

·      Registros efectuados: ficheros por paciente, alfabético, por número de historia clínica, por cobertura.

·      Apertura de Historia Clínica.

·      Otorgamiento de turnos para consultorios externos programados y espontáneos.

·      Número de pacientes por sesión médica. Grado de cobertura de la demanda. Demoras.

·      Distribución y recolección de Historias Clínicas.

·      Información estadística.  Formularios utilizados. Instructivos.

¨    Oficina de Admisión:

·      Normas para admisión, alta y transferencia interna y externa de pacientes. Formularios.

·      Ubicación de la oficina. Accesos.

·      Número de puestos de atención. Privacidad.

·      Horarios de atención. Urgencias.

·      Información y documentación recabada.

·      Registros efectuados: ficheros alfabéticos, por número de historia clínica, por cobertura.

·      Apertura de Historia Clínica.

·      Disponibilidad de camas. Censo diario.

·      Alta de pacientes. Horarios. Disposición de historias clínicas. Gestión.

·      Información estadística. Formularios. Instructivos.

¨    Centro quirúrgico / obstétrico:

·      Accesos al Centro.  Salas de espera para familiares.

·      Programa y horario diarios de actividades. Grado de cumplimiento.

·      Información brindada al paciente sobre normas generales de aplicación en el centro, profesionales actuantes, procedimientos a realizar y riesgos involucrados. Autorización escrita.

·      Información registrada  en relación con el paciente, los profesionales actuantes, los procedimientos realizados y complicaciones o accidentes intraquirúrgicos o postquirúrgicos inmediatos.

·      Información estadística. Formularios. Instructivos.

¨    Servicio de Guardia:

·      Ubicación. Accesos y salas de espera para pacientes y familiares ambulatorios y transportados por ambulancias.

·      Registro de pacientes ambulatorios.  Demoras. Formularios

·      Procedimiento para la internación, alta o traslado a otro servicio, de pacientes. Información y documentación requeridas. Formularios. Instructivos.

·      Información registrada. Formularios.

·      Atención del paciente y familiares: Información suministrada.

¨    Servicios Generales de Diagnóstico y Tratamiento:

·      Ubicación. Accesos. Sala de espera.

·      Locales para pacientes ambulatorios: vestuarios, toma de muestras.

·      Locales de espera para pacientes en camillas.

·      Otorgamiento de turnos: centralizada o descentralizada.  Horarios. Grado de cobertura de la demanda. Demoras.

·      Información y documentación requerida.

·      Información registrada. Información estadística: formularios, instructivos.

·      Información brindada al paciente sobre estudios a realizar, procedimientos, preparación previa requerida, etc. Instructivos.

·      Entrega de informes: centralizada o descentralizada.

¨    Hoteleria. Relaciones Humanas:

·      Habitaciones individuales o compartidas (número de camas adecuado). Sanitarios individuales o compartidos.

·      Salas de estar de pacientes y familiares. Comedor.

·      Nivel de confort: amoblamiento, decoración, ropa blanca, iluminación, ventilación, control de temperatura, higiene personal y ambiental, alimentación: presentación, variedad, temperatura adecuada, vajilla, etc.

·      Responsable del confort de los pacientes y los familiares. Visitas: frecuencia.

·      Encuestas de satisfacción. Registro de quejas y sugerencias. Relación con el personal profesional, enfermería, técnico y otros.

·      Información brindada a los pacientes y familiares. Derechos y obligaciones, Normas de comportamiento.

·      Registro de la información obtenida. Información estadística: formularios, instructivos.

¨    Mantenimiento de edificios, instalaciones y equipos:

·      Ubicación. Accesos. Locales y herramientas informáticas.

Personal disponible: número y capacitación.

·      Complejidad del servicio. Programación de actividades. Mantenimiento preventivo, correctivo. Control de gestión.

·      Solicitud de servicios:  formularios, seguimiento, realización. Demoras.

·      Registro de actividades. Información estadística: formularios, instructivos.

·      Pedido, suministro y depósito de insumos: formularios, instructivos.

·      Recursos magnéticos que se utilizan. Análisis de las necesidades según las cargas de trabajo.

Administración General:

·      Implementación de las herramientas informáticas necesarias para llevar adelante las gestiones de las oficinas de Recursos Humanos, Compras, Contaduría, Contable, Tesorería, Patrimonio, Servicios Generales y de todas aquellas áreas que hacen al funcionamiento administrativo de los efectores públicos de salud.

Servicios Intermedios:

·      Diagnóstico por Imágenes, Laboratorio, Farmacia, Hemoterapia, Anatomía Patológica

MANUAL DE FUNCIONES Y MISIONES

DEL SERVICIO DE INFORMATICA BIOMEDICA

MISION:

Administrar la red informática hospitalaria en su sentido más integral: habilitación de usuarios, capacitación continua de los mismos sobre el uso de los recursos del sistema, definición de niveles de seguridad y acceso a la información y monitoreo del funcionamiento adecuado de la red.

FUNCIONES:

1. Entender en la seguridad, confiabilidad y confidencialidad del manejo de la información, garantizando el respaldo necesario de los datos para evitar cualquier suspensión, demora o pérdida que pueda ocasionarse por la dependencia funcional que un sistema informatizado implica.

2. Entender y participar en el desarrollo y mejoramiento de los sistemas informáticos y del flujo de información en el cual se basan.

3. Entender y participar en el desarrollo y mejoramiento de los sistemas informáticos de comunicaciones, correo electrónico e Internet.

4. Facilitar a los demás Servicios la utilización del sistema.

5. Entender en la elaboración de normas técnicas y administrativas a las cuales se ajustarán los usuarios para el uso de los recursos de la red (políticas y estrategias de resguardo de información, antivirus, aportes técnicos, adquisición de nuevos software, etc.)

6. Brindar capacitación y soporte a los usuarios del sistema.

7. Entender en la aplicación y supervisión del cumplimiento de las disposiciones legales, administrativas y reglamentarias sobre el particular. Decretos Provinciales y toda otra directiva general que emane de la Dirección Provincial de Informática o la Dirección correspondiente del Ministerio de Salud.

8. Fiscalizar la utilización adecuada y racional de los recursos.

9. Fiscalizar el cumplimiento de las leyes vigentes sobre licencias de software.

10. Entender en la elaboración del presupuesto del Servicio, participando en los análisis y consolidación de los requerimientos del Sector para su mantenimiento, actualización y desarrollo.

11. Prever y controlar la utilización de insumos no renovables (papel, cintas, cartuchos de tinta, etc.)

12. Ejercer una interrelación permanente y fluida con los otros Jefes de Servicio y brindar apoyo a las necesidades de los mismos.