Answer contents: Confirmation of eligibility, notice of agreement, bank account information for receiving the research fellowship (amount equivalent to living expenses), copy of bankbook and student ID card (electronic data)

*All of the above can be completed by submitting the Google form below.

*Please enter the student number of the doctoral course (8-digit number whose fifth digit from the left is 5).

*Research fellowship will be paid semiannually: the amount for April to September will be provided in May, and the amount for October to March will be provided in November.

【Deadline】 Current students:5 pm, Tuesday, September 30, 2025, New students: 5 pm, Friday, October 10, 2025

After you complete the Google form, you will receive 6 months’ worth of research fellowship (from October to March) on November 17.

　[令和７年10月採用者用Googleフォーム/Google form for students newly selected for October 2025]

https://forms.gle/3b4L8uiLvsqkS2UK8

２．Slackへの登録/Sign up for Slack

10月中旬頃、招待メールを送りますので、招待メールと一緒にお送りする「北海道大学EXEX博士人材フェローシップSlack利用ガイド」を参考に登録してください。今後のフェローシップにかかる各種連絡はSlackを通じて行いますので、速やかに登録をお願いします。

In mid-October, we will send you an invitation email. Please sign up by referring to the file ” Hokkaido University EXEX Doctoral Fellowship Slack User Guide (EN)” that will be attached to the invitation email. We will contact you on Slack regarding the fellowship, so please sign up at the earliest possible time.

３．ポートフォリオシステムへのログイン/Log in to the Portfolio System

10月中旬頃に、ポートフォリオシステムに関するID・パスワード及びマニュアルをお送りします。２ヶ月に１度奇数月の末日までに修学状況報告書をポートフォリオ上で提出していただきますので、マニュアルを受け取り次第、ログインし設定等を完了してください。

Around the middle of October, we will send you an ID, password, and manual for the portfolio system. Study Status Report should be submitted to the portfolio system in by the last day of odd-numbered months, i.e., May, July, September, November, January and March. As soon as you receive the manual, be sure to log in to the system and complete the settings.

修学状況報告書の記載例は下記ページに掲載していますので参考にしてください。

A report sample is available at the following page.

修学状況報告書・研究日誌/Study Status Report/Research Log

４．【令和7年10月31日（金）〆切】ジョブ型研究インターンシップへの登録/ [Deadline: October 31(Fri.), 2025 ] Resister for the Cooperative Education through Research Internships

フェローシップ受給者は、JSTの定めにより「ジョブ型研究インターンシップ」へのオンライン登録が義務付けられています。

※実際のインターンシップ参加は義務ではありません。

つきましては、以下の説明書および所属大学院に応じた手順に従い、10月31日（金）までに必ず登録を行ってください。

登録が確認できない場合、研究奨励費の支給停止や研究費の使用停止の可能性がありますので、くれぐれもご注意ください。

登録は所属大学院によって方法が異なります。誤った登録を行うと確認が取れませんので、必ずご自身の所属を確認のうえ、正しい手順で行ってください。

As a requirement for fellowship recipients, JST mandates online registration for the Cooperative Education through Research Internships.

※Please note that actual participation in the internship is not mandatory.

Please complete your registration by Friday, October 31, following the instructions and methods appropriate for your graduate school.

Failure to register may result in the suspension of fellowship payments and research funding.

The registration method differs depending on your graduate school. Please ensure you follow the correct procedure.

【登録方法と問い合わせ先/ How to Register & Contact Information】

説明書 / Instruction Manual (PDF)

※登録前に必ずご確認ください。

※Please read carefully before proceeding with the registration.

■工学院　及び　情報科学院に所属の学生/ For students of the Graduate School of Engineering or Graduate School of Information Science and Technology:

①下記URLから、

　大学院名「北海道大学（大学院）工学院／情報科学院」

　部局・研究科名「工学院／情報科学院」を選択して登録　

※大学院名の選択を誤らないようご注意ください。

Register from the following URL by selecting "北海道大学（大学院）工学院／情報科学院 (Hokkaido University (Graduate) Graduate School of Engineering / Information Science and Technology)" Then choose either “工学院／情報科学院Graduate School of Engineering / Information Science and Technology) ”as a "部局・研究科名 Department/Graduate School Name". 　※Please ensure that you select the correct graduate school’s name.

ジョブ型研究インターンシップ登録/Registration

　https://2022ss-lgbr.coopj-intern.com/create-member

　※（参考/ Reference）　

　　登録画面/Registration Screen(PDF)

②下記Googleフォームにも登録

　Also, complete the following pre-registration form:

　【令和７年度「ジョブ型インターンシップ」事前登録フォーム/Pre-registration for "Cooperative Education through Research Internships" in 2025】

　https://docs.google.com/forms/d/1555ThW23jEF7Nl7EsaIRe5ud-FBOvEScLzoyRxkKTeQ/viewform?edit_requested=true

参考 / Reference:

北海道大学大学院工学研究院工学系教育研究センター（CEED）ジョブ型インターンシップ

CEED (Center for Engineering Education Development) Internship Website

https://www.ceed.eng.hokudai.ac.jp/industory/coopj

問い合わせ先 / Contact:

工学系教育研究センター（CEED）事務室産学連携教育プログラム担当

Center for Engineering Education Development (CEED) Office, Industry-Academia Collaboration Education Program

Tel: 011-706-7163 (ext. 7163)

E-mail: ceed-ind@eng.hokudai.ac.jp

■上記以外の大学院に所属の方 / For students of all other graduate schools:

下記URLから、

　大学院名「北海道大学（大学院）大学院教育推進機構」

　部局・研究科名「大学院教育推進機構」または「総合化学院」を選択して登録

　※大学院名の選択を誤らないようご注意ください。

Please register via the following URL by selecting "北海道大学（大学院）大学院教育推進機構 (Hokkaido University (Graduate School) Graduate School Education Promotion Organization)". Then choose either “大学院教育推進機構” or “総合化学院 (Graduate School of Chemical Sciences and Engineering) ”as a "部局・研究科名 Department/Graduate School Name".

※Please ensure that you select the correct graduate school’s name.

ジョブ型研究インターンシップ登録/Registration

https://2022ss-lgbr.coopj-intern.com/create-member

※（参考/ Reference）

　　登録画面/Registration Screen(PDF)

問い合わせ先 / Contact:

先端人材育成センター上級人材育成部門 S-cubic

Advanced Human Resource Development Center, Advanced Human Resource Development Division, S-cubic

E-mail: s-cubic@synfoster.hokudai.ac.jp

５．【令和7年10月31日（金）〆切】基本研究費執行計画書 / [Deadline: October 31(Fri.), 2025 ] Basic Research Expenses Execution Plan

　採用された学生の皆さんには、研究費４０万円（１年度あたり）が配分されます（支援期間が令和７年１０月から半年間の場合は半額の２０万円）。研究計画書に記載された研究を遂行する上で必要となる研究費となりますので、執行計画表は、研究計画書に沿った内容で作成をお願いいたします。

　継続生で繰越額がある場合、繰越額は今年度の執行計画表には含めずに作成してください。

　To all recipients of the EXEX Doctoral Fellowship, research expenses (400,000 yen per year) will be provided (200,000 yen if the support period is for 6 months from October 2025). Please fill in the form in accordance with your research plan as this research expense is necessary to carry out your research described in your research plan.
If there is a carryover amount for continuing students, the carryover amount should not be included in the current year's execution plan sheet.

【Googleフォーム/Google Form】から回答/Submit the format on the Google Form　
　令和７年10月31日（金）17時〆切 / 5 pm, October. 31 (Fri), 2025

　北大ELMSのGoogleアカウントから回答/Answer from your Google account of Hokkaido University ELMS

　基本研究費執行計画書フォーマット/Basic Research Expenses Execution Plan format
日本語.ver / ENG.ver

＊フォーマットにアクセスするためには、使用中のブラウザでログインしているGoogleアカウントを北大ELMSのGoogleアカウントに切り替えてください。
In order to access the format, please switch the Google account you are using in your browser to the Google account for Hokkaido University ELMS.

研究費の使用手続きについてマニュアルを掲載していますので、あらかじめ目を通しておいてください。

Please read through the manual in advance to learn about the procedures for using of research expenses.

６．不正防止研修の受講について/Regarding the Research Misconduct Prevention

①「研究活動に関する不正防止研修」の受講／Attend Training on “Research Misconduct Prevention”

・受講対象は、現時点でフェローシップ生の方です。

・以下のURLからログインし，２種類のｅラーニング研修を必ず受講してください。

・This course is open to current fellowship students.

・Please log in using the URL below and be sure to take the two types of e-learning training.

●ログイン／Log in：https://riss.research.hokudai.ac.jp/local/risslogin/index.php

●受講コース／Assigned Training Course

①eAPRIN／【必修_Duty】2025年度学内ルール研修/FY2025Campus Rules Training

②RISS／【必修_Duty】研究者・研究倫理研修_2025_researcher_Education for Research Ethics and Integrity

●ログインＩＤ

ELMSIDでログイン／Please log in using your ELMSID.

・受講方法については以下をご覧ください。／See below about how to take the training.

⇒【日本語版】　【English ver.】

・受講上の主な注意点／Key Points to Note When Taking the Course

①eAPRINは理解度テストを受け80％以上正答することで受講完了となります。

②RISSは研修資料で学習終了後、理解度テストを受け、80％以上正答。かつアンケートを送信する事で受講完了となります。

①To complete the eAPRIN training, participants must take the comprehension test and achieve a score of at least 80%.

②To complete the RISS training, participants must finish studying the training materials, achieve a score of at least 80% on the comprehension test, and submit the post-training survey.

・受講期限：未定。確定次第お知らせします。/To be determined. We will notify you once it has been confirmed.

②「研究活動に関するハンドブック」の通読／Read through ”Research Handbook”

・以下のリンクをクリックしていただき，ハンドブックを読んでください。
・このハンドブックは，研究活動の複雑なルールを分かりやすく記載したものです。

・Click on the link below and read the handbook.
・This handbook describes the complex rules of research clearly.

⇒研究活動に関するハンドブック(令和7年度版)／Research Handbook（For the 2025/2026 Academic Year）（Last Updated March 2025）

Q＆A 問い合わせの多い事項について／Answers to frequently asked questions

①受講完了確認について

eAPRINの受講が修了したかどうかについては、eAPRINのメインメニュー画面上で、ご自身が受講すべきコースの各単元横の卵マークがひよこマークに変化しているかどうかでご判断いただきますよう、お願いいたします。
　また、学内ルール研修の受講が修了したかどうかについては、RISSのダッシュボード画面の下部に表示される「2025年度学内ルール研修/FY2025Campus Rules Training」の四角囲みの欄で「100％完了」の表示がされている場合完了しております。

②eAPRINの登録情報を修正してしまった場合の再修正（元に戻す）方法
　受講者マニュアルにて登録情報の変更をしないようお願いしていたところですが、

「登録情報を変更してしてしまった。どうすればよいか？」というご連絡が多数寄せられております。

その場合、以下によりユーザご自身で修正をお願いいたします。

＜修正場所＞

　　①受講者がAPRINにログイン、メインメニュー画面　右上のグレーに白地のヒト型をクリック。→「登録情報の変更」をクリック。

　　②姓、名　を修正　（メールアドレスは、ダミーでも新たに登録しても大勢に影響がないため修正不要）

　　【姓】「2025_test1」又は「2025_test2」を入力（研究者か事務担当者か、自身の受講コースで判断）

　　【名】hduから始まるユーザIDを入力（総務担当へ連絡をお願いいたします。ユーザＩＤをお伝えいたします。）

　　③　ページ下部の「プロファイルを更新する」をクリック

※当該項目にて、RISSシステムとのつなぐ鍵となっているため、姓名を修正すると、連携が取れなくなり受講管理ができないばかりでなく、

　RISSシステムの画面上、修了証を発行できなくなります。

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① **Confirmation of Training Completion**

To confirm whether you have completed the eAPRIN training, please check the main menu screen of eAPRIN. If the egg icon next to each module of your assigned course has changed to a chick icon, the training is considered complete.
To confirm completion of the Campus Rules Training, please refer to the dashboard screen of RISS. If the box labeled “2025年度学内ルール研修/FY2025 Campus Rules Training” at the bottom of the screen shows “100% Complete,” the training has been successfully completed.

② **How to Revert Changes Made to Your eAPRIN Registration Information**

Although the user manual advises not to modify your registration information, we have received many inquiries from users who have accidentally made changes. If this applies to you, please follow the steps below to correct the information yourself.

**Correction Procedure:**

1. Log in to APRIN and click the gray icon with a white silhouette in the upper right corner of the main menu screen. Then click “Edit Profile.”

2. Correct your **Last Name** and **First Name**. (You do not need to correct your email address, as it does not affect the system even if it is a dummy address.)

- **Last Name**: Enter either “2025_test1” or “2025_test2” depending on your assigned course (researcher or administrative staff).

- **First Name**: Enter your user ID starting with “hdu.” Please contact the General Affairs Office to obtain your user ID.

3. Click “Update Profile” at the bottom of the page.

*Please note that the name fields serve as the key linking to the RISS system. If these fields are modified, the connection will be lost, making it impossible to manage your training status or issue a certificate of completion via the RISS system.*

〇追加資料集／ Additional Materials

　研修＋αとして、追加資料集も掲載しましたので、ぜひご覧ください。／ Please see these additional materials below.

本フェローシップに採用されたみなさんは、研究活動上の不正行為や研究費の不正使用(受給)を行ってはいけません。

みなさんには、研究者としての自立・自己規律を醸成いただくため、また不正行為や不正使用(受給)の本質を学んでいただけるよう、上記の研修に加えて実際にあった事案から逆説的に学べるよう追加資料集を掲載しました。視聴（ドラマ形式）する資料もありますので、ぜひご活用ください。

All recipients of the EXEX Doctoral Fellowship must not do Research Misconduct , Grant Misuse and Fraudulent Grant Acquisition.

In order to foster your independence and self-discipline as the researchers, and to help you learn the true nature of research misconduct , grant misuse and fraudulent grant acquisition, we have included additional materials so that you can learn paradoxically from actual cases in addition to the three trainings above. We also have materials to watch (in drama format), so please take advantage of these materials.

【北大HPから／ from HU website】

学生のみなさんへ（健全な科学の発展のための研究活動における不正行為の防止について）／ For Students (Prevention of Misconduct during Research Activities for the Upright Development of Science)

【文科省HPから(日本語版のみ) ／ from MEXT(only Japanese)】
研究活動における不正事案について／ Regarding Research Misconduct
研究機関における不正使用事案及び不正受給事案について／ Regarding Grant Misuse case study and Fraudulent Grant Acquisition case study

【国立研究開発法人日本医療研究開発機構から／ from AMED】
事例から学ぶ公正な研究活動～気づき、学びのためのケースブック～普及版／ Responsible Research Practices to Learn from Cases

【国立研究開発法人科学技術振興機構から／from JST】
THE LAB(科学技術振興機構より) ／ THE LAB (from Office of Research Integrity )

７．キャリア面談を受ける/Attend a career interview

　令和６年度より採用されたフェローシップ生全員を対象にキャリア面談を行います。このキャリア面談は必須となりますので、実施期間中に受けていただくようお願いいたします。詳細は別途メールでご連絡します。

■面談内容

形式：３０分程度のオンライン面談

内容：現時点でのキャリアの志望状況等

■申込方法

詳細はメールでご案内します。

■キャリア面談実施期間

実施期間は10月以降に連絡します。必ず指定された期間に面談を受けてください。やむを得ず期間中に面談を受けられない方は個別に対応しますので、下記問合せフォームよりご連絡ください。

〇キャリア面談に関する問い合わせ先

　大学院教育推進機構　先端人材育成センター

　https://reserva.be/hokudaidccareer/contact?mode=edit

Career interviews are conducted for all fellowship recipients selected since AY 2024. These interviews are mandatory, and you must attend during the designated period. Details will be separately notified by email.

- Format: Approximately 30-minute online interview

- Content: Current career aspirations and plans

Details will be provided by email.

- You must attend an interview during designated period. If you are unable to attend by the deadline due to unavoidable circumstances, we will handle it individually. Please contact us via the inquiry form below.

[Inquiries Regarding Career Interviews]

Center for Advanced Human Resource Education and Development

https://reserva.be/hokudaidccareer/changelanguage?url=/hokudaidccareer/contact&lang=en

８．【令和7年10月31日（金）〆切】博士人材データベース（JGRAD）への登録について / [Deadline: October 31(Fri.), 2025] Registration to the Japan Graduates Database (JGRAD)

EXEX博士人材フェローシップ支援期間終了以降、支援を受けた皆さんのキャリア追跡調査を行うため、本学では、登録博士人材データベース（JGRAD）を活用します。

【北海道大学登録ウェブフォーム】

https://hr.nistep.go.jp/webentry.php?lang=ja&form_key=u001-hokkaido-university

登録ウェブフォームにメールアドレス（北大ELMSメールは不可、大学院修了後も使用可能なメールアドレスをご入力ください。）を入力し、その後の申請作業は、入力したメールアドレスに届いたメールの指示に従ってください。（JGRADよりメールが届くのが1～2週間程度かかる場合がありますので、あらかじめご了承ください。）

It is a mandatory requirement for all EXEX Doctoral Fellowship Students. Hokkaido University officially requires all students enrolled in the doctoral course to register in the Japan Graduates Database (JGRAD).

【Registration Form for Individuals of Hokkaido University (English)】

https://hr.nistep.go.jp/webentry.php?lang=en&form_key=u001-hokkaido-university

Enter your email address in the registration web form and follow the procedures according to the directions in the email that you will receive after applying the web form.

(Note: Hokkaido University ELMS email addresses are NOT applicable for it. Entering your email address shall be the email address that you will continue to use after completing your graduate studies.)　(Please note that it may take about 1 to 2 weeks for the email to arrive from JGRAD.)

（参考/Reference）

※　【登録依頼】科学技術・学術政策研究所が運営する博士人材データベース(JGRAD)（日本語/English）

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採用後の手続き

Initial Procedures

採用後はじめにやること / What to do first after you are selected