การติดต่อทางธุรกิจในปัจจุบันยังต้องพึ่งพาจดหมายเพราะรายละเอียดต่าง ๆ อยู่ได้นานกว่า การพูดคุย การเขียนจดหมายภาษาอังกฤษ และการส่งจดหมายทาง E – mail มีรูปแบบเป็นของตนเอง ดังต่อไปนี้

Applying for a job by a letter

การสมัครงานทางจดหมายผู้เรียนต้องเรียนรู้ถึงวิธีการเขียนและการใช้คําศัพท์สํานวนในการเขียน จดหมายตามโครงสร้างของจดหมาย ดังต่อไปนี้

Letter’s Structure (โครงสร้างของจดหมาย) จดหมายภาษาอังกฤษประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ 4 ตอน คือ

1. Letterhead/Sender’s Address (หัวจดหมายหรือที่อยู่ของผู้เขียน) เพื่อแจ้งให้ผู้รับจดหมายทราบว่า จดหมายฉบับนี้ส่งมาจากไหน เพราะส่วนนี้บอกถึงที่อยู่ของผู้เขียนกับวันที่ ที่เขียนตามลําดับดังต่อไปนี้

บรรทัดแรก ชื่อบ้าน (ถ้ามี) เช่น Ban Klai Ramkarn หรือชื่อสถานที่ที่เขียนจดหมาย

บรรทัดที่ 2 เลขที่บ้านกับชื่อ ซอยหรือถนน (the name of soi or road)

บรรทัดที่ 3 ชื่อ ตําบล (the name of the district) เช่น Banglumpoo, Bangna, Yannawa etc.

บรรทัดที่ 4 ชื่อเมือง (the name of the town or a country) บรรทัดที่ 5 วัน เดือน ปี(Date/Month/Year)

ตัวอย่าง (Example)

่(ส่งไปต่างประเทศ)

Ban Klai Ramkarn,

17 c. Soi Permsin, New Road,

Yannawa,

Bangkok 10120, Thailand.

15 April 20…….

(ส่งภายในประเทศ)

Ban Klai Ramkarn,

17 c. Soi Permsin, New Road,

Yannawa,

Bangkok 10120

15 April 20…….

Notes : การเขียนวัน เดือน ปี ถ้าใช้ชื่อเดือนนําหน้าให้เขียนดังนี้ April5, 20….

2. Inside Address (ที่อยู่ของบริษัท หรือผู้ที่เราเขียนถึง) เขียนไว้ทางซ้ายมือ ถัดจากวันที่ 4 – 5 บรรทัด เขียนเรียงลําดับดังนี้

2.1 ชื่อบคุคล หรือตำแหน่งหัวหน้างาน หรือแผนงานในบริษัท

2.2 ชื่อบริษัท

2.3 เลขที่อาคาร หรือตู้ไปรษณีย์

2.4 ชื่อถนน

2.5 ชื่อเมือง หรือจังหวัด และรหัสไปรษณีย์

2.6 ชื่อประเทศ (ในกรณีที่ส่งไปต่างประเทศ)

ตัวอย่าง (Example)

2.1 ในกรณีที่ไม่ทราบชื่อบุคคล ให้เขียนถึงตําแหน่งในบริษัทของแผนกที่เราส่งถึง อาทิ Personnel Manager ดงัน้ี

2.2 ในกรณีที่ทราบชื่อบุคคล ให้เขียนถึงบุคคลนั้น ๆ พร้อมทั้งตําแหน่ง และคํานําหน้าชื่อด้วยคําว่า “Mr., Mrs., หรือ Ms. แต่ถ้ามียศหรือตําแหน่งอาชีพก็ให้ใส่ ยศ หรือตําแหน่งอาชีพนั้น ๆ เช่น Professor หรอื Dr. เป็นต้น

3. Salutation คือ คําขึ้นต้นจดหมาย มีหลายรูปแบบดังนี้

3.1 ถ้า Inside Address เป็นชื่อบุคคล คําขึ้นต้นจดหมายก็ระบุชื่อบุคคลนั้น ๆ ดังนี้

3.2 ถ้า Inside Address เป็นตำแหน่งหน้าที่เช่น หัวหน้าแผนก

- ถ้าเป็นผู้ชายให้ขึ้นต้นจดหมายว่า “Dear Sir,”

- ถ้าเป็นผู้หญิงให้ขึ้นต้นจดหมายว่า “Dear/Madam,” หรอื “Dear Madam,” เช่น

3.3 ในกรณีที่ไม่แน่ใจว่า เป็นผู้หญิง หรือ ผู้ชายให้ใช้คําขึ้นต้นว่า “Dear sir หรือ Madam” คําใด คําหนึ่งตามต้องการโดยเขียน Attention : ไว้เหนือคำขึ้นต้น 2 บรรทัด ดังนี้

3.4 ถ้า Inside Address เป็นชื่อบริษัท ให้ใช้คําขึ้นต้น ดังนี้

Notes : คําขึ้นต้นแบบอเมริกัน นิยมตามหลังด้วย ( : ) คําขึ้นต้นแบบอังกฤษ นิยมตามหลังด้วย ( , )

4. Letter Body

เป็นเนื้อหาในจดหมาย แบ่งออกเป็นย่อหน้า ดังนี้

ย่อหน้าที่ 1 ระบุถึงตําแหน่ง (post) ที่ต้องการจะสมัครว่า มีตําแหน่งว่าง (vacant) อยู่ที่ใด หรือ ตําแหน่งอะไรในบริษัท โดยทั่วไปมักจะขึ้นต้นว่า “I wish to apply for the position (post) of (ชื่อตําแหน่งที่ต้องการสมัคร) as advertised in the (ชื่อหนังสือพิมพ์ หรือ วารสาร) on (วันที่/เดือน/ ปีพ.ศ.)

ย่อหน้าที่ 2 ระบุข้อมูลส่วนตัว ที่สอดคล้องกับคุณสมบัติของตําแหน่งที่สมัคร โดยพูดพึง ประสบการณ์ด้านการเรียนและการทํางาน สาเหตุที่ต้องลาออกจากงานที่เคยทําอยู่ก่อน เช่น

ย่อหน้าที่ 3 เป็นการจบจดหมายที่เขียนในเชิงขอร้องให้นายจ้างเรียกตัวไปสัมภาษณ์ เช่น

5. Complimentary Close

เป็นคําลงท้ายที่บอกว่าเรายังคงระลึกถึงผู้รับจดหมายอยู่เสมอ อยู่ถัดจาก บรรทัดสุดท้ายของเนื้อความในจดหมายไป 2 บรรทัด ข้อความที่ใช้ในการลงท้ายจดหมายสมัครงาน มีดังนี้

Notes :

ส่วนอื่น ๆ ที่เพิ่มเข้ามาต่อจาก Signature (ลายเซ็น) ได้แก่

1. Enclosed/Enc. (สิ่งที่แนบมาด้วย) อาจเป็นเอกสาร ประวัติส่วนตัว, ใบรับรองแพทย์ ใบรับรองจากหน่วยงานใบรับผลการเรียน (ใบเกรด) ปริญญาบัตร เป็นต้น

2. CC. สําเนาหรือส่งต่อผู้อื่นตามรายชื่อ หมายความว่า จดหมายฉบับนี้มีการสําเนาส่งต่อผู้อื่นที่ เกี่ยวข้อง

3. Re. การอ้างถึงมักจะเป็นเรื่องที่คุยกันค้างไว้ในฉบับที่แล้ว หรือการอ้างอิงถึงบุคคลที่สามารถ ยืนยันความถูกต้องและบอกรายละเอียดและเป็นพยานให้กับผู้สมัคร ย่อมาจากคําว่า Reference

4. P.S. มาจากคําว่า Postscript หมายถึง ปัจฉิมลิขิต (ป.ล.) เป็นการหมายเหตุเพิ่มเติมที่เป็นคนละ เรื่องกับเนื้อหาในจดหมาย กรณีที่เป็นจดหมายของบริษัท หรือองค์กรอื่นที่ต้องมีหัวหน้า รับผิดชอบ

6. Signature and Company position

เป็นลายเซ็นของผู้เขียนจดหมายหรือของหัวหน้างานพร้อมด้วยตําแหน่งในกรณีที่เป็นจดหมายของบริษัท หรือองค์กรอื่นที่ต้องมีหัวหน้ารับผิดชอบ

Applying for a post by E – mail (การสมัครงานทาง E – mail)

E – mail มาจากคําว่า Electronic Mail หมายถึง จดหมายอิเล็กทรอนิกส์หรือไปรษณีย์ทางอินเตอร์เน็ต (Internet) การรับ – ส่ง อีเมล์เป็นการสะดวก รวดเร็ว มีประสิทธิภาพในการติดต่อสูง และ เป็นการเขียนจดหมายที่ไม่ต้องคํานึงถึงรูปแบบมากนักใจความในจดหมายกระชัย เพราะเขียนแต่เนื้อหาที่ สําคัญ และจําเป็นเท่านั้น โดยมีข้อปฏิบัติดังนี้

1. บอกจุดประสงค์ในการสมัครงานตําแหน่งอะไร ใช้ประโยชน์สมบูรณ์เข้าใจง่าย เช่น

I would like to apply for a post of ……………………(ชื่อตําแหน่ง) advertised in the …………..(ชื่อหนังสือพิมพ์) of ……………… (วัน เดือน ปีในหนังสือพิมพ์)

2. บอกข้อมูลส่วนตัว โดยใช้ข้อความสั้น ๆ และกระชับ เช่น

My name is (ชื่อ นามสกุล) .............................. I was born on ……….(date/month/year) I am a Thai ……………….. (male/female) believing in ……………(บอกศาสนาที่ นับถือ เช่น Buddhism, Christian, Catholic, Islam etc.)

3. บอกสถานภาพสมรส บอกความสามารถและบุคลิกของตนเอง (Marital status and personality) เช่น

I am single, a good human relationship and able to work up – country and abroad.

4. ประสบการณ์การศึกษาและการฝึกอบรม (Experiences in Education and Training) เช่น

I have got a B.A. in Commerce and Accounting with G.P. 3.00 from Chulalongkorn University. I have been trained as the following courses : Computer Operation, Secretary Duties, Accounting Studies and so forth.

5. บอกประสบการณ์การทํางาน (previous job experiences)

Last year, I got a job as a secretary in the hotel and resigned to find a better job for a better earning and make progress in my job.

6. บอกถึงความหวังที่จะให้ทางบริษัทพิจารณาตนเองเข้ารับการสัมภาษณ์เพื่อคัดเลือกเข้าทํางาน

I am looking forward to your reply. I hope my education background, training and job experiences will be appropriate for me to work as a post you advertised in the newspaper. ‘

Notes :

คําศัพท์สํานวนภาษาอังกฤษที่บ่งบอกถึงความสามารถและบุคลิกภาพของผู้สมัคร มีดังนี้

- Able to speak English = สามารถพูดภาษาอังกฤษได้ดี

- Good command of English both speaking and writing = มีความรู้ภาษาอังกฤษดี ทั้งพูดและเขียน

- Have a good computer skill = มีความรู้เรื่องคอมพิวเตอร์เป็นอย่างดี

- Proficiency in speaking and writing English = มีความชํานาญในการพูดและเขียน ภาษาอังกฤษ

- Ability to work under pressure = สามารถทํางานในสภาวะกดดันได้

- Responsibility and independent = มีความรับผิดชอบและเป็นตัวของตัวเอง

- Willing to work hard = ยินดีทำงานหนักได้

- Service – minded = รักงานบริการ

- Good personality and communication skill = บุคลิกดีมีทักษะในการติดต่อสื่อสารดี

- Initiative, reliable and positive = มีความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ไว้ใจได้และมองโลกในแง่ดี

- Leadership and team working = มีความเป็นผู้นําและสามารถทํางานเป็นทีม

- High ambitious and enthusiastic = มีความทะเยอทะยานและกระตือรือร้น

- Friendly and good co – ordination = เป็นมิตรและประสานงานได้ดี

- Able to work up – country or abroad = สามารถทํางานในต่างจังหวัดหรือต่างประเทศได้

- Have a drive – license = มีใบขับขี่

- Good human relationship = มีมนุษยสัมพันธ์ดี