Prisforespørsler

Innkjøp av underentreprenører og andre tjenester:

Vår bedrift skal i den grad det er mulig videreføre sine miljømål og innkjøpsstrategi til sine UE og underleverandører. Dette betyr at våre overordnede miljøforpliktelser og miljøpolitikk skal medtas i forespørsler og videre innarbeides i kontrakt med UE. Dersom UE/leverandør ikke er villig til å imøtekomme slike krav fra vår bedrift, skal andre UE og leverandører vurderes.

Utsendelse av tilbudsforespørsler til UE

Alle kapitler i beskrivelsen skal ”splittes” og sendes ut som prisforespørsler til potensielle underleverandører. Etter hvert som utsendelse gjennomføres skal de kartlegges i skjematisk, slik at senere oppfølginger blir oversiktlige og strukturerte. Husk å vedlegge relevant tegningsmateriale sammen med prisforespørslene, slik at det ikke oppstår misforståelser. Det er viktig at også tegninger som påvirker riggforhold eller tiltransport medtas i utsendelsen til underleverandører. Situasjonskart bør alltid medfølge en prisforespørsel, slik at leverandør har mulighet til å forstå og planlegge sin leveranse. Kontraktsbestemmelsene eller annen informasjon gitt av tiltakshaver og som kan ha betydningen for underentreprenørens tilbud skal også legges ved forespørselen.

Prosess

1. Anbudsansvarlig vurderer aktuelle samarbeidspartnere og lager videre forespørsler og oversikt over disse.

2. Anbudsansvarlig deltar på anbuds-befaring/orientering med nødvendige ressurser

3. Tilbud fra UE/UL mottas, evalueres og bearbeides/forhandles.

4. Anbudsansvarlig legger inn anbudet inn for sammenstilling.

5. Anbudsansvarlig lager en priskalkyle for å sammenlikne anbudene.

6. Anbudsansvarlig velger ut i samarbeid med prosjektdirektør hvilke samarbeidspartnere som skal legges til grunn.

7. Hvis mulig skal anbudet fra UE/UL prises med elektronisk pris-fil

Ved avvik/forbehold/uklarheter skal dette beskrives tydelig i postmerknad og medtas i tilbudsbrev. Påse at leverandører har tilstrekkelig gyldighet på sine tilbud.

Avvik eller alternative løsninger skal kunne prissettes.

Vår bedrift har en ambisjon om å være en seriøs og pålitelig leverandør. For å sikre dette må også våre underleverandører velges med omhu. Det skal brukes anerkjente leverandører, som kan dokumentere gode løsninger knyttet til Kvalitet og HMS. Leverandører som kan dokumentere en tredjepartsverifisering (eksempelvis Achilles, StartBank, ISO9001-sertifisering, ISO14001-sertifisering, ISO45001-sertifisering etc.) av bedriftens Kvalitets- og HMS-system skal foretrekkes.

Ferdigstilling av komplett kalkulasjon

Før kalkulasjonen er ferdig skal den gjennomgås og godkjennes av daglig leder, eller den har bemyndiget oppgaven til. En ferdig kalkyle betyr at alle prisbærende poster er priset og at priser på ressurs og timer er oppdaterte og at riggkalkylen ferdig priset, samt at alle mengdeberegninger og utførelsesprinsipper er ferdig vurdert.

Grunnlaget er dermed klart for å føre inn påslaget i kalkylen, og dette settes basert på kalkulatørs markedsmessige vurderinger.

Etter at kalkulasjonen er godkjent, kan prisene inngå som grunnlag i selve tilbudet. Hvordan kalkylen skal presenteres avhenger av entreprisemodellen. I totalentrepriser hvor det er utarbeidet funksjonsbeskrivelse vedlegges kun kapittelsammendraget eventuelt kun en total tilbudssum for hele prosjektet .

I entrepriseformer (eks hovedentreprise) hvor detaljbeskrivelse er utarbeidet, benyttes kalkylens enhetspriser og full beskrivelse med mengder, enhetspriser og sum skal oversendes.

Forsendelse av følgebrev

Anbudet skal ikke oversendes uten et følgebrev. I følgebrevet spesifiseres forhold som kan virke utdypende og forklarende for tilbudet. Følgebrevet spesifiserer normalt totalpris for tilbudet og eventuelle prisdetaljer forespurt av byggherre (prisjusteringsforhold, forbehold, presiseringer, etc).

Følgebrevet underskrives av daglig leder eller den som daglig leder bemyndiger. Følgebrev skal alltid sendes sammen med tilbudet, og i henhold til de føringer som er gitt i anbudsgrunnlaget (Bok 0).

Videre oppfølginger

Etter at tilbudet er oversendt til byggherre, skal eventuelle frister for åpningsmøte og meddelelse av resultater registreres i Anbudsansvarligs kalender, slik at byggherre følges opp i henhold til forespeilede frister.

Når anbudet er innsendt skal det også registreres i vår bedrift sin anbudsoversikt som ligger i anbudsmappen på Google Disk. Har du ikke tilgang til anbudsmappen kan du ta kontakt med anbudsansvarlig for informasjon

Innhenting av anbud/tilbud

1. Anbudsansvarlig vurderer aktuelle samarbeidspartnere og lager videre forespørsler og oversikt over disse.

2. Anbudsansvarlig deltar på anbuds-befaring/orientering med nødvendige ressurser

3. Tilbud fra UE/UL mottas, evalueres og bearbeides/forhandles.

4. Anbudsansvarlig legger inn anbudet inn for sammenstilling.

5. Anbudsansvarlig lager en priskalkyle for å sammenlikne anbudene.

6. Anbudsansvarlig velger ut i samarbeid med prosjektdirektør hvilke samarbeidspartnere som skal legges til grunn.

7. Hvis mulig skal anbudet prises med elektronisk pris-fil.