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研究費の使用手続き / Procedures for Use of Research Expenses
研究費の使用手続き / Procedures for Use of Research Expenses
【令和8年1月30日 更新】
[Updated on 30 ,January 2026]
新規マニュアル/様式を掲載しました。
【令和7年7月30日 更新】
[Updated on 30 July, 2025]
こちらの手引を確認の上，研究費の使用の手続きをするようお願いいたします。
Please read through these guides before proceeding with the use of research expenses.
北大ELMSのGoogleアカウントから回答 / Answer from your Google account of Hokkaido University ELMS
※ファイルにアクセスするためには、使用中のブラウザでログインしているGoogleアカウントを北大ELMSのGoogleアカウントに切り替えてください。/In order to access the files, please switch the Google account you are using in your browser to the Google account for Hokkaido University ELMS.
研究費管理・利用に使用するシステム / System used to manage and use research expenses
研究費の使用と管理の手引（2.12版） / Guidelines on How to Use and Manage Research Expenses（Ver.2.12）
日本語.ver ENG.ver
研究費の使用と管理にかかるシステムの使い方 / Guidelines on How to Use Systems Regarding Use and Management of Research Expenses
日本語.ver ENG.ver
適宜，修正・追記いたします。/ Corrections and additions will be made as appropriate.
【令和8年1月30日 更新】
[Updated on 30 ,January 2026]
●財務会計システムから出力した購入依頼書及び見積書の提出先 / Submit the Purchase Request Form printed out on the Financial Accounting System and quotations on the Google Form here:
購入依頼書等提出フォーム/ Form for Uploading Purchase Request Form and Quotations
【！重要！年度末に伴う発注について】 / [Important] Regarding Purchase Orders at the End of the Fiscal Year
＜購入依頼書等提出フォーム/ Form for Uploading Purchase Request Form and Quotations＞
2025年度内の新規発注の締め切りは以下のとおりとなるためご留意ください。 / Please note the following deadline for new purchase orders within FY2025.
・年度末締め切り日時：2026/3/9(月） 12：00 / Submission Deadline: Monday, March 9, 2026, 12:00 PM
・こちらは発注専用フォームになります。 / This form is exclusively for purchase request.
・立替払精算・公費精算・コーポレートカード払精算を希望の方は、下部にございます会計手続き必要書類一覧様式の指示に従い、メールにてご連絡ください。
/ If you wish to request reimbursement, public expense settlement, or corporate card settlement, please follow the instructions in the
“【Format】 Accounting Procedure Required Document List（ENG.ver）” and ” Corporate Card Usage Application Form.” below and contact us by email.
・発注日に希望がある場合、備考欄に記載をお願いします。 / If you have a preferred order date, please indicate it in the remarks section.
北大ELMSのGoogleアカウントから回答 / Answer from your Google account of Hokkaido University ELMS
◆各様式 / Forms ※ダウンロードした上で編集してください / Editing after download
1.【重要／IMPORTANT】 各種会計手続きについて／ Various Accounting Procedures
2.【マニュアル／Manual (年度末仕様／Year-end Requirements)】電子購買システム／Electronic Procurement System
3.【マニュアル／Manual】ヤマト運輸／Yamato Transport
4.【様式】 会計手続き必要書類一覧（日本語.ver）/4.【Format】 Accounting Procedure Required Document List（ENG.ver）
【！重要！年度末に伴う精算について】 / [Important] Regarding Reimbursements at the End of the Fiscal Year
2025年度内の立替払精算・公費精算・コーポレートカード払精算の締め切りは以下のとおりとなるためご留意ください。
/ Please note the following deadline for reimbursement requests, public expense settlements, and corporate card settlements for FY2025.
・年度末締め切り日時：2026/3/13(金) 12：00（依頼メール締切日時） / Deadline: Friday, March 13, 2026, 12:00 PM (Email submission deadline)
・こちらは立替払精算・公費精算・コーポレートカード払精算を希望されている方に向けたご案内です。
/ This information is intended for those who wish to request reimbursement, public expense settlement, or corporate card settlement.
・会計手続き必要書類一覧様式の指示に従い、締切日時までにメールにてご連絡ください。（購入依頼書提出フォームからは提出を行わないでください。）
/ Please follow the instructions in the “Format】 Accounting Procedure Required Document List（ENG.ver）” and contact us by email by the deadline.
(Do not submit these documents through the Form for Uploading Purchase Request Form and Quotations)
※下記の様式4についての注意事項も併せてご確認ください。 / ※Please also review the notes regarding Form 4 below.
5.【申請書／Application Form】コーポレートカード使用申請書／ Corporate Card Usage Application Form
6.【申請書／Application Form】ライセンス・ソフトウェア購入申請書／License, Software Purchase Application Form
●様式4についての注意事項 / the notes regarding Form 4
＜4.【様式】 会計手続き必要書類一覧（日本語.ver） / 4.【Format】 Accounting Procedure Required Document List（ENG.ver） ＞
・精算に関して、メール確認無く学内便書類送付にて依頼されるケースが散見されますが，紙媒体での内容確認の煩雑さ、学内便到着までのラグにより、
提出状況の把握や精算管理が困難となりますので、案件が発生した場合は先ずメールにてご連絡をいただきますようお願いいたします。
/ Recently, there have been cases where documents are sent via internal mail without prior email notification.
Due to the complexity of checking paper documents and the delay caused by internal mail delivery,
it becomes difficult to track submission status and manage settlements.
Therefore, when a case arises, please contact us by email first.
※クレジットカードの「引落し」が「2026年3月13日(金)まで」に完了するよう調整をお願いします。
/ Please ensure that credit card charges are completed by Friday, March 13, 2026.
・支払方法が「クレジットカード以外の方」は支払いが完了次第、早急に書類をお送りください。
/ If your payment method is not a credit card, please send the required documents as soon as the payment is completed.
・締め切り日時：2026/3/13(金) 12：00を過ぎての精算対応は本学業務スケジュール上、対応が困難です。
/ Due to the university’s administrative schedule, we are unable to process reimbursement requests submitted after 12:00 PM on Friday, March 13, 2026.
・体調不良等やむを得ない事情があり2026/3/13（金）を過ぎる場合はその旨を含めてメールにてご連絡ください。※失念は原則対応不可となりますのでご注意ください。
/ If unavoidable circumstances such as illness prevent you from meeting the deadline, please inform us by email, including the reason.
Please note that cases due to simple oversight generally cannot be accepted.
【令和4年6月30日 更新】
[Updated on June 30, 2022]
GFC（グローバルファシリティセンター）のオープンファシリティーサービス利用等の案内について掲載いたしますので，興味のある方は是非ご覧ください。
The following is information on the use of open facility services available at the Global Facility Center (GFC).
Please take a look if you are interested.
DX博士人材フェローシップ採択者へのGFCサービス利用案内案
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