เรื่องที่ 6 การสรุปรายงานผลการดำเนินงานโครงการเพื่อเสนอต่อที่ประชุม

หลังจากที่ผู้เรียนได้ปฏิบัติตามโครงการเรียบร้อยแล้ว จะต้องสรุปผลการดำเนินงาน

ว่าเป็นอย่างไร ดังนั้น การสรุปผลการดำเนินงานควรประกอบด้วยเนื้อหาที่สำคัญ ดังต่อไปนี้

1. ผลการดำเนินงานที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ หรือผลที่เกิดขึ้นตาม“ผลที่คาดว่าจะได้รับ” ที่เขียนไว้ในโครงการ

2. ปัญหา และอุปสรรคที่เกิดขึ้นระหว่างการดำเนินงานตามโครงการ โดยให้ระบุปัญหาและอุปสรรคที่เกิดขึ้นพร้อมแนวทางแก้ไข เพื่อป้องกันไม่ให้ปัญหา หรืออุปสรรคเหล่านั้นเกิดขึ้นอีก

3. ข้อเสนอแนะ เป็นการเขียนข้อเสนอแนะแนวทางเพื่อจะท าให้การปฏิบัติงานโครงการในครั้งต่อไป ประสบผลสำเร็จได้ง่ายขึ้นทั้งนี้ การสรุปรายงานผลการดำเนินงานโครงการ เพื่อนำเสนอผลต่อที่ประชุมสามารถจัดทำได้ตามองค์ประกอบ ดังนี้

1. ส่วนนำ เป็นส่วนแรกของรายงาน ซึ่งควรประกอบด้วย

1. ปก ควรมีทั้งปกนอก และปกใน ซึ่งมีเนื้อหาซ้ำกัน

2. คำนำ หลักการเขียนคำนำที่ดีจะต้องทำให้ผู้อ่านเกิดความสนใจ ต้องการที่จะอ่านเนื้อหาส่วนต่าง ๆ ที่ปรากฏอยู่ในรายงาน

3.สารบัญ หมายถึง การระบุหัวข้อสำคัญในเล่มรายงาน โดยต้องเขียนเรียงลำดับตามเนื้อหาของรายงาน พร้อมระบุเลขหน้า

2. ส่วนเนื้อหา ประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ ดังนี้

1. หลักการและเหตุผลของโครงการ หรือความเป็นมาและความสำคัญของโครงการ

2. วัตถุประสงค์

3. เป้าหมายของโครงการ

4. วิธีดำเนินการ หรือกิจกรรมที่ได้ดำเนินงานตามโครงการ เป็นการเขียนถึงขั้นตอน

การดำเนินงานโครงการแต่ละขั้นตอนตามที่ได้ปฏิบัติจริง ว่ามีการดำเนินงานอย่างไร

5. ผลที่เกิดขึ้นจากการดำเนินงานโครงการ เป็นการเขียนผลการดำเนินงานที่เกิดขึ้นจริง ซึ่งเป็นผลมาจากการดำเนินงานโครงการ

6. ข้อเสนอแนะจากการดำเนินงานโครงการ (เป็นการเสนอความคิดเห็นที่เป็นประโยชน์ต่อผู้อ่าน หรือต่อการดำเนินงานโครงการในครั้งถัดไป)

7. ภาคผนวก (ถ้ามี) เช่น รูปภาพจากการด าเนินงานโครงการ แบบสอบถามหรือเอกสารที่เกิดขึ้นจากการด าเนินงานโครงการ เป็นต้นทั้งนี้ เมื่อจัดท ารูปเล่มรายงานผลการด าเนินงานโครงการเสร็จสิ้นแล้ว ให้นำรูปเล่มรายงานส่ง/เสนอต่อผู้ที่อนุมัติโครงการ หรือผู้ที่เกี่ยวข้อง เพื่อรับทราบผลการดำเนินงานโครงการต่อไปนอกจากนี้ การเสนอผลการดำเนินงานโครงการ บางหน่วยงาน หรือบางโครงการผู้อนุมัติโครงการ อาจมีความประสงค์ให้ผู้รับผิดชอบโครงการนำเสนอโครงการในลักษณะของการพูด สื่อสาร ให้ผู้ที่เกี่ยวข้องได้รับทราบ ผู้รับผิดชอบโครงการหรือผู้นำเสนอ จึงควรมีการเตรียมความพร้อมและปฏิบัติ ดังนี้

1. ผู้นำเสนอควรมีการสำรวจตนเองเพื่อเตรียมความพร้อมให้กับตนเอง ทั้งในเรื่องของบุคลิกภาพ การแต่งกายที่เหมาะสม และการทำความเข้าใจกับเนื้อหาที่จะนำเสนอเป็นอย่างดีหากมีผู้นำเสนอมากกว่า 1 คน ควรมีการเตรียมการโดยการแบ่งเนื้อหารับผิดชอบในการนำเสนอ เพื่อให้การนำเสนอเกิดความต่อเนื่อง ราบรื่น

2. กล่าวทักทาย/สวัสดีผู้ฟัง โดยเริ่มกล่าวทักทายผู้อาวุโสที่สุด แล้วเรียงลำดับรองลงมา จากนั้นแนะนำตนเอง แนะนำสมาชิกในกลุ่ม และแนะนำชื่อโครงการ

3. พูดด้วยเสียงที่ดัง อย่างเหมาะสม ไม่เร็ว และไม่ช้าเกินไป

4. หลีกเลี่ยงการอ่าน แต่ควรจดเฉพาะหัวข้อสำคัญ ๆ เพื่อใช้เตือนความจำในขณะที่พูดรายงาน โดยผู้นำเสนอควรจัดความคิดอย่างเป็นระบบ และนำเสนออย่างตรงไปตรงมาด้วยภาษาที่ชัดเจนและเข้าใจง่ายเป็นธรรมชาติ

5. ผู้นำเสนอควรรักษาเวลาของการนำเสนอ โดยไม่พูดวกไปวนมาหรือพูดออกนอกเรื่องจนเกินเวลา

6. รู้จักการใช้ท่าทางประกอบการพูดพอสมควร

7. ควรมีสื่อประกอบการนำเสนอ เพื่อให้การนำเสนอมีความน่าสนใจ น่าเชื่อถือและเพื่อความสมบูรณ์ในการนำเสนอผลการดำเนินงานโครงการ และควรเปิดโอกาสให้ผู้ฟังได้ซักถามเพิ่มเติม เพื่อความเข้าใจในกรณีที่ผู้ฟังมีข้อสงสัย