Google Docs

Compartir Ficheros en Docs

COMPARTIR EN GOOGLE DOCS

AUTOR: PEDRO SALAZAR ROMAN

FECHA: 12-4-2011 LICENCIA:

¿Cómo se pueden compartir todo tipo de documentos con Google Docs?

Con esta aplicación se pueden almacenar (subir o upload) todo tipo de archivos, e incluso convertirlos a un formato que permita modificarlos desde la propia aplicación Google Docs.

1.- SUBIR EL ARCHIVO

Seleccionamos el archivo o archivos y si los queremos convertir a formatos que sean editables en Docs

Una vez subidos, volvemos a docs.

2.- CONFIGURAR COMPARTIR

Una vez subidos vemos la lista de documentos

y seleccionando el archivo, en el ejemplo es un video en formato flv,

o pulsando en el menú acciones

vuelven a salir las opciones de configuración para compartir

Pulsamos sobre Configuración del uso compartido y para ver las distintas opciones pulsamos en cambiar

tenemos 2 opciones: Visibilidad y Edición

Nota: Para que cualquier persona que enlace con el documento pueda editarlo,sin necesidad de tener cuenta en Docs, debemos marcar la casilla que indica Permitir que cualquier persona modifique …

Las opciones importantes son las de Visibilidad. Tenemos 3:

- Privado. Solo pueden acceder al documento, el propietario y aquellos usuarios que sean asignados expresamente al archivo. (Nota: para asignar usuarios ver flecha 3). Estos usuarios deben tener cuenta en Google Docs y entrar en ella para poder hacer aquello que les permite el propietario.

Nota: Se puede craer una Cuenta en Docs sin cuenta en gmail, se pueden dar de alta en Docs con cuentas de hotmail, yahoo, ...

- Cualquier usuario que reciba el enlace. Permite a cualquier usuario sin cuenta en Google docs ver el documento pero si se le permite editar expresamente tendrá que entrar en su cuenta de Docs para editar, no así para ver el documento.

- Público en la web. Cualquier usuario aunque no tenga cuenta en Docs puede ver el documento. La diferencia fundamental con la opción anterior (Cualquier usuario...) es que el documento va a ser indexado por los motores de búsqueda y por tanto cualquiera puede llegar al documento.

Nota Importante: El mensaje que llega, al compartir el documento expresamente con otro usuario a su email, lleva un enlace de invitación al documento que no permite verlo sin validarse en el sistema. Para verlo sin validarse hay que copiar el enlace a mano, de la pantalla de compartir y mandarlo por email.

Para que alguien pueda ver el documento en cualquier opción el sistema genera un enlace que podemos compartir por el método que creamos mas correcto. (Ver Flecha 1)

(Nota: la flecha 2 indica que opción de visibilidad hemos escogido)

ESPACIO ALMACENAMIENTO

En Docs tenemos 1GB de espacio de almacenamiento gratuito, lo cual es suficiente si solo creamos o subimos documentos con texto e imágenes, pero puede ser poco si almacenamos vídeos, como nuestrosscreencast.

Para añadir espacio de almacenamiento hay que pagar

Pero es bastante barato.

Sólo por 5$ al año tenemos hasta 20GB.

LÍMITES DE SUBIDA

Debemos tener en cuenta que para subir archivos y convertirlos a formatos editables los límites en los tamaños de los archivos a subir son:

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