Quando um investigador quiser depositar um acesso na CICG, ele ou ela deve preencher um formulário de depósito para acompanhar seu acesso. Um acesso é caracterizado por uma amostra de solo ou outro substrato contendo propágulos de FMAs e que receberá um código único quando for incluído na Coleção. Os acessos podem ser: solo de campo, culturas de armadilhas ou culturas puras.
É importante que todos os campos do formulário sejam preenchidos para que possamos obter o máximo de informações de cada acesso e de cada isolamento fúngico originado a partir dele. Isso ajudará a tomar decisões quando os pesquisadores quiserem usá-las para fins experimentais.