ลูกหนี้

ลูกหนี้การค้าของกิจการเกิดจากการขายสินค้าหรือการให้บริการให้แก่ลูกค้าเป็นเงินเชื่อ หรือการให้ชำระค่าสินค้า/บริการได้ในภายหลัง ลูกหนี้ยังหมายความรวมถึงสิทธิเรียกร้องอื่นๆด้วย เช่น เงินทดรองและเงินมัดจำต่างๆ ลูกหนี้พนักงาน ลูกหนี้บริษัทในเครือ

ลูกหนี้ฯจึงมีความสัมพันธ์กับรายได้ของกิจการโดยตรง ลูกหนี้มีกำหนดชำระในระยะเวลาต่างๆกันตามเงื่อนไขที่ตกลงแต่ละราย เช่น 30 วัน 60 วัน กิจการจำเป็นต้องทราบอายุหนี้ เพื่อการจัดประเภทรายการ โดยปกติอายุหนี้มักไม่เกิน 1 ปี จึงจัดประเภทเป็นสินทรัพย์หมุนเวียน

การบันทึกบัญชีลูกหนี้ จุดรับรู้รายการเช่นเดียวกับรายได้ ดูรายละเอียดการรับรู้รายได้ ซึ่งตาม TFRS 15 ได้กำหนดขั้นตอนการพิจารณารายละเอียดไว้ 5 ขั้นตอน (สามารถดูรายละเอียดจากเพจนี้ ในหน้ารายได้) การบันทึกบัญชี โดยเดบิต ลูกหนี้ เครดิต รายได้

การตีราคาบัญชีลูกหนี้

บัญชีลูกหนี้ควรแสดงในงบแสดงฐานะการเงิน ควรแสดงถึงลูกหนี้ที่จะเก็บเงินได้เมื่อถึงกำหนดชำระ ดังนั้นหากคาดว่ามีหนี้จะเก็บไม่ได้ จะต้องมีการประมาณการหนี้สงสัยจะสูญ และแสดงเป็นยอดหักจากบัญชีลูกหนี้

การประมาณจำนวนหนี้สงสัยจะสูญ

วิธีที่นิยมใช้

1. คำนวณเป็นร้อยละของยอดขาย วิธีนี้ จะต้องวิเคาระห์จากประสบการณ์ที่ผ่านมาเกี่ยวกับจำนวนลุกหนี้ที่เก็บไม่ได้ เทียบเป็นอัตราส่วนกับยอดขายคือ

· คำนวณเป็นร้อยละของยอดขายรวม โดยถือว่าการขายเป็นรายการที่ก่อให้เกิดลูกหนี้และอัตราส่วนของการขายสัมพันธ์กับจำนวนหนี้ที่เก็บไม่ได้

· คำนวณเป็นร้อยของยอดขายเชื่อ โดยถือว่าการขายเชื่อสัมพันธ์โดยตรงกับลูกหนี้ ส่วนการขายเงินสดไม่ได้ก่อให้เกิดลูกหนี้แต่อย่างใด

2. คำนวณเป็นร้อยละของยอดลูกหนี้ โดยการวิเคราะห์จากประสบการณ์ที่ผ่านมา วิธีประมาณการคือ

· คำนวณเป็นร้อยละของยอดลูกหนี้ โดยถือว่าอัตราส่วนของจำนวนหนี้สงสัยจะสูญสำหรับลูกหนี้ทั้งหมดจะคงที่

· คำนวณโดยการจัดกลุ่มลูกหนี้ จำแนกตามอายุของหนี้ที่ค้างชำระ ลูกหนี้กลุ่มที่ค้างชำระนาน จะนำมาคำนวณจำนวนหนี้สงสัยจะสูยด้วยอัตราร้อยละที่สูงกว่าลูกหนี้ที่เริ่มค้างชำระเกินกำหนด โดยถือว่าลูกที่ค้างนานมีโอกาสไม่ชำระหนี้ได้มากกกว่า

· คำนวณโดยพิจารณาลูกหนี้แต่ละราย และจะรวมเฉพาะรายที่คาดว่าจะเรียกเก็บเงินไม่ได้เท่านั้นเป็นหนี้สงสัยจะสูญ

อัตราร้อยละที่นำมาใช้ในการประมาณการจะต้องมีการทบทวนและปรับปรุงเสมอ เพื่อให้ใกล้เคียงกับสภาพความเป็นจริงของธุรกิจ

การลงบัญชีตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ โดยเดบิต หนี้สูญ เครดิต ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ

การตัดจำหน่ายหนี้สูญ

เมื่อมีการทวงถามหนี้จากลูกหนี้ถึงที่สุดแล้ว ลูกหนี้ยังไม่ชำระหนี้และกิจการได้มีการดำเนินการเงื่อนไขที่กำหนดในกฏหมายภาษีอากรแล้ว ให้กิจการตัดจำหน่ายลูกหนี้เป็นสูญ โดยเดบิต ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ เครดิต ลูกหนี้

หนี้สูญได้รับคืน

กรณีได้รับคืนจากลูกหนี้ที่ได้จำหน่ายบัญชีเป็นหนี้สูยไปแล้ว หรือสามารถติดตามทวงถามได้ในภายหลัง ให้บันทึกรายการหนี้สูญได้รับคืนดังนี้

1. กรณีการจำหน่ายบัญชีลูกหนี้เป็นสูญเป็นไปตามเกฑณ์กฏหมายภาษีอากร ให้บันทึกรายการหนี้สูญได้รับคืนเป็นรายได้อื่น

2. กรณีการจำหน่ายบัญชีลูกหนี้เป็นสูญเป็นเพียงรายการทางบัญชี ให้กลับรายการที่ได้บันทึกไว้ตอนจำหน่ายบัญชีลูกหนี้ และลงรายการรับชำระหนี้

การจำหน่ายหนี้สูญและหนี้สูญรับคืน ตามกฏหมายภาษีอากร

การจำหน่ายหนี้สูญจากบัญชีลูกหนี้สามารถกระทำได้ต่อเมื่อเป็นไปตามหลักเกณฑ์ วิธีการ และเงื่อนไขที่กำหนดโดยกฎกระทรวง ฉบับที่ 186 (พ.ศ. 2534) : สามารถดูรายละเอียดตามลิงค์

https://www.rd.go.th/publish/2483.0.html

ถ้าได้รับชำระหนี้ในรอบระยะเวลาบัญชีใด ให้นำมาคำนวณเป็นรายได้ในรอบระยะเวลาบัญชีนั้น หนี้สูญรายใดได้นำมาคำนวณเป็นรายได้แล้วหากได้รับชำระในภายหลังก็มิให้นำมาคำนวณเป็นรายได้อีก เช่น ห้างฯ ให้ลูกค้าเช่าซื้อสินค้า โดยมีมูลค่าเช่าซื้อแต่ละรายไม่ถึง 100,000 บาท และลูกค้าและผู้ค้ำประกันได้นำสินค้าไปขายต่อแล้วหลบหนีไป ไม่ทราบที่อยู่แน่นอน ไม่สามารถติดตามได้ และไม่มีทรัพย์สินใด ๆ ที่จะชำระหนี้ได้ โดยห้างฯ ได้มีหลักฐานการติดตามทวงถามให้ชำระหนี้ คือ (1) หนังสือบอกกล่าวทวงถามลูกหนี้ของทนายความและใบตอบรับการส่งหนังสือดังกล่าว ไม่น้อยกว่า 2 ครั้ง แล้วยังไม่ได้รับชำระหนี้ และ (2) รายงานการติดตามและสืบทรัพย์ลูกหนี้โดยมีผู้ใหญ่บ้านหรือเพื่อนบ้านข้างเคียงลงชื่อรับรองกรณีดังกล่าว เมื่อห้างฯ มีหลักฐานการติดตามทวงถามให้ชำระหนี้ดังกล่าวข้างต้นแล้ว ถือได้ว่ามีหลักฐานการติดตามทวงถามให้ชำระหนี้ตามสมควรแก่กรณีแล้ว แต่ไม่ได้รับรับชำระหนี้ และหากจะฟ้องลูกหนี้จะต้องเสียค่าใช้จ่ายไม่คุ้มกับหนี้ที่จะได้รับชำระ ดังนั้น หลักฐานดังกล่าวจึงสามารถใช้เป็นหลักฐานการจำหน่ายหนี้สูญจากบัญชีลูกหนี้ได้

อ้างอิง : https://www.rd.go.th/publish/828.0.html

การแสดงรายการในงบแสดงฐานะทางการเงินและการเปิดเผยข้อมูล

ในงบแสดงฐานะทางการเงินสำหรับธุรกิจทั่วไป ลูกหนี้การค้าแสดงเป็นรายการหนึ่งต่างหากภายใต้สินทรัพย์หมุนเวียน

การแสดงในงบแสดงฐานะการเงิน แสดงยอดลูกหนี้ด้วยยอดสุทธิหรือแสดงไว้ในหมายเหตุประกอบงบการเงิน โดยให้แสดงบัญชีค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญของลูกหนี้เป็นรายการหักจากลูกหนี้ตามประเภทของลูกหนี้ – การค้า/ลูกหนี้อื่น

การตรวจสอบลูกหนี้และขาย

วัตถุประสงค์การตรวจสอบลูกหนี้และขาย

1. เพื่อให้ทราบว่าลูกหนี้คงเหลือวันสิ้นปีมีอยู่จริง และมีหลักฐานการเป็นหนี้โดยสมบูรณ์ รวมทั้งให้ทราบว่ามีลูกหนี้อื่นนอกจากลูกหนี้การค้าประเภทใดบ้าง

2. เพื่อประมาณจำนวนเงินที่จะเก็บจากลูกหนี้ได้ และความเหมาะสมของหนี้สงสัยจะสูญ

3. เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของการตัดยอดขายประจำปีให้สอดคล้องกับการส่งของและให้เป็นไปตามหลักการบัญชี

4. เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของรายการหักหนี้ต่างๆ เช่นการรับคืนสินค้า การให้ส่วนลด และการตัดหนี้สูญ

5. เพื่อประเมินผลการควบคุมภายในเกี่ยวกับการขาย การส่งของ การควบคุมเครดิตและการเก็บหนี้

6. เพื่อให้ทราบภาระผูกพันและหนี้สินที่อาจเกิดขึ้นอันมีต่อลูกหนี้

การควบคุมภายในด้านลูกหนี้และขาย

กิจการที่มีการควบคุมภายในทางด้านลูกหนี้และขายไม่ดี มักจะประสบปัญหาต่างๆเช่น จำหน่ายสินค้าให้ลูกหนี้ที่เครดิตไม่ดีแล้วกลายเป็นหนี้สูญ ไม่มีการติดตามทวงถามหนี้ ปล่อยให้มีลูกหนี้ค้างชำระเกินกำหนดเป็นจำนวนมาก มีการทุจริตยักยอกเงินรับชำระหนี้ไปเป็นประโยชน์ส่วนตัว รวมทั้งลงรายการขายของแต่ละปีคลาดเคลื่อนไปจากความเป็นจริงด้วย ระบบการควบคุมภายในด้านลูกหนี้และการขายมีดังต่อไปนี้

1. มีการแบ่งแยกหน้าที่ระหว่างการควบคุมเครติด การส่งของ การออกบิล การรับเงิน การลงบัญชีลูกหนี้รายตัว และการลงบัญชีคุมยอดลูกหนี้กับบัญชีขาย เพราะถ้าปล่อยให้พนักงานคนหนึ่งรับผิดชอบหน้าที่เหล่านี้หลายหน้าที่แล้ว จะเป็นโอกาสให้เกิดการทุจริตได้ง่าย

2. มีการพิจารณาอนุมัติเครติดของลูกค้าแต่ละคน เพื่อป้องกันมิให้ขายเชื่อแก่ลูกค้ารายหนึ่งรายใดจนเกินฐานะของลูกค้ารายนั้นๆ

3. มีการออกบิลขาบจากหลักฐานใบส่งของ หรือจัดทำบิลขายพ้อมกับใบส่งของเป็นประจำวัน ทั้งบิลขายและใบส่งของจะต้องมีเลขที่เรียงลำดับกำกับทุกฉบับ มีการตรวจสอบความถูกต้องของจำนวนเงินในบิลขายด้วย

4. ให้จัดทำบัญชีลูกหนี้รายตัวแยกต่างหากจากบัญชีคุมยอดลูกหนี้เพื่อพิสูจน์ความถูกต้องขอการลงบัญชี และเพื่อวิเคราะห์อายุหนี้เพื่อให้ทราบว่มีลูกหนี้ค้างชำระเกินกำหนดเป็นจำนวนมากน้อยเพียงใด นอกจากนั้น ทุกสื้นเดือนควรส่งใบแจ้งหนี้ไปยังลูกหนี้ทุกคนเพื่อเป็นการติดตามทวงถามหนี้

5. มีการควบคุมบิลขายที่ยังไม่ได้เก็บเงินเพื่อเป็นหลักฐานในการทวงถามหนี้ และควบคุมบิลขายที่มอบให้พนักงานเก็บเงินแต่ละวัน รวมมั้งจัดทำรายงานการรับเงินจากลูกหนี้ประจำวันด้วย ในกรณีที่ลูกหนี้บางรายชำระหนี้โดยการส่งเช็คธนาคารมาทางไปรษณีย์ ควรมีการควบคุมโดยให้ทำรายงานการรับเงินเช่นเดียวกัน

6. ในกรณีที่ลูกหนี้ชำระหนี้เป็นเช็คลงวันที่ล่วงหน้า ควรเก็บเช็คลงวันที่ล่วงหน้าแยกตามวันที่ในเช็ค โดยไม่ถือเป็นเงินสดจนกว่าจะถึงกำหนดจึงออกใบเสร็จรับเงิน แล้วลงรายการรับเงินในบัญชี ควรมีผู้รับผิดชอบอนุมัติการรับเช็คลงวันที่ล่วงหน้า การขอแลกเช็คหรือต่ออายุเช็ค รวมทั้งรับทราบและติดตามเช็คของลูกค้าที่รับคืนมาด้วย

7. การลดหนี้ด้วยรายการรับคืนหรือให้ส่วนลด ควรจัดทำใบหักหนี้โดยมีอนุมัติทุกครั้งไป ในกรณีที่มีสินค้ารับคืน ควรมีหลักฐานการรับของซึ่งหลักฐานซึ่งคลังสินค้าเป็นผู้จัดทำขึ้นประกอบใบหักหนี้ด้วย เพื่อให้แน่ใจว่ากิจการได้รับสินค้าคืนมาจริงและเป็นสินค้าที่ได้ขายไปแต่เดิม

8. การตัดหนี้สูญต้องได้รับอนุมัติจากคณะกรรมการหลังจากที่ได้มีการติดตามทวงถามจนถึงที่สุดแล้ว และควรรวบรวมเอกสารประกอบลูกหนี้รายตัว ที่ตัดเป็นหนี้สูญนี้ไว้ในแฟ้มเดียวกัน เพื่อติดตามเป็นครั้งคราวว่าลูกหนี้ที่ตัดเป็นหนี้สูญแล้วได้กลับมาซื้อสินค้าของกิจการอีก หรือชำระเงินให้แก่กิจการในภายหลังหรือไม่

9. มีการตรวจสอบภายในเกี่ยวกับลูกหนี โดยเปรียบเทียบลูกหนี้รายตัวให้ตรงกับบัญชีคุมยอด เปรียบเทียบบิลขายที่ยังไม่เก็บเงินกับรายการในบัญขีลูกหนี้รายตัว ดูว่ายอดคงเหลือในบัญชีลูกหนี้รายตัวอยู่ในวงเงินเครดิตหรือไม่ สอบสวนหนี้รายที่ค้างชำระนานเกินสมควร เปรียบเทียบรายการรับเงินกับเงินที่นำฝากเพื่อให้ทราบว่ามีการยักยอกรายรับหรือไม่ รวมทั้งยืนยันยอดกับลูกหนี้ด้วย

วิธีการตรวจสอบลูกหนี้และขาย

1. เปรียบเทียบรายละเอียดลูกหนี้ ณ วันสิ้นปีให้ตรงกับบัญชีคุมยอด

2. วิเคราะห์อายุหนี้

3. ตรวจสอบความเหมาะสมของหนี้สงสัยจะสูญ

4. ยืนยันยอดลูกหนี้

5. ตรวจสอบบัญชีลูกหนี้อื่นๆ

6. ตรวจสอบการตัดหนี้สูญ

7. ตรวจสอบการขายเชื่อ

8. ตรวจสอบการปฏิบัติตามหลักบัญชี

9. ตรวจสอบรายการหักหนี้

10. ตรวจตัดยอดขาย

11. ตรวจสอบลูกหนี้ที่ใช้เป็นหลักประกันและที่โอนขายให้ผู้อื่น