Avvikshåndtering og forebygging

Sett standarden for avviksrapportering tidlig i prosjektet, og ta opp rutiner for dette på oppstartsmøte med alle aktører.

Alle deltakere har ansvar for rapportering av avvik.

I forbindelse med avvikshåndteringen benytter APP'en de følgende begrepene:

HMS/Ytre miljø:

• Ulykke

Hendelser med konsekvens, enten for personer, miljø eller materiell skade.

• Nestenulykke

Hendelser som kunne medført konsekvens, enten for personer, miljø eller materiell skade.

• Farlig forhold

Forhold på plassen som kan medføre konsekvens, enten for personer, miljø eller materiell skade.

Kvalitet:

• Avvik

Manglende oppfyllelse av spesifiserte krav og standarder. For eksempel i henhold til lover og forskrifter, frister, tekniske løsninger, fremdriftsplan eller andre forhold som skriftlig er definert som krav.

• Avklares

Benyttes dersom beskrivelse ikke er klart nok definert eller tvetydig og man ønsker en beslutning eller nærmere beskrivelse av kunde eller ansvarlig prosjekterende.

• Forbedring

Alle forslag om tiltak som kan bidra til å forbedre våre rutiner, regler, prosedyrer, prosesser eller leveranser. Den som opplever situasjonen har ofte de beste løsningene på hvordan ting burde gjøres (beste praksis). BEDRIFTEN ønsker å bygge en kultur for kontinuerlige forbedringer, og slike forslag er et sentralt bidrag til dette.

Årsaker

Hvis det oppstår tvil om hva som er riktig tiltak for å lukke avviket, skal dette avklares, uten unødvendig opphold, med nærmeste leder. Når avviket er lukket skal det vurderes om det eksisterer bakenforliggende årsaker til at avviket oppsto. Slike forhold kan være:

• Feil i sjekklister og instrukser

• Feil i manualer og brukerveiledninger

• Feil på produkt

• Manglende opplæring

• Dårlige holdninger til sikkerhetsforholdet

• Manglende forberedelser for å skape sikre arbeidsforhold

• Manglende koordinasjon med andre aktører

Hvis bakenforliggende forhold avdekkes skal det gjennomføres korrigerende tiltak, slik at muligheten for at avviket oppstår igjen elimineres eller reduseres.

GJENNOMFØRING

1- Alle ansatte har et felles ansvar for å varsle overordnet dersom et kvalitetsavvik oppdages.

2- Alle avvik skal dokumenteres med en avviksmelding og bilde i vår bedrifts app. Alle avvik inngår da avvikslogg på egen server.

3- KS/HMS ingeniør følger opp alle avvik og purrer anleggsleder dersom avvik ikke straks blir lukket.

4- BH/Kunde skal alltid varsles om alle KS-avvik, og få rapport når avvik er lukket.

5- Alle avvik gjennomgås med alle anleggsledere i fast uke-møte. Avvik og trender føres opp i referat. Felles tiltak og rutiner avtales.

6- I halvårs-samlinger med alle ansatte gjennomgås statistikker på avvik og trender. Det besluttes felles tiltak ifm forbedringsarbeidet.

DOKUMENTASJON

- Avviksmeldinger med bilder

- Avvikslogg og statistikk på server

- Møtereferater fra ukemøter med alle AL.

- Overordnede tiltak fra halvårs samlinger