Avvikshåndtering og forebygging

Hensikten er å motivere og utøve kontinuerlige forbedringer, håndtere avvik for å gjenopprette "normal" tilstand og hindre gjentakelse av samme avvik. Avviksbehandling skal iverksettes når aktiviteter er utført i strid med definerte krav, når slike krav ikke er i samsvar med tilsiktet bruk eller når en ansatt oppdager andre mangler, eller har forslag til forbedringer.

Det presiseres at det er kun avvik relatert til egne rutiner, regler, prosedyrer, prosesser eller "feil og mangler" ved egne leveranser som skal registreres og avviksbehandles.

I forbindelse med avvikshåndteringen benytter vår APP'en følgende begreper:

HMS/Ytre miljø:

• Ulykke

Hendelser med konsekvens, enten for personer, miljø eller materiell skade.

• Nestenulykke

Hendelser som kunne medført konsekvens, enten for personer, miljø eller materiell skade.

• Farlig forhold

Forhold på plassen som kan medføre konsekvens, enten for personer, miljø eller materiell skade.

Kvalitet:

• Avvik

Manglende oppfyllelse av spesifiserte krav og standarder. For eksempel i henhold til lover og forskrifter, frister, tekniske løsninger, fremdriftsplan eller andre forhold som skriftlig er definert som krav.

• Avklares

Benyttes dersom beskrivelse ikke er klart nok definert eller tvetydig og man ønsker en beslutning eller nærmere beskrivelse av kunde eller ansvarlig prosjekterende.

• Forbedring

Alle forslag om tiltak som kan bidra til å forbedre våre rutiner, regler, prosedyrer, prosesser eller leveranser. Den som opplever situasjonen har ofte de beste løsningene på hvordan ting burde gjøres (beste praksis). Vår bedrift ønsker å bygge en kultur for kontinuerlige forbedringer, og slike forslag er et sentralt bidrag til dette.

Årsaker

Hvis det oppstår tvil om hva som er riktig tiltak for å lukke avviket, skal dette avklares, uten unødvendig opphold, med nærmeste leder. Når avviket er lukket skal det vurderes om det eksisterer bakenforliggende årsaker til at avviket oppsto. Slike forhold kan være:

• Feil i sjekklister og instrukser
• Feil i manualer og brukerveiledninger
• Feil på produkt
• Manglende opplæring
• Dårlige holdninger til sikkerhetsforholdet
• Manglende forberedelser for å skape sikre arbeidsforhold
• Manglende koordinasjon med andre aktører

Hvis bakenforliggende forhold avdekkes skal det gjennomføres korrigerende tiltak, slik at muligheten for at avviket oppstår igjen elimineres eller reduseres.

GJENNOMFØRING

1- Alle ansatte har et felles ansvar for å varsle overordnet dersom et kvalitetsavvik oppdages.

2- Alle avvik skal dokumenteres med en avviksmelding og bilde i app. Alle avvik inngår da avvikslogg på egen server.

3- KS/HMS ingeniør i vår bedrift følger opp alle avvik og purrer anleggsleder dersom avvik ikke straks blir lukket.

4- BH/Kunde skal alltid varsles om alle KS-avvik, og få rapport når avvik er lukket.

5- Alle avvik gjennomgås med alle våre anleggsledere i fast uke-møte. Avvik og trender føres opp i referat. Felles tiltak og rutiner avtales.

6- I halvårs-samlinger med alle ansatte gjennomgås statistikker på avvik og trender. Det besluttes felles tiltak ifm forbedringsarbeidet.

DOKUMENTASJON

- Avviksmeldinger med bilder

- Avvikslogg og statistikk på server

- Møtereferater fra ukemøter med alle AL.

- Overordnede tiltak fra halvårs samlinger

Korrigerende tiltak

Et sentralt tiltak knyttet til avvik er korrigerende tiltak. Dette dreier seg om å ”etterforske” for å finne årsaken til at avviket oppsto. Kilden til avviket kan befinne seg langt opp i organiseringen og kan være skjult i instrukser eller sjekklister. Disse må identifiseres og justeres, slik at grunnlaget for avviket avsluttes.

En nyttig metodisk fremgangsmåte kan skisseres slik: