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1. OBJETIVO
Definir el sistema que la organización tiene establecido para la Descripción de Puestos y Competencia de las funciones del personal que presta servicios en la empresa, así como también para la Toma de Conciencia y Formación del personal y la descripción del método para elaborar el Plan de Capacitación.
2. ALCANCE
Este procedimiento se aplica a todo requerimiento de incorporación, promoción, cambio de función o categoría, para los puestos que requieren una verificación de la capacidad del postulante con los requisitos establecidos del puesto que se va a cubrir, considerando que es uno de los factores que afecta en forma directa o indirecta a la calidad del producto o servicio.
3. DEFINICIONES Y VOCABULARIO
Descripción de Puestos: Enumeración de las principales tareas que componen un puesto, incluyendo autoridad, responsabilidad, nivel de instrucción, conocimientos y experiencia requerida para cubrir una función.
Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.
Toma de Conciencia: Familiarización del personal con el sistema de Gestión de Calidad de la Empresa, toma de conciencia de la importancia del cumplimiento de los requisitos, necesidades y expectativas del cliente y de otras partes interesadas.
Formación: Desarrollo formal de una capacidad. Hacer que una persona esté en condiciones para realizar satisfactoriamente una actividad.
Plan de Capacitación: Documento elaborado y revisado en forma periódica donde se registran las necesidades de formación solicitadas por distintas áreas de la organización aprobados por la Dirección para su realización.
Objetivo: Algo ambicionado o pretendido, relacionado con la Política y el Sistema de Gestión de la Calidad de la Empresa.
Meta: Valor cuantitativo a alcanzar, relacionado a un objetivo de Gestión de la Calidad.
Plazo de Evaluación: Tiempo comprendido entre la capacitación realizada y la fecha fijada para la evaluación.
Evaluación: Es la comparación de las metas (valor cuantitativo a alcanzar) y los resultados alcanzados en términos de aumento de la competencia del personal y la eficacia del impacto en la organización.
SharePoint: Herramienta de gestión documental del Sistema de Calidad
4. REFERENCIAS Y DOCUMENTOS RELACIONADOS
5. RESPONSABILIDADES
El CEO es responsable de la realización de la Descripción de Puestos y Competencias.
El Representante de la Dirección, es responsable una vez por año, antes de la Revisión por la Dirección del sistema de gestión de calidad, de verificar el estado de la competencia de las personas que cubren cada puesto para ver si la mantienen o si les falta cubrir algún aspecto a los efectos de incluirlos en el plan anual de capacitación.
6. DIAGRAMA DE FLUJO
No aplica
7. DESCRIPCION DEL PROCESO
7.1. Establecimiento de la necesidad de la evaluación de la competencia.
La descripción de puestos y competencia tiene como objetivo fundamental que la empresa disponga de los recursos humanos adecuados, los requerimientos de cada puesto para la realización de los productos o servicios en forma eficaz.
7.2. Descripción de Puestos
El área de Recursos Humanos o en quien el CEO delegue esta función juntamente con las otras Gerencias y Sectores definen cada puesto de la empresa, indicando las principales funciones o tareas que lo componen, los requisitos del mismo, tales como nivel de instrucción, conocimientos especiales, experiencia acreditada, requisitos específicos si los hubiere y la indicación de realizar una prueba de competencia o evaluación teórico/practica para desempeñar esa actividad en los casos que lo requiera.
Cada descripción de puesto definida en los términos del párrafo anterior constituye un registro de gestión vigente documentado en el formulario “RHU-PRO-01.F01 Descripción de Puestos”.
7.3. Evaluación de competencias y de desempeño
7.3.1. Evaluación de Competencia:
El área de Recursos Humanos o en quien el CEO delegue esta función realiza la evaluación de las competencias de cada persona perteneciente a la empresa a fin de constatar el cumplimiento de los requisitos del puesto y deja constancia de esta evaluación en el formulario “RHU-PRO-01.F02 Evaluación de la Competencia”
Las competencias profesionales o de habilitación específica que algunos puestos requieran deben acreditarse con la presentación de certificados, títulos o registros habilitantes extendidas por organismos autorizados para tal fin. Sin embargo la empresa privilegia el nivel de experiencia y/o conocimiento valorable durante la evaluación de la competencia por sobre la presentación de un título que avale el nivel de instrucción.
Cuando la competencia profesional está basada en la experiencia, la Empresa designará una persona idónea en la especialidad (experto, supervisor, jefe, profesional o habilitado) para realizar tal evaluación.
En caso de ausencia del Responsable de aprobación, la misma es realizada por el inmediato superior de acuerdo al organigrama vigente. En caso de ausencia de todos los responsables siguiendo la línea establecida queda pendiente la aprobación hasta tanto alguno de ellos se reintegre en sus funciones.
En aquellos casos en que coincida el responsable de aprobación, evaluación y revisión, será suficiente completar el registro correspondiente al aprobador. (Ej. Evaluación de la competencia).
La evaluación de la competencia se realiza o se revisa de acuerdo al siguiente criterio:
Al ingreso de la persona a la Empresa
A los tres meses de ingresada una persona a la Empresa
Al año del ingreso de la persona a la Empresa
Cada vez que la persona cambia de puesto dentro de la Empresa (*)
Cada vez que cambia la descripción del puesto.
El responsable de realizar la evaluación de la competencia, establecerá las capacitaciones necesarias a fin de cubrir cualquier diferencia establecida en la descripción de puesto. Ver detalles en el siguiente punto.
(*) En caso de que un puesto sea nuevo, es decir se agrega al organigrama porque no existía anteriormente, aplica también un registro de entrenamiento.
7.3.2. Evaluación de Desempeño:
Al menos una vez al año el área de Recursos Humanos o en quien el CEO delegue esta función inicia el proceso de evaluación de desempeño utilizando el formulario “RHU-PRO-01.F05 – Evaluación de Desempeño”.
Según el criterio de la Dirección cada colaborador que haya ingresado recientemente a la organización podrá ser evaluado o no una vez superado los tres meses del ingreso, pero cualquier colaborador que al momento de realizarse el ciclo de evaluación ya haya cumplido el año de permanencia o esté próximo a cumplirlo será evaluado indefectiblemente.
El resultado de cada evaluación de desempeño es comunicado a cada persona requiriendo que la misma sea firmada tanto por el evaluador como por el evaluado.
7.4. Establecimiento de la necesidad de capacitación.
Cada vez que se detecte una necesidad de capacitación con el fin de mantener o de aumentar las competencias necesarias del personal de la Empresa el área de Recursos Humanos o en quien el CEO delegue esta función, procede a realizar los pasos necesarios a fin cubrir las necesidades.
7.4.1 Tipos de Formación
Inductiva: Integración rápida del personal que ingresa a la Empresa o es destinado a una nueva función.
Concientización o informativa: Familiarización del personal con políticas específicas, objetivos, nuevos planes, procedimientos, modalidades especiales.
Básica de conducción de personal: Conocimientos y habilidades necesarias en toda función de conducción de personal desde los primeros niveles de Supervisión, los niveles intermedios, hasta los altos niveles de la Empresa.
Técnica o específica: Es la formación en las tareas específicas de cada puesto.
Educación General: Es el apoyo a estudio de formación académica en Institutos oficiales de carreras terciarias, universitarias, de post-grado o especializaciones cuyos conocimientos son de aplicación a corto o mediano plazo.
7.4.2. Establecimiento de la necesidad de toma de conciencia
La necesidad de toma de Conciencia queda establecida para el personal que se incorpora a la Empresa y es repetido a todo el personal de la Empresa por lo menos una vez cada dos años.
7.4.3. Establecimiento de la necesidad de Formación
La necesidad de formación queda establecida para todo el personal de la empresa siendo prioritaria para aquellas personas que realizan tareas que afectan a la Calidad del producto o servicio.
Los distintos sectores, a través de sus responsables, verifican la necesidad de capacitación del personal a su cargo y pueden proponer en forma mensual al Sector de Recursos Humanos o a quien el CEO haya delegado esta función, la necesidad de capacitación teniendo en cuenta los siguientes casos:
Evaluación de la calidad del producto o servicio
En función de los resultados de las evaluaciones formales o informales de desempeño del personal de las distintas áreas.
Cambios en los procesos e implementación de nuevas tecnologías.
Modificaciones en las condiciones de trabajo.
Nuevos proyectos que requieran formación complementaria del personal.
Conocimientos de requisitos legales y reglamentarios y normas que afecten a la Empresa.
Balance de formación académica del personal (Estudios cursados, secundarios, terciarios, universitarios o especiales).
Conocimiento de otros idiomas.
Información sanitaria para la prevención de enfermedades.
Información y entrenamiento para la prevención de riesgos laborales.
Factores negativos en el desarrollo de las actividades de la empresa que se reconozcan como “señales” de la necesidad de capacitación (Ejemplos: alta rotación, rotura de equipos, fallas de comunicación, conducción deficiente, baja productividad, alto ausentismo, alto número de reclamos de los clientes, reiteración de no conformidades o de productos no conformes).
7.4.4. Elaboración del Plan anual de Capacitación
El responsable de Recursos humanos con la participación de los distintos sectores elabora el RHU-PRO-01.F03 Plan y Registro de Capacitaciones , el cual incluye además un programa de Toma de Conciencia en Calidad.
El programa Toma de Conciencia en Calidad divulga los lineamientos del Sistema de Gestión de Calidad, la Política de la Calidad, y la toma de conciencia de la importancia del cumplimiento de los requisitos de las necesidades y expectativas del clientes y aplicado a todo el personal.
El plan anual de Capacitación se conforma con las actividades solicitadas por los distintos sectores a medida que surgen las necesidades y son aprobadas por la gerencia general. Son revisadas y corregidas con la Revisión por la Dirección del Sistema de Gestión de Calidad y comprende el periodo entre Enero a Diciembre (inclusive) del año en curso.
7.4.5. Implementación del Plan anual de Capacitación
El área de Recursos Humanos coordina la implementación del Plan anual de Capacitación (RHU-PRO-01.F03 Plan y Registro de Capacitaciones), en las fechas y formas previstas, comunicando a los responsables de las áreas solicitantes para la disposición de los recursos humanos, el lugar y los materiales para su realización.
La actividad se cumple de distintas maneras, entre otras, se citan algunas:
Cursos, charlas, seminarios, apuntes, dictados en la Empresa o en instituciones nacionales o privadas reconocidas.
Visitas a sitios de Internet de interés relacionados con las actividades de la Empresa.
Autoformación, según consignas o cuestionarios dados por la empresa.
Tutorías o entrenamientos en el lugar de trabajo.
La registración de las actividades ejecutadas se realiza en el RHU-PRO-01.F03 Plan y Registro de Capacitaciones
Además por cada persona que asistió o realizó una actividad de capacitación, se registra la cantidad de horas involucradas, el nombre y apellido de la persona y la identificación de la capacitación realizada.
Durante esta actividad también se registra cualquier capacitación no prevista con antelación y que se realice durante el período de vigencia correspondiente.
7.4.6. Evaluación de la Capacitación
El plan de capacitación contiene la evaluación de los resultados dentro de la organización y permite reafirmar y aplicar todo lo que se adquirió en cada actividad.
Cada responsable de sector que hubiere solicitado una actividad de capacitación para su personal deberá dentro de los 6 meses posteriores a la actividad, y posteriormente a los 2 meses de impartida, completar la parte “evaluación de la eficacia del curso” en el RHU-PRO-01.F03 Plan y Registro de Capacitaciones donde se indica la evaluación de la capacitación y los resultados de la misma aplicados en el sector o dentro de la organización.
Puede darse el caso que el evaluador sea asimismo asistente de alguna capacitación, y su evaluación es válida solamente si se cumplen las siguientes condiciones:
La persona presenta atributos de idoneidad y responsabilidad indelegables
La capacitación en cuestión no es unipersonal (es decir que evalúa al resto de participantes)
7.4.7. Registros.
El área de Recursos Humanos mantendrá todos los registros correspondientes archivados en recursos humanos (si son registros en papel) o bien dentro de la carpeta de recursos humanos habilitada a tal efecto en el sistema de control de documentos, cuando se trate de registros electrónicos.
7.4.8. Conocimientos técnicos.
El área de RRHH mantiene información de los conocimientos técnicos del área de desarrollo en la planilla RHU-PRO-01.F06 Conocimientos técnicos Amtek. La misma se actualiza una vez por año.
8. INDICADORES DE GESTIÓN
Horas de capacitación (%)
Descripción: Indica el porcentaje de horas destinadas a la capacitación respecto del total de horas trabajadas
Frecuencia: Anual
Cálculo: Total de horas de capacitación / total de horas trabajadas * 100
CONTROL DE CAMBIOS:
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