regolamento spese minute

Art. 1 – Oggetto, Principi Generali e Normativa di Riferimento

1.1. Il presente Regolamento disciplina la gestione del Fondo Economale (Cassa contanti) e l'utilizzo degli strumenti di pagamento elettronici della Fondazione Arezzo Intour, in qualità di organismo di diritto pubblico e DMO (Destination Management Organization) del territorio.

1.2. La gestione delle spese economali è informata ai principi di legittimità, verificabilità, trasparenza e tracciabilità, in conformità con:

• Lo Statuto della Fondazione;

• Il D.Lgs. 36/2023 (Codice dei contratti pubblici) per quanto applicabile;

• Il D.Lgs. 117/2017 (Codice del Terzo Settore);

• Il DPR 66/2025 e la normativa contabile pubblica vigente.

1.3. Il ricorso al Fondo Economale è ammesso esclusivamente per spese di piccola entità e funzionamento istituzionale che presentino i seguenti requisiti:

• Sono necessarie e urgenti;

• Richiedono pagamenti immediati;

• Non sono gestibili tramite contratti centralizzati o procedure di approvvigionamento ordinarie;

• Sono pertinenti agli obiettivi dell'ente e sostenute nel periodo di ammissibilità.

Art. 2 – Limiti di Importo e Strumenti

2.1. Il limite massimo per singolo pagamento è stabilito in:

• € 1.000,00 (mille/00) IVA inclusa per pagamenti in contanti (o diverso limite inferiore previsto dalla normativa antiriciclaggio vigente);

• € 2.500,00 (duemilacinquecento/00) IVA inclusa per pagamenti tracciabili tramite Carta di Credito/Debito aziendale.

2.2. Tali soglie si intendono per singola spesa e non è ammesso il frazionamento artificioso degli acquisti per eludere le procedure ordinarie di affidamento.

2.3. Eccezioni motivate a tali limiti, pur rimanendo nella soglia della "modica spesa" (ordinariamente entro € 3.000,00), devono essere preventivamente autorizzate dal Direttore o dal Presidente, nel rispetto della normativa vigente.

Art. 3 – Spese Ammissibili

Possono essere sostenute tramite Fondo Economale o Carta Aziendale le seguenti tipologie di spese, purché documentate e pertinenti all'attività istituzionale:

A. Funzionamento e Beni di Consumo

• Acquisto di beni di consumo di piccola entità (materiale d'ufficio, cancelleria, toner, piccole attrezzature informatiche);

• Minuterie e materiali per la pulizia e l'igiene dei locali;

• Piccole manutenzioni urgenti e riparazioni di attrezzature o servizi non differibili.

B. Promozione, Comunicazione e Marketing DMO

• Spese di pubblicità istituzionale per avvisi di legge, pubblicazione di bandi di gara e comunicazioni obbligatorie;

• Acquisto di servizi di pubblicità digitale (Google Ads, Meta Ads, ecc.) e promozioni online necessarie all'attività di marketing territoriale (entro il limite di € 2.500,00);

• Abbonamenti a database, servizi online, software in cloud o piattaforme digitali collegati all'attività dell'ente.

C. Relazioni Istituzionali e Formazione

• Spese di partecipazione e rappresentanza, incluse spese cerimoniali, organizzazione di eventi pubblici e ospitalità modesta per ospiti istituzionali, nel rispetto dei principi di sobrietà;

• Quote associative a organismi nazionali o internazionali del settore turistico/culturale;

• Spese per formazione, documentazione e assistenza tecnica, esclusivamente ove urgenti e non differibili (es. acquisto manualistica, webinar istantanei);

• Acquisto di giornali, riviste e pubblicazioni di settore.

D. Adempimenti Fiscali e Amministrativi

• Pagamento di imposte, tasse, diritti erariali, bolli;

• Spese per visure, certificati e registrazioni atti;

• Spese postali, telegrafiche e di corriere.

E. Missioni e Rimborsi

• Anticipi per missioni e trasferte del personale o degli organi;

• Biglietteria e titoli di viaggio;

• Indennità di partecipazione e rimborsi spese ai soggetti titolati, ove espressamente previsti dai regolamenti interni e dalla normativa di riferimento.

Art. 4 – Gestione del Fondo e Responsabilità

4.1. Il Fondo è affidato a un Responsabile (Cassiere) nominato dal Direttore, che ne risponde personalmente.

4.2. Il prelevamento per la costituzione o il reintegro del fondo avviene tramite prelievo bancario a cura del Direttore o suo delegato.

Art. 5 – Documentazione e Rendicontazione

5.1. Ogni pagamento deve essere giustificato da documentazione fiscale valida (fattura elettronica, scontrino parlante, ricevuta fiscale) intestata alla Fondazione Arezzo Intour. Non sono ammessi scontrini generici non riconducibili alla natura del bene acquistato.

5.2. La documentazione deve permettere la piena tracciabilità della spesa, indicando chiaramente la causale e la pertinenza con le attività dell'ente.

5.3. Il Responsabile del fondo predispone periodicamente (almeno trimestralmente) una distinta di liquidazione per il reintegro del fondo, sottoposta all'approvazione del Direttore.

Art. 6 – Controlli

6.1. La regolarità della gestione del fondo è soggetta al controllo dell'Organo di Controllo (Revisore Legale) che verifica:

• La corretta tenuta delle scritture;

• La presenza e validità dei documenti giustificativi;

• Il rispetto dei limiti di importo e la pertinenza delle spese;

• La conformità alla normativa contabile pubblica (DPR 66/2025 e s.m.i.).

6.2. Il Direttore può disporre verifiche di cassa a sorpresa in qualsiasi momento.

Art. 7 – Disposizioni Finali

Per quanto non espressamente previsto, si rinvia allo Statuto della Fondazione e alle norme del Codice Civile e del Codice dei Contratti Pubblici applicabili agli enti di diritto pubblico.

Il Direttore della Fondazione

Rodolfo Ademollo