когда стоит выбор между важным делом и срочным делом, мозг стремится выбрать… понятное. Если ни срочное, ни важное дела не понятны мозгу, тогда он с легкостью находит что-то понятное где-нибудь в другом месте. Как правило, этим понятным делом становится просмотр котиков в фейсбуке.
Даниэль Канеман{2[8], гениальный ученый-психолог, в 2002 году получил Нобелевскую премию по экономике, в частности, за то, что опроверг логичность и рациональность человека — предположение, на котором, как на фундаменте, строилась микроэкономика.
простая задача — удержать в голове шесть цифр — существенно уменьшает возможность мыслить и контролировать себя.
Для того чтобы сдержать грубость, тоже нужно мыслетопливо, а если оно практически полностью уходит на запоминание кучи цифр при составлении недельного отчета, то даже невинный на первый взгляд вопрос может вызвать изрядный поток сквернословия.
каждый раз, когда кто-то просит вас сделать что-нибудь, а вы отвечаете «да-да, я запомню», вы тут же очень сильно снижаете свою способность думать.
В любой непонятной ситуации — думай.
Реально взглянуть на свои способности генерировать идеи помогает простое упражнение: в течение дня записывать эти идеи в единый список, по мере их появления в сознании. Это позволит отловить повторы и увидеть общую картину.
Очень часто внушительное количество времени, отведенного на задачу, ничего не говорит о ее реальной трудоемкости, но показывает степень непонимания исполнителем самой постановки задачи. Просто в определенных корпоративных культурах более прилично называть вслух максимально допустимый в этой компании срок (пусть даже не имеющий ничего общего с реальностью), чем задавать уточняющие вопросы или признаться в том, что пока еще не все понятно и требуются дополнительные пояснения.
очень часто это жуть как неэффективно — урывками работать над большими задачами. Безусловно, работать квантами времени по два-три часа в полной тишине намного продуктивнее, но есть ли у вас такая роскошь?
Человеку свойственно жить либо в прошлом, либо в будущем, а находиться здесь и сейчас ему представляется невероятно сложным делом.
Как это типично для нас: мучиться бессонницей из-за мыслей о работе (не обязательно, кстати, негативных), после чего на работе испытывать сложности с выполнением даже простейших задач, так как мы не выспались и голова не соображает.
Самое главное — принять отсутствие легкого пути. Нет волшебного рецепта, совета или афоризма, услышав который вы превратитесь во всемогущего человека.
Выберите точку на стене или листе бумаги и попытайтесь сконцентрироваться на ней. Наше внимание будет скакать из стороны в сторону, но нам ровно этого и надо, не сопротивляйтесь этому, а наоборот — поощряйте. Каждый раз, заметив, что вы отвлеклись от этой точки, запишите, что вас отвлекло, и возвращайтесь обратно к точке. «Так у вас рождается список того, что еще имеет для вас значение и должно быть либо вычищено, либо решено».
пока дело не доделано, оно будет жить где-то в недрах нашего сознания, вызывать беспокойство и потреблять мыслетопливо.
Однако для того, чтобы недоделанное дело перестало нас тревожить, нужно всего лишь сформировать план его выполнения (вовсе не обязательно именно сделать дело; как правило, достаточно понять, как начать его делать),
я вижу массу всевозможных недостатков в формулировках. И главный из них — невозможность начать выполнение задачи без предварительных размышлений, что имеется в виду
Для того чтобы список задач приносил реальную пользу, необходимо, чтобы каждая (реально каждая, без исключений) задача удовлетворяла четырем критериям:
1. Формулировка задачи должна звучать как ответ на вопрос «что нужно сделать?».
2. Формулировка должна начинаться с глагола в неопределенной форме.
3. Задачу можно выполнить, по минимуму используя мышление (в идеале формулировка должна вызывать внутренний возглас: «Да это уже проще сделать, чем записать!»).
4. Задача должна представлять собой первоочередное действие по достижению конечной цели
Также иногда я добавляю критерий «задачу можно выполнить максимум за полчаса». Очень часто неспособность выполнить задачу за небольшой обозримый кусок времени (20–30 минут) свидетельствует не столько о трудоемкости задачи, сколько о слабом понимании того, что конкретно надо сделать.
ключевым элементом любой системы личной эффективности будет внешнее по отношению к мозгу хранение информации, задач, проектов и встреч. При этом мы должны стремиться к такому состоянию, когда эта система хранения является продолжением и расширением нашего мозга, а не его резервной копией.
мы должны научиться регулярно выгружать из нашей рабочей памяти время от времени возникающие в ней мысли и идеи (только в этом случае они освободят место для новых идей).
Наше внешнее хранилище должно включать в себя:
1. Список задач.
2. Список проектов (в популярных программах по управлению списком задач есть возможность вести и проекты).
3. Календарь.
4. Систему хранения справочной информации.
Используйте единый список задач для личных и рабочих дел (как минимум вначале).
Это может звучать несколько странно, но для того, чтобы разделить[47] работу и личную жизнь, их надо смешать в одном списке. Не пытайтесь это понять — просто попробуйте.
Типовой сценарий использования списка задач — бросить на него взгляд и за три-пять секунд понять, что вы можете сделать прямо сейчас.
Win-Left — и две программы «интегрированы»
Неважно, куда вы записываете свои задачи; важно, правильно ли вы их формулируете и насколько регулярно обозреваете.
Для отслеживания еженедельных и вообще периодических задач рекомендую вам использовать подход, подсмотренный в… туалетах бизнес-центров. Наверняка вы обращали внимание на листок с «графиком уборок». Попробуйте сделать точно так же.
Если же у вас больше двух встреч в неделю (учтите, что, например, тренировка — это тоже встреча с собой в спортивном зале), будет лучше вести ваши встречи в календаре.
Фактически календарь — это частный случай справочной информации, где записано, какой конкретно кусочек своей жизни какой конкретно активности я сознательно решил посвятить. Большинству задач из нашего списка все равно, когда вы их сделаете, если это произойдет достаточно быстро.
когда при разборе очередного входящего вы заметили, что в нем содержится какая-то часть справочной информации, надо задать себе два вопроса:
1. Когда (при каких условиях) этот кусочек мне потребуется?
2. Где я, скорее всего, буду его искать в этот момент?
Эти два вопроса — элемент заботы о будущем себе. Постарайтесь сделать так, чтобы будущему вам было чуть проще.
когда при разборе очередного входящего вы заметили, что в нем содержится какая-то часть справочной информации, надо задать себе два вопроса:
1. Когда (при каких условиях) этот кусочек мне потребуется?
2. Где я, скорее всего, буду его искать в этот момент?
Эти два вопроса — элемент заботы о будущем себе. Постарайтесь сделать так, чтобы будущему вам было чуть проще.
Чтобы список задач разгружал наш мозг и не запускал повторные размышления на одну и ту же тему, мы должны ему доверять на подсознательном уровне. А для этого нужно регулярно убеждаться в том, что он а) не утратил своей актуальности и б) содержит все, что нужно сделать.
Еженедельный обзор — очень ответственное мероприятие, поэтому важно проводить его во что бы то ни стало, пусть даже и поверхностно. Лучше провести быстрый двухминутный обзор списка дел (просто внимательно прочитав и обновив, где надо, формулировки задач), чем прокрастинировать основательный, детальный и глубокий анализ.
придерживайтесь одного важного правила: еженедельный обзор должен быть легким и быстрым.
Если вы планировали выполнить задачу за сегодня, но вам это не удалось и при этом вы все равно хотите ее оставить в коробочке «на сегодня», — переформулируйте ее. В психологии есть такое понятие, как «повторяющееся торможение» — неизменной информации уделяется все меньше и меньше внимания[52].
Нередко именно недостаток осмысленности служит причиной долгого откладывания дел.
Тараканы, живущие в нашей голове, не дают нам осознать, что мы сами отвлекаем себя от дела ничуть не реже, чем окружающая действительность. Но если уж бороться с вредными переключениями, имеет смысл начать именно с внутренних.
чрезмерная отзывчивость на просьбы о помощи приводит к истощению мыслетоплива,
Вы можете помочь всем, но так и не выполнить свои обязательства. Как правило, первыми пострадают обязательства перед самим собой: здоровье, уют в доме, саморазвитие и семейная жизнь. Будьте осторожны.
Если вы не можете чего-то избежать — упорядочьте это.
когда вы отправитесь посмотреть, что новенького у ваших друзей, поставьте себе таймер на десять или пятнадцать минут. Когда таймер прозвенит, решите, готовы ли вы продолжать смотреть соцсети или вам уже хватит.
Вы не обязаны весь свой день планировать «помидорами», как это описано в методике, но попробуйте награждать себя в день одним-двумя «помидорами» по 15–25 минут, в течение которых вы полностью посвятите себя конкретной задаче из своего списка, выключив при этом все возможные уведомления,
В любой непонятной ситуации — думай!
Основной подход к работе с проектами будет выглядеть следующим образом:
1. Подумать над проектом и вычислить ближайшую задачу (сформулированную по всем правилам и понятную вашей обезьяне) по проекту.
2. Записать задачу в список задач.
3. Выполнить задачу.
4. Вернуться к п. 1.
Чем раньше мне приходится отвечать на вопросы о сроках, тем больше у меня неопределенности. Чем больше неопределенности, тем больше мне нужно времени для подстраховки. Чем больше времени для подстраховки я заложу, тем больше будет потеряно на эффекте выпрямления сроков.
эффект установки (einstellung effect). Он заключается в том, что наличие у вас какой-то идеи препятствует появлению лучшей идеи
Основное отличие проекта от образа жизни — цели проекта можно достичь одним мощным рывком, пусть и протяженным во времени. Результат же образа жизни достигается при условии равномерного и каждодневного стремления к нему. Очень многое из того, что мы имеем, — результат нашего образа жизни, а не выполненных дел и проектов.
план проекта — это не обязательство, это план. Он может меняться под воздействием обстоятельств или информации, которая вдруг стала нам доступна. А вот задача в списке задач должна быть максимально приближена к обязательству, чтобы над ней не надо было думать, а можно было просто взять и выполнить ее.
скорее всего, каждая проектная задача будет поэтапно распадаться на несколько задач для обезьянки
Для того чтобы успешно справляться с делами и проектами, нам необходимы три вещи:
1. Ви дение конечного результата. В самом начале это видение не обязано быть четким (и уж тем более не обязано быть описанным в соответствии с методом SMART или еще каким-нибудь методом, названным красивой аббревиатурой[92]).
2. Ближайшее целевое состояние. Это уже понятный промежуточный результат.
3. Следующий конкретный шаг, приближающий нас к целевому состоянию, который мы можем добавить в список задач.
Сложность в том, чтобы в каждом конкретном случае определить, действительно ли план четок и понятен или он нужен нам для создания иллюзии определенности, поскольку мы совершенно не готовы признать наличие темных пятен в будущем.
Minimal Viable Product.
Суть метода заключается в том, что ближайшее целевое состояние должно быть выбрано таким образом, что, даже если вдруг по его достижении проект будет завершен или принудительно закрыт, полученный результат все равно может быть использован. Проще говоря, ближайшее целевое состояние представляет собой минимально приемлемый результат, который сам по себе уже несет определенную ценность.
«Рациональный фланёр — это человек, который, в отличие от туриста, пересматривает свой маршрут на каждом шагу, чтобы сделать его зависимым от получения новой информации».
Самое первое, что нужно для выбора, — сделать так, чтобы было из чего выбирать, то есть набрать много вариантов различной степени бредовости.
сфокусированном и диффузном. В сфокусированном режиме мы можем думать о деталях какой-то конкретной идеи, оценивать ее. Но для того, чтобы увидеть все разнообразие идей, нам нужен диффузный режим мышления. В каждый момент времени мы находимся в каком-то одном из них, мало того, мы всегда тяготеем к сфокусированному состоянию.
Первое, что стоит сделать, перед тем как запустить процесс мозгового штурма (режим диффузного мышления), — как можно более четко представить результат (сфокусированный режим).
1. Что надо сделать? Это и есть ваш проект, опишите его одним-двумя предложениями.
2. Чтобы что? Какие выгоды вы ожидаете получить в результате выполнения проекта?
3. Что еще? Что еще, помимо вашего проекта, нужно выполнить, какие ресурсы получить или какие ограничения снять, чтобы проект принес ожидаемые результаты?
4. А не то? Что произойдет, если проект не будет выполнен?
5. И что? Насколько страшны и суровы последствия невыполнения этого проекта?
6. Кому и для чего нужны результаты этого проекта? Кто и как будет их использовать?
7. Как еще можно достичь «чтобы что»? Есть ли пути, альтернативные реализации исходного проекта, но дающие те же (а то и лучшие) результаты?
Следующим этапом будет фаза бредогенерации. Самый простой способ — возьмите чистый лист бумаги, напишите в центре название вашего проекта, обведите его кружочком и начинайте писать и рисовать все, что приходит вам в голову.
основная установка любого мозгового штурма — максимально безоценочное мышление. Мало того, часто бывает, что, казалось бы, бредовая мысль «выдергивает» из нашей головы реально стоящую идею.
Вы действительно хотите тратить лучшее свое мыслетопливо на лягушек? Конечно, нелегко приступать к «ублажителям», когда на вас давит гнет невыполненных «должно быть», но попробуйте посвящать им первые 20–40 минут своего дня
Если задача сформулирована по всем правилам , то стоит прочесть ее формулировку, задать себе вопрос «чтобы что?» и немного задуматься, как ваше сознание подскажет вам ближайший результат выполнения этой задачи. Сам по себе этот результат вряд ли является вашей хотелкой, он тоже нужен вам для чего-то. Представьте этот результат, спросите себя: «Чтобы что?» — и опять задумайтесь. Продолжая задавать себе этот вопрос, вы можете прийти (а можете и не прийти) от задач к одной из ваших «хотелок».
Кто не роет, у того нет норки.
В общем, если вы роете, это не гарантирует вам норку. Но если вы этого не делаете, вам практически гарантировано ее отсутствие.
Для любой системы KPI[127] существует такая стратегия В, что показатели KPI при следовании этой стратегии находятся в зеленой зоне, но при этом сам проект через ж*пу идет в неизвестность.
«Чем больше вы используете метрик, тем чаще вы будете сравнивать себя с другими.
Чем чаще вы сравниваете себя с другими (в вашу пользу или нет), тем хуже делаете себе.
Разница между теоретическим пониманием и пониманием, основанном на собственном опыте, бывает поистине огромной
Устраните практику выдачи необоснованных количественных заданий рядовым работникам и количественных показателей руководителям. Выполнение заданий становится более важным, чем удовлетворение потребителя, и достигается ценой снижения качества.
Если мы за ночь отдохнули, то можем выполнить какое-либо дело в разы (а то и в десятки раз) быстрее, чем когда мы голодны, хотим спать и еще у нас что-нибудь болит.
Если внутренний голос говорит вам, что задача заслуживает больше, чем час, это сигнал задуматься:
1. Все ли, касающееся этой задачи, мне понятно? Мы нередко оцениваем как затратное не то, что реально требует много сил и времени, а то, чего мы не понимаем. А оценка непонятного может содержать в себе ошибку на порядки.
2. Действительно ли эта задача — первый шаг? Может быть, перед тем, как к ней приступить, надо выполнить что-то еще? Если так, тогда это «что-то» должно войти в наш список.
Очень сложный момент в планировании и причина многих бед заключается в том, что мы ставим в план столько задач, сколько нам надо выполнить, а не столько, сколько мы можем выполнить
Закон впихивания состоит из двух частей, эти части также можно назвать первым и вторым законами впихивания.
При попытке впихнуть невпихиваемое:
1) выпихивается ранее впихнутое;
2) уменьшается предел впихиваемости.
если мне будут пытаться впихнуть объем работы, превышающий мой предел впихиваемости, скажем, 12 мозговатточасов, то я уже выполню задач не на 10 мозговатточасов, а на 8 или 7. Чем больший объем работы мне впихивается, тем меньше полезной работы я смогу сделать
Если под многозадачностью мы понимаем одновременное выполнение обезьянопонятных задач из своего списка, то в большинстве случаев это действительно будет неэффективной растратой вашего мыслетоплива (опять же, в большинстве случаев, но не всегда). С другой стороны, одновременное выполнение нескольких дел и проектов — это норма.
Если понаблюдать за собой продолжительное время (неделю или две), вы, скорее всего, увидите, что у вашей производительности есть какое-то среднее значение, но отклонения от этого среднего случаются часто и бывают достаточно сильными — это и есть флуктуации. Наверняка ретроспективно вы сможете объяснить большинство из них: здесь вам неожиданно кто-то позвонил, тут к вам неожиданно кто-то пришел, там у вас что-то неожиданно сломалось. Но вы не сможете предсказать появление подобных отклонений от среднего в будущем.
в тех случаях, когда нам приходится анализировать данные о своей производительности для того, чтобы брать на себя обязательства, нельзя опираться лишь на значение средней производительности — важно еще, насколько наша производительность может отклоняться от этого среднего. Понимание степени разброса нашей производительности поможет оценить буфер, который нужно заложить, чтобы не нарушить обязательств.
давайте представим такой эксперимент. Вам дают игральный кубик, ваша задача — выбросить максимально возможное число. Если выпадет единица и вас за это отругают, следующая попытка, скорее всего, окажется лучше, не так ли? Даже если ругать за выпавшие два очка, то в следующем броске вы также с большой вероятностью покажете лучший результат. На самом деле после неудачного броска вы с большой вероятностью улучшите свой результат вне зависимости от того, похвалят вас или накажут. Но очень часто мы — живые люди — путаем временну ю последовательность событий с причинно-следственной связью:
Понятие «экономия масштаба» хорошо известно тем, кто изучал экономику. Оно означает, что при увеличении числа производимых единиц продукции стоимость производства одной единицы снижается.
Свойством экономии масштаба могут обладать и процесс обработки входящих писем; в этом случае обработать 100 писем за один раз получится проще и быстрее, чем обрабатывать те же 100 писем по одному или небольшими партиями
Хорошую книгу, конечно же, нужно записать в список, но не в список задач, а в особый «список книг, которые по тем или иным причинам могут быть мне интересны». Это пункт первый. Пункт второй: в этот «список потенциально интересных книг» запишите не только саму книгу, но и сведения, позволяющие сохранить те ощущения, благодаря которым вы решили внести эту книгу в список.
иногда нам требуется не забывать делать что-то (регулярно или время от времени) определенным образом. И вот тут нам на помощь приходят чек-листы или списки контрольных вопросов.
Чек-лист помогает стандартизировать процесс выполнения какой-либо задачи или проекта,
Это «список пунктов, которые надо проверить перед тем, как вы начнете думать». Как вы будете формулировать пункты чек-листа — не столь важно; главное, чтобы они были понятны вашей внутренней обезьянке.
Создаете периодическую задачу (ежедневную или несколько раз в неделю) под названием «Посвятить 20 минут разгребанию мелкой фигни»
Сначала начните (хотя бы начните) наводить порядок в личной жизни (я имею в виду не романтическую составляющую, а все, что не касается работы), а потом уже приступайте к рабочим проблемам. Не откладывайте приведение жизни в порядок на «после релиза», «после этого, самого важного проекта» или «когда наконец-то срочное закончится и станет спокойнее». Очень часто нам действительно кажется, что через три-четыре недели должно стать спокойнее. Это происходит потому, что мы не можем видеть так далеко.
Я убежден, что большинство сколь угодно сложных дел (включая написание этой книги) может быть выполнено за несколько относительно небольших шагов, каждый из которых, как правило, не занимает больше 20–30 минут.
выполнять задачи за единый кусок времени часто эффективнее, но этих единых кусков у нас может быть очень мало. И в итоге мы встанем перед выбором: попытаться сделать эффективно, но через три месяца, или сделать не очень эффективно, но за неделю.
Помните о двух постулатах бракодела[168]:
1. Не так сложно исправить то, что ты испортил. Гораздо сложнее исправить то, что ты исправил, не подумав.
2. Исправить то, что получилось в результате бездумного исправления того, что сломал, куда сложнее, чем не ломать изначально.
Одно из возможных решений — уделять еженедельному обзору не больше определенного фиксированного количества времени (например, 15 минут), а для тех пунктов чек-листа, которые вы не успеете пройти за это время, создавать отдельные задачи на неделю. Ключевой момент — ограничить время и ни в коем случае не стараться сделать все сразу и идеально.
Как писал Даниэль Канеман, «ничто в жизни не важно настолько, насколько вам кажется, когда вы об этом думаете».
чем больше вы встревожены, тем более важной и значительной начинает казаться любая мелочь, засевшая в вашей голове.
если значение субъективной минуты меньше, чем 50 секунд, уже нельзя доверять собственным ощущениям срочности — они искажены вызванной чем-то тревожностью[170]. Универсальный совет на этот случай — записывайте в список все задачи. Даже те, на которые, по вашему мнению, уйдет полминуты, даже те, к выполнению которых вы собираетесь приступить немедленно.
время и силы, которые вы смогли «отвоевать» у работы, тратьте только на себя.
Будет очень хорошо, если вы заранее решите, чему посвятите время и силы, которые у вас появятся. Это «что-то» должно быть конкретным и четким (а не просто абстракция вида «проводить больше времени с семьей»), и вы искренне должны этого хотеть (именно вы, а не кто-то для вас значимый).
Перегруза задачами не надо бояться. Просто не удивляйтесь, если за очень продуктивным и ударным днем последует день, на протяжении которого вы будете чувствовать упадок сил и потерю работоспособности, — это нормальное следствие переутомления. Со временем вы научитесь дозировать нагрузку на мозг. Но главное — не забывайте добавлять в свой список задач личные задачи, а конкретнее — те, результат выполнения которых нужен исключительно вам!
отсутствие в вашем списке личных задач в долгосрочной перспективе снижает вашу продуктивность.
Тот или иной инструмент становится списком задач не потому, что его так позиционируют разработчики, и не потому, что его считаете таковым вы, а потому, что вы соответствующим образом реагируете на его содержимое. Если его содержимое часто становится триггером для ваших действий и эти действия расходуют ощутимую долю вашего мыслетоплива, то этот инструмент — не что иное, как неявный список задач. И чем больше мыслетоплива вы расходуете на выполнение задач из этого неявного списка, тем больше вероятность того, что вы скоро перестанете доверять своему основному списку задач,
Если вы обнаружили у себя наличие неявных списков задач, помните, что они стали таковыми только из-за того, что вы именно так к ним относитесь. Поменяете свое отношение к ним — изменится и их функция.
Если основная причина откладывания задачи на будущее — это ваше нежелание ее делать вообще, может, стоит эту задачу выкинуть?
«Если вы хотите развить в себе какое-то качество, ведите себя так, как будто оно у вас уже есть».
для того чтобы легче и проще доводить дела до конца, вам нужно уметь комфортно жить в состоянии, когда дела еще не доделаны.