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1. OBJETIVO
Planificar los cambios que sean necesarios implementar en el Sistema de Gestión de la Calidad garantizando que éstos se lleven a cabo de una manera sistemática y controlada con el fin de asegurar la integridad del Sistema.
2. ALCANCE
Todos los cambios críticos que sean necesarios aplicar en el Sistema de Gestión de la Calidad orientados a:
Lograr los resultados previstos (eficacia)
Mejorar el desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad (eficiencia)
Consideraciones y/o Exclusiones de este alcance:
Los cambios requeridos en el Sistema de Gestión de Calidad que surjan de procesos de auditorías sean estas internas o externas, serán tratados según lo establecido el procedimiento “SGC-PRO-04- No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas”, en esos casos sólo se aplicará este procedimiento para aquellos cambios que por su envergadura o criticidad merezcan una Planificación y Control según lo especificado en este documento.
La gestión y control de cambios que surgen dentro de los procesos de desarrollo y mantenimiento de software, o bien del proceso de Implementación y estén relacionados con cambios en los requisitos establecidos o acordados con el cliente serán abordados según los indicado dentro de los procedimientos:
o DES-PRO-01 Desarrollo y Mantenimiento de Software
o IMP-PRO-01 Implementación
3. DEFINICIONES Y VOCABULARIO
CAMBIO: El conjunto de variaciones de diferente orden que sufren las organizaciones y que se traducen en un nuevo comportamiento organizacional.
4. REFERENCIAS Y DOCUMENTOS RELACIONADOS
5. RESPONSABILIDADES
La CEO tiene la responsabilidad de la definición y mantenimiento de este procedimiento y de la coordinación general de los planes de cambios.
Los responsables cada proceso de la Organización tienen la responsabilidad de Identificar los cambios necesarios a su proceso de acuerdo a lo establecido en este procedimiento.
6. DIAGRAMA DE FLUJO
No Requiere
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
7.1. Identificación de la necesidad del cambio
Cuando un Responsable de Área detecte la necesidad de realizar un cambio en el Sistema de Gestión de la Calidad con el fin de lograr cumplir con los resultados previstos o bien de mejorar el desempeño de los procesos correspondientes a su área, realiza una convalidación inicial de tal necesidad con la Gerencia Operativa o con los Socios de AMTEK.
En el caso de que se dé su aprobación inicial, el Responsable de Área da comienzo al proceso registrando el cambio mediante el registro de una Oportunidad de Mejora, según lo indicado en “SGC-PRO-04 No Conformidades Acciones Correctivas y Preventivas”
7.2. Determinar el propósito del Cambio
El Responsable del Área determina el propósito del cambio a realizar, indicando una síntesis de qué se espera obtener del cambio
Algunos ejemplos del propósito del cambio pueden ser:
Implementar nuevos métodos/procesos de trabajo.
Implementar nuevas herramientas Software de trabajo que tengan un impacto significativo en los procesos de trabajo.
Remodelar, reubicar o ampliar las instalaciones que tengan impacto en la prestación del servicio.
Implementación de nuevas versiones de las Normas ISO u otras.
Implementación de nuevos requisitos Legales o Reglamentarios que puedan impactar en forma significativa en la prestación de servicios.
Cambios en la Políticas de Calidad, Seguridad, Protección de datos, u otros.
Creación de Nuevas Unidades de Negocio que puedan impactar en las prestaciones de servicios actuales.
Ampliación/Reducción de personal en forma considerable.
Rediseño, de una parte importante de la Estructura Organizacional (Roles y Responsabilidades)
Migración de servidores
Migración del sitio documental de Calidad
El registro del propósito del cambio junto con lo que se espera obtener del mismo será registrado por el Responsable del Área en la oportunidad de mejora que se documente en la herramienta Jira.
7.3. Evaluación del impacto y las posibles consecuencias
El Responsable de Área realiza la evaluación del impacto y las posibles consecuencias con el fin de asegurar que no se vea comprometida la integridad del Sistema de Gestión de la Calidad como el resultado al realizar el cambio.
Cuando se analice el impacto se podrá tener en cuenta:
Cambios en los procesos y en las interacciones con el resto de los otros procesos.
El impacto en los Objetivos e Indicadores de Calidad.
Cambios necesarios en los Procedimientos e Instructivos.
Cambios necesarios en otros Documentos.
Cambios en la Estructura Organizacional (Roles y Responsabilidades).
Necesidades de Capacitación.
Impacto en el cumplimiento con los compromisos con el Cliente.
Impacto en la Política de Calidad y en los valores de la Empresa
En el caso de que debido a la envergadura o la criticidad del cambio surjan riesgos u oportunidades adicionales que sean necesarios tratar, se realizará la gestión de los mismos según lo establecido en el procedimiento “SGC-PRO-09 Gestión de Riesgos y Oportunidades” y la gestión de Oportunidades según lo establecido en “SGC-PRO-04 No Conformidades Acciones Correctivas y Preventivas”
El registro del análisis de impacto del cambio será registrado por el Responsable del Área en la oportunidad de mejora que se documente en la herramienta Jira.
Nota: Si la envergadura del cambio lo requiere se podrá adjuntar uno o varios documentos con formato libre indicando el análisis de impacto. En ese caso en el campo “Detalles para el Control de Cambios” se indicará el nombre del documento involucrado y dicho documento será adjuntado a la Oportunidad de Mejora. Esta misma consideración es válida para los subsiguientes puntos, es decir se podrán adjuntar documentos con detalles de la evaluación y asignación de recursos, con la planificación de las etapas. Un mismo documento adjuntado podría tener todos estos ítems.
7.4. Evaluación y determinación de la disponibilidad de recursos
El Responsable del Área junto con la CEO considera si existen suficientes recursos disponibles para realizar el cambio.
Se podrán evaluar, por ejemplo:
La necesidad de formación y capacitación.
La necesidad de nuevo personal.
La necesidad de adquirir/implementar nuevas herramientas.
La necesidad de mejorar, ampliar o adquirir nuevo hardware.
La necesidad de otros recursos.
Todas las necesidades que se detecten serán registradas en por el Responsable del Área en la oportunidad de mejora que se documente en la herramienta Jira.
El mismo Responsable de Área es el encargado de gestionar y realizar los seguimientos necesarios para obtener los recursos adicionales.
7.5. Asignación de Actividades, Responsabilidades y Autoridades
Si el cambio excede al Responsable de Área, la CEO puede definir otros Responsables o realizar los cambios en los niveles de autoridad que considere necesarios para impulsar el cambio.
También podrá optar por constituir un Comité de Cambio incluyendo en el mismo al Responsable de Área inicial, a otros Responsables y a la misma CEO.
También se definirán las actividades previstas y plazos estimativos para realizar el cambio.
El Responsable de Área dejará registro de estas asignaciones, actividades y de los plazos en la Oportunidad de Mejora que se documente en la herramienta Jira.
7.6. Implementación del cambio
El o los Responsables asignados, realizarán todos los seguimientos necesarios y actividades necesarias para implementar el cambio.
En el caso de que el cambio sea de una envergadura o criticidad tal que implique un período largo para su implementación se podrán realizar Informes y/o Reuniones de avance.
7.7. Finalización y verificación de los resultados
Una vez que se cumplieron los plazos establecidos, incluyendo cualquier reprogramación acordada, el Responsable de Área verifica los resultados del cambio y comprueba si éste fue exitoso para el lograr el propósito establecido, o bien si se requiere acciones adicionales.
En cualquier caso, el Responsable de Área dejará registro de esta verificación y de cualquier acción adicional en la oportunidad de mejora que se documente en la herramienta Jira.
8. INDICADORES DE GESTIÓN
No aplica
CONTROL DE CAMBIOS:
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