Det skal før oppstart sendes ut en forespørsel til alle aktører der de skal angi kjemikalier de planlegger å benytte på prosjektet.
Dette skal deretter inngå i et stoffkartotek eks. Product Exchange. Stoffkartotek skal være tilgjengelig på HMS-tavle og på prosjekt-sidene.
Det skal alltid gjennomføres en substitusjonsvurdering for mer miljøvennlige materialer eller produkter. Dersom det finnes likeverdige, men mer miljøvennlige alternativer, skal produktene byttes til dette. Dette iht substitusjonsplikten.
En slik analyse gjøres enkelt i Product Exchange.
Ved BREEM prosjekter skal dokumentasjonen fra substitusjoner inngår i BREEM regnskapet.