Ricopio qui una parte di un manuale redatto da Mario Mattioli, in cui l'autore spiega perchè utilizzare a scuola G SuiteLe motivazioni che possono spingere una istituzione educativa verso la G Suite sono molte. Fra di esse, a mio avviso, le principali riguardano:
- l’abbattimento dei costi - le scuole non pagano nulla per un servizio di altissimo livello, che consente la dematerializzazione di un gran numero di procedure; il risparmio di risorse (tempo, carta, spese telefoniche, licenze software, assistenza tecnica…) è immediato e consistente;
- l’ambiente di lavoro familiare - molti utenti della Rete utilizzano già le applicazioni Google per scelta personale; ritrovare interfacce gradite e familiari nel contesto scolastico semplifica enormemente l’avvio dei nuovi processi e la relativa formazione;
- la salvaguardia dei dati - lo smarrimento e il guasto di qualsiasi dispositivo non costituiscono più un problema; con un minimo di attenzione nella gestione dei file, delle password e degli account utente si può raggiungere un livello di sicurezza elevatissimo;
- il supporto alla collaborazione - la G Suite è pensata per assecondare e semplificare il lavoro collaborativo; non si tratta di funzioni aggiunte in un secondo tempo, ma di una caratteristica del suo DNA;
- la disponibilità sempre e ovunque - una continuità del servizio ai massimi livelli e il costante sviluppo di interfacce e applicazioni mobili mette la piattaforma Google a nostra disposizione dove e quando ne abbiamo effettivamente bisogno.
Per i responsabili di una infrastruttura informatica, ovviamente, c’è molto di più. Dal pannello di controllo della G Suite è possibile gestire qualsiasi aspetto del funzionamento della posta elettronica e degli altri servizi attivando, disattivando o limitando specifiche funzioni. Le scuole possono utilizzare gratuitamente il prezioso servizio chiamato “Vault”, che consente di effettuare ricerche sui dati archiviati nell’intera piattaforma. A questo proposito è importante sottolineare che gli amministratori possono accedere in diversi modi ai dati degli utenti, anche forzando il reset della password. Gli utenti devono sapere, nel momento in cui ricevono le credenziali di accesso, che l’ambiente di lavoro online offerto gratuitamente dalla scuola non è adatto alla gestione di comunicazioni e dati personali riserva