หนี้สินหมุนเวียน

หนี้สินหมุนเวียน (Current Liabilities) รายการที่สำคัญ ได้แก่

• เงินเบิกเกินบัญชีและเงินกู้ยืมจากธนาคาร

• เงินกู้ยืมจากบริษัทการเงิน

• เจ้าหนี้การค้า และตั๋วเงินจ่าย

• ส่วนของหนี้สินระยะยาวที่ถึงกำหนดชำระภายในหนึ่งปี

• ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย

• ภาษีเงินได้ค้างจ่าย

ปัญหาสำคัญเกี่ยวกับการตรวจสอบหนี้สินหมุนเวียน ได้แก่ การตรวจสอบว่าหนี้สินต่างๆ ได้นำมาลงบัญชีไว้โดยครบถ้วนแล้ว เพราะการผิดพลาดในเรื่งอนี้นอกจากทำให้หนี้สินหมนเวียนที่ปรากฏในงบดุลต่ำกว่าเป็นจริงแล้ว ยังอาจเป็นผลให้ค่าใช้จายไม่ครบถ้วนและกำไรสุทธิสูงกว่าความเป็นจริงด้วย

ความยุ่งยากของการตรวจสอบหนี้สินหมุนเวียน ขึ้นอยู่กับระบบบัญชีที่กิจการใช้อยู่ คือถ้ากิจการลงบัญชีตามเกณฑ์เงินสด สินค้าที่ซื้อหรือค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจะปรากฏในบัญชีต่อเมื่อจ่ายเงินเท่านั้น ไม่มีการบันทึกหนี้สินหมนเวียนไว้ในบัญชีแต่อย่างใด กิจการบางแห่งบันทึกหนี้สินหมุนเวียน เฉพาะที่เกี่ยวกับการซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อและการสั่งสินค้าจากต่างประเทศ โดยลงรายการในสมุดรายวันซื้อจากต่างประเทศโดยลงรายการในสมุดรายวันซื้อ แต่ไม่บันทึกค่าสิ่งของหรือบริการที่ยังไม่จ่ายเงิน กิจการขนาดใหญ่ที่ใช้ระบบใบสำคัญ จะมีการบันทึกเจ้าหนี้และค่าใช้จ่ายค้างจ่ายไว้เกือบสมบูรณ์

วัตถุประสงค์การตรวจสอบหนี้สินหมุนเวียน

1. เพื่อให้มีการบันทึกหนี้สินที่เกิดจากการซื้อสินค้าและการกู้ยืมเงินโดยครบถ้วน และติดตามว่าได้มีการรับสินค้าหรือรับเงินสอดคล้องกับหนี้สินที่เกิดขึ้น โดยเฉพาะในช่วงเวลาก่อนวันสิ้นปีและภายหลังวันสิ้นปี

2. เพื่อให้มีการบันทึกค่าใช้จ่ายค้างจ่ายต่างไ อันเกิดจากหนี้สิน หรือค่าใช้จายในการดำเนินงานโดยครบถ้วน และคำนวณความถูกต้องของจำนวนที่ตั้งค้างจ่าย

3. เพื่อให้ทราบจำนวนเงินที่รับล่วงหน้าจากลูกค้าว่าเป็นเงินที่ได้รับจริง และเป็นส่วนที่กิจการจะต้องส่งมอบสินค้าหรือเสนอบริการให้ในภายหน้า

4. ตรวจสอบว่าหนี้สินกับบริษัทในเครือและบริษัทร่วมเกิดข้นจากรายการค้าที่เกี่ยวเนื่องกัน และมียอดคงเหลือถูกต้องตรงกัน

5. ตรวจสอบเพื่อให้ทราบว่ามีสินทรัพย์รายการใดของกิจการที่ใช้เป็นหลักประกันหนี้สินหมุนเวียน เพื่อเปิดเผยภาระผูกพันเหนือสินทรัพย์ไว้ให้ทราบ

6. เพื่อให้แน่ใจว่าหนี้สินของกิจการ ที่มีลักษณะเป็นหนี้สินหมุนเวียนได้แสดงรายการในงบการเงินเป็นหนี้สินหมุนเวียนอย่างครบถ้วน ส่วนหนี้สินระยะสั้นที่แปรสภาพเป็นหนี้สินระยะยาวแล้ว ได้แยกออกจากหนี้สินหมุนเวียน

การควบคุมภายใน

การควบคุมภายในที่สำคัญ ได้แก่ การแบ่งแยกหน้าที่ระหว่างการสั่งซื้อ การรับของ การลงรายการหนี้สิน และการจ่ายเงิน ส่วนการกำหนดหน้าที่และวิธีปฏิบัติงานควรมีดังต่อไปนี้

1. การสั่งซื้อ เมื่อแผนกจัดซื้อสั่งซื้อสินค้าหรือวัสดุ ควรมีใบสั่งซื้อที่มีเลขที่กำกับส่งไปยังผู้ขาย 2 ฉบับ เพื่อเป็นหลักฐานแสดงปริมาณและรายการสินค้าหรือวัสดุที่กิจการต้องการ ผู้ขายเก็บต้นฉบับใบสั่งซื้อไว้และส่งคู่ฉบับแนบมากับบิลเก็บเงิน แผนกจัดซื้อ ควรส่งใบสั่งซื้อฉบับหนึ่งให้แผนกบัญชีเพื่อรวบรวมไว้ใช้ตรวจสอบกับบิลเก็บเงินของผู้ขายและใบรับของ

2. การรับของ หน้าที่ตรวจรับของควรแยกตางหากจากแผนกจัดซื้อ เพื่อให้การรับของได้เป็นไปโดยต้องตามปริมาณและรายการสินค้าหรือวัสดุที่กิจการต้องการ ผู้ขายเก็บต้นฉบับ กิจการบางแห่งให้คลังสินค้าเป็นผู้ตรวจรับของ เมื่อรับของเสร็จเรียบร้อยแล้วควรให้ผู้ตรวจรับจัดทำใบรับของที่มีเลขที่กำกับให้แก่ผู้ขาย ถ้ามีการส่งของคืนให้ผู้ขายในภายหลัง ควรจัดทำใบหักหนี้ที่มีเลขที่กำกับ ส่งไปยังผู้ขายพร้อมกับของ แล้วมีคู่ฉบับให้แผนกบัญชีลงรายการหักหนี้ทันที เพื่อป้องกันมิให้จ่ายเงินแก่เจ้าหนี้เกินจำนวนที่เป็นหนี้

3. การบันทึกหนี้สิน เมื่อแผนกบัญชีได้รับบิลจากผู้ขาย ต้องตรวจสอบความถูกต้องของปริมาณและรายการขอสินค้ากับวัสดุที่ซื้อ โดยเปรียบเทียบกับใบสั่งซื้อและใบรับของที่ได้รับไว้แล้ว รวมทั้งตรวจสอบความถูกต้องของจำนวนเงินแต่ละรายการและจำนวนเงินรวมด้วย การบันทึกหนี้สินไว้ในบัญชีขึ้นอยู่กับระบบบัญชีที่ใช้ดังได้กล่าวแล้วในตอนต้น คืออาจบันทึกหนี้สินตามระบบใบสำคัญ หรือลงรายการซื้อต่อเมื่อชำระเงินแล้วเท่านั้น เมื่อบันทึกหนี้สิน หรือก่อนจ่ายเงินควรมีการอนุมัติรายการหนี้สิน หรือรายการจ่ายเงินนั้นโดยมีหลักฐานประกอบอย่งครบถ้วนเพื่อป้องกัมิให้มีการจ่ายเงินช้ำ ทุกวันสิ้นเดือน ควรให้แผนกบัญชีจัดทำรายละเอียดหนี้สินหรือเจ้าหนี้รายตัวให้ได้ยอดรวมตรงกับบัญชีคุมยอดด้วย ถ้าได้รับใบแจ้งหนี้ประจำเดือนจากเจ้าหนี้ ควรตรวจสอบกับใบสำคัญค้างจ่ายหรือบัญชีเจ้าหนี้รายตัวให้ถูกต้องด้วย

วิธีการควบคุมภายในที่สำคัญเกี่ยวกับเจ้าหนี้และค่าใช้จ่ายค้างจ่ายอาจสรุปได้ดังนี้

1. มีระเบียบเกี่ยวกับการจัดซื้อและการอนุมัติจ่ายเงิน ให้มีการออกใบสั่งซื้อโดยมีเลขที่กำกับสำหรับการซื้อทุกราย มีการตรวจรับของที่ซื้อ และตรวจสอบราคาของที่ซื้อให้ถูกต้องก่อนมีการอนุมัติจ่าย ผู้ที่ทำหน้าที่เกี่ยวกับการสั่งซื้อ การรับของ การลงบัญชีและการจ่ายเงิน ควรให้เป็นอิสระจากกัน

2. กำหนดวิธีการบัญชีเกี่ยวกับการบันทึกหนี้สินให้เหมาะสมกับกิจการ เช่นใช้ระบบใบสำคัญสำหรับกิจการขนาดใหญ่ เป็นต้น ทุกเดือนจะต้องทำรายละเอียดหนี้สินให้ตรงกับบัญชีคุมยอด

3. ตรวจสอบใบแจ้งหนี้ของเจ้าหนี้ให้ตรงกับบัญชี

4. ควรคุมการส่งคืน ให้มีการหักหนี้กับเจ้าหนี้โดยครบถ้วน และติดตามยอดเดบิตในบัญชีเจ้าหนี้เพื่อให้ได้เงินคืนหรือหักหนี้โดยเร็ว

5. มีการปรับปรุงค่าใช้จ่ายค้างจ่ายเป็นประจำทุกเดือน

ในกรณีตั๋วเงินจ่ายทั้งเพื่อการกู้เงินระยะสั้นหรืเพื่อการสั่งซื้อสินค้าจากต่างประเทศ ควรมีวิธีการควบคุมภายในดังต่อไปนี้

1. กำหนดชื่อกรรมการบริษัทผู้มีอำนาจลงนามผูกพันบริษัทในการกู้เงินหรือลงชื่อในตั๋วเงินให้แน่นอน

2. จัดทำทะเบียนตั๋วเงินแสดงรายละเอียดเกี่ยวกับตั๋ว เช่นเลขที่ตั๋ว จำนวนเงินในตั๋ว วันถึงกำหนด อัตราดอกเบี้ย และหลักประกัน เป็นต้น

3. กำหนดวิธีการบัญชีเกี่ยวกับการบันทึกหนี้สินตามตั๋วเงินค่าสินค้า ให้แสดงหนี้สินทันทีที่มีการรับรองตั๋งเงิน ไม่ควรรอไว้จนถึงกำหนดชำระเงินตามตั๋ว

4. มีการตรวจสอบรายละเอียดให้ตรงกับบัญชีคุม และปรับปรุงดอกเบี้ยจ่ายล่วงหน้าและดอกเบี้ยค้างจ่ายเป็นประจำทุกเดือน

วิธีการตรวจสอบเจ้าหนี้การค้าและซื้อสินค้า

1. เปรียบเทียบรายละเอียดเจ้าหนี้ ณ วันสิ้นปีให้ตรงกับบัญชีคุมยอดเจ้าหนี้

2. ตรวจสอบรายการซื้อเชื่อ

3. ตรวจสอบรายการชำระหนี้

4. ตรวจตัดยอดซื้อ

5. ตรวจสอบใบแจ้งหนี้

6. ตรวจสอบบัญชีหนิ้สนกับบริษัทในเครือ

7. ตรวจสอบรายการต้นปีใหม่

8. สอบสวนยอดเดบิตในบัญชีเจ้าหนี้

9. ยืนยันยอดเจ้าหนี้

10. หนังสือรับรองหนี้สิน

วิธีการตรวจสอบหนี้สินหมุนเวียนอื่นๆ

เงินเบิกเกินบัญชี และเงินกู้ยืมจากธนาคาร

เงินเบิกเกินบัญชีธนาคาร จะมียอดคงเหลือเป็นยอดเครดิตและต้องเสียดอกเบี้ยให้แก่ธนาคาร การตรวจสอบควรดูหนังสือขอเบิกเกินบัญชีกับธนาคารเพื่อให้ทราบวงเงินที่อาจเบิกได้ การลงนามสั่งจ่ายเงินและอัตราดอกเบี้ย และควรสอบทานการคำนวณดอกเบี้ยของธนาคารโดยประมาณและปรับปรุงดอกเบี้ยจ่ายของเดือนสุดท้าย

เงินกู้ยืมจากธนาคาร ให้ตรวจสอบสัญญากู้ยืมเงินกับรายการรับเงินกู้และบันทึกหนี้สิน รายการจ่ายคืนเงินกู้และยืนยันยอดเงินกู้คงเหลือ ณ วันสิ้นปี คำนวณดอกเบี้ยจ่ายที่จ่ายแล้วและที่ตั้งค้างจ่ายให้ถูกต้อง เงินกู้ยืมจากธนาคารที่ค้างชำระเป็นเงินตราตางประเทศ ให้แปลงค่าเป็นเงินบาทโดยใช้อัตราแลกเปลี่ยน ณ วันสิ้นปี ในกรณีที่กิจการใช้สินทรัพย์เป็นหลักประกันเงินเบิกเกินบัญชีและเงินกู้ยืมจากธนาคาร เช่นเงินฝากประจำ หลักทรัพย์ หรือสินทรัพย์ถาวร ให้ตรวจสอบหลักฐานหลักประกันดังกล่าว เพื่อเปิดเผยข้อมูลเกี่ยวกับสินทรัพย์ที่ใช้เป็นหลักประกันหนี้ด้วย

เจ้าหนี้และเงินกู้ยืมจากบริษัทในเครือและบริษัทร่วม

กรณีซื้อสินค้าหรือมีรายการเกี่ยวพันและกู้ยืมเงินจากบริษัทในเครือและบริษัทร่วม ให้ตรวจสอบหลักฐานประกอลรายการในบัญชีเดินสะพัดระหว่างกัน เพื่อให้ทราบแน่ชัดว่าเป็นรายการที่เกี่ยวกับกิจการจริง และให้ส่งหนังสือยืนยันยอดคงเหลือ ณ วันสิ้นปีกับบริษัทที่เกี่ยวข้องกัน รวมทั้งพิจารณาการจัดประเภทเป็นหนี้สินหมุนเวียนหรือไม่หมุนเวียน

ส่วนของหนี้สินระยะยาวที่ถึงกำหนดชำระภายในหนี่งปี

หนี้สินระยะยาวที่กิจการเป็นหนี้อยู่ เช่นเงินกู้ระยะยาว หุ้นกู้ และเจ้าหนี้ค่าเครื่องจักร ให้ตรวจสอบกำหนดชำระหนี้ว่ามีส่วนใดที่จะถึงกำหนดชำระภายในหนึ่งปี เพื่อนำมาแยกแสดงเป็นหนี้สินหมุนเวียรายการหนึ่ง โดยมีหมายเหตุอ้างถึงรายการภายใต้หัวข้อหนี้สินระยะยาวด้วย

เงินเดือนและค่าแรงค้างจ่าย

การจ่ายเงินเดือนและค่าแรงงานของกิจการต่างๆ อาจมีงวดการจ่ายไม่ตรงกับรอบระยะเวลาบัญชี โดยเฉพาะกิจการอุตสาหกรรมขนาดใหญ่ มักมีความจำเป็นต้องกำหนดงวดการจ่ายให้เหมาะสมแก่การคำนวณต้นทุน หรือให้เหมาะสมแก่การเตรียมการจ่าย ในกรณีเช่นนั้นย่อมมีเงินเดือนและค่าแรงค้างจ่าย ณ วันสิ้นปี จึงจำเป็นต้องปรับปรุงตั้งเป็นค่าใช้จ่ายไว้ การตรวจสอบรายการนี้ ให้สอบถามหลักเกณฑ์ในการคำนวณค้างจ่าย และตรวจสอบการคำนวณ วิธีคำนวณยอดค้างจ่ายที่อาจปฏิบัติได้ก็คือ ใช้อัตราส่วนจำนวนวันในปีปัจจุบันที่ค้างจ่าย เทียบกับจำนวนวันทำงานทั้งสิ้นในงวดการจ่ายเงินนั้น แล้วคูณด้วยยอดเงินเดือนหรือค่าแรงงานของงวดการจ่ายนั้นที่จ่ายในปีใหม่ ก็จะได้ยอดค้างจ่าย ณ วันสิ้นปี

เงินมัดจำ

กิจการรับเงินมัดจำจากลูกค้าเป็นค่าภาชระบรรจุ หรือเป็นส่วนหนึ่งของค่าสินค้าที่จะส่งมอบในภายหน้า หรือรับเงินจากพนักงานเพื่อเป็นการประกันค่าของเสียหาย หรือเพื่อสะสมไว้ซื้อหุ้นของบริษัท เป็นต้น วิธีการตรวจสอบเงินมัดจำ ได้แก่ การเปรียบเทียบรายละเอียดเงินมัดจำในวันสิ้นปีให้ตรงกับบัญชีคุม และการขอยืนยันยอดในกรณีที่เงินมัดจำเป็นจำนวนเงินมาก นอกจากนี้ควรมีการสอบทานวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับการรับและจ่ายคืนเงินมัดจำ แล้วติดตามตรวจสอบรายการรับและจายคืนเงินมัดจำสำหรับระยะเวลาอย่างน้อย 1 เดือน

ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายอื่น

กรณีที่กิจการใช้ระบบใบสำคัญ การบันทึกหนี้สินต่างๆที่เกิดขึ้นทั้งจากการซื้อสินค้า วัสดุ และค่าใช้จ่ายต่างๆ ย่อมกระทำเมื่อเกิดหนี้สินขึ้น ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย ที่ต้องปรับปรุงส่วนใหญ่รวบรวมได้จากใบสำคัญที่ปรากฏในทะเบียนใบสำคัญของปีใหม่ที่เป็นการซื้อของปีเก่า รวมถึงอาจทราบรายการที่ต้องปรับปรุงได้จากสัญญา มติที่ประชุม ใบแจ้งหนี้จากบุคคลภายนอก สมุดเงินสดของปีใหม่

การแสดงรายการในงบแสดงฐานะทางการเงิน

หนี้สินหมุนเวียนควรแสดงในงบแสดงฐานะทางการเงินโดยจำแนกประเภทต่างๆ ตามความสำคัญของรายการภายใต้หมวดหนี้สินหมุนเวียน