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1. OBJETIVO
El objetivo de este procedimiento es establecer la forma en que la empresa realiza la comercialización de todos sus servicios con el fin de incrementar la base de clientes activos, y detectar la necesidad potencial de otros productos y servicios brindados por la Empresa.
2. ALCANCE
Los productos que comercializamos son a través de la web www.cobranzas.com y es para que las empresas puedan mantener a sus proveedores actualizados en el estado de sus cuentas:
Plataforma para Proveedores:
a) Servicio de Información pagos y facturas disponibles.
b) Servicio de Generación y Publicación de certificados de retención.
c) Servicio de Generación y Publicación de Órdenes de Compra.
d) Servicio de Generación y Publicación de Avisos de Recepción.
e) Módulo de Comunicaciones para Consultas y Reclamos.
f) Buzón de Documentos para Proveedores.
g) Avisos electrónicos de Pagos y Ordenes de Compras Disponibles.
h) Factura de Crédito.
i) Formulario de Proveedores.
Plataforma para Clientes:
a) Servicio de publicación de Facturas.
b) Estado de Pedidos.
c) Saldo de Cuenta Corriente.
d) Composición de la Cuenta Corriente.
e) Módulo de Comunicaciones para Consultas y Reclamos.
f) Avisos electrónicos de Facturas Disponibles con Tracking de Estados de Emails.
g) Alertas de vencimientos de Facturas.
h) Herramienta de Administración para Usuario Interno.
i) Buzón de Documentos para Clientes.
j) Formulario de Clientes.
3. DEFINICIONES Y VOCABULARIO
a) Servicio de Información pagos disponibles:
Los proveedores de las empresas ingresan a través de www.cobranzas.com y pueden ver la información del estado de las facturas, información referida a los pagos liberados: lugar y fecha de pago, monto a cobrar; cuando ésta disponible reciben un email de notificación de pagos, cuentan con formularios para el reclamo de proveedores y circularizaciones.
b) Servicio de Generación y Publicación de certificados de retención:
El proveedor puede a través de la web imprimir los certificados de retención en el momento que tienen el pago disponible.
c) Servicio de Generación y Publicación de Órdenes de Compra:
Se pone en la web a disposición de los proveedores las Órdenes de compra emitidas para que puedan contar con los datos para emisión de facturas y reclamos.
d) Servicio de Información a Clientes: Publicación centralizada de facturas electrónicas.
4. REFERENCIAS Y DOCUMENTOS RELACIONADOS
5. RESPONSABILIDADES:
El Gerente Comercial o quién éste designe es el responsable de la aplicación de este procedimiento.
6. DIAGRAMA DE FLUJO:
7. DESCRIPCION DEL PROCESO
7.1. Identificación del Prospecto.
El responsable y/o asistente de ventas se encarga de identificar los prospectos y para ello deben cumplirse las siguientes condiciones:
a) Que sea una empresa con cantidad de órdenes de pagos mayor a 100 mensuales.
b) Que utilicen sistemas de gestión importantes.
c) Que la política de pago a sus proveedores sea ordenada.
Existen tres tipos de prospectos:
Actuales: Los que reúnen las condiciones señaladas y puede trabajarse con máxima probabilidades de éxito.
Renovables: Son los que renuevan el servicio básico y desconocen el resto de nuestros productos que tenemos; hay que enfocar y ofrecer continuamente.
Potenciales: Son aquellos que no tienen necesidades, o no la han descubierto en eso enfocamos nuestro trabajo en crearle la necesidad.
Para localizar el prospecto el primer contacto generalmente se realiza telefónicamente donde realizamos una breve indagación para conocer datos esenciales y saber si el servicio que ofrecemos puede ser de utilidad para ellos. Constatado esto, en parámetros generales, se le envía un email con la presentación de AMTEK S.A.U. y los servicios que ofrece; sin embargo puede existir otras variantes, como ser que el prospecto solicite directamente una propuesta del servicio, en ese caso se puede enviar por email la propuesta directamente. Sólo se enviará la presentación por email si el prospecto dió su conformidad. Seguido a cada uno de los casos, se ingresan todos los datos del prospecto al CRM con los análisis detallados.
7.2. Contacto de Prospectos
El responsable y/o asistente de ventas es el encargado de coordinar reunión virtual con los prospectos, es fundamental utilizar el trabajo previo de identificación del prospecto. La misma es preparada con anticipación, estableciendo los objetivos a llevar a cabo en la reunión.
Una vez concertada la reunión, el encargado y/o asistente de ventas realiza una presentación de AMTEK S.A.U., luego se realiza un sondeo para detectar las verdaderas necesidades del prospecto y a continuación se realiza una demo, donde se muestran todas las características y beneficios de los servicios.
El responsable y/o asistente de ventas asesora al prospecto mostrándole todas las soluciones y herramientas necesarias para que pueda mejorar el funcionamiento de su empresa.
7.3. Confección del Presupuesto
El responsable y/o asistente de ventas confecciona un presupuesto, el mismo se realiza en base a la cantidad de ordenes de pagos que genera mensualmente el cliente, se maneja utilizando las siguientes escalas para asignarle el abono fijo mensual del pack básico (pagos, retenciones, facturas, comunicaciones y panel de control):
Cantidad de Ordenes de Pago
0 a 500 Ordenes de pagos mensuales;
501 a 1000 Ordenes de pagos mensuales;
1001 a 3000 Ordenes de pagos mensuales;
3001 a 5000 Ordenes de pagos mensuales;
5001 en adelante Ordenes de pagos mensuales;
Cantidad de Facturas
0 a 1000 Cantidad de facturas mensuales;
1001 a 2000 Cantidad de facturas mensuales;
2001 a 4000 Cantidad de facturas mensuales;
4001 a 7000 Cantidad de facturas mensuales;
7001 en adelante Cantidad de facturas mensuales;
Se respeta para todas las empresas las mismas condiciones; pero se divide en segmentos el alcance del servicio dándole opción a las empresas optar por distintas opciones de abono mensual.
Los módulos adicionales cuentan con un valor único, los cuales se indican su valor por separado.
Para realizar la propuesta económica se utiliza un formulario de acuerdo a la procedencia de la empresa y el segmento del servicio elegido:
CLIENTE AAAAMMDD VEN-PRO-01.F01 Presupuesto Cobranzas.com Proveedores - CLIENTE AAAAMMDD VEN-PRO-01.F04 Presupuesto Cobranzas.com Clientes - CLIENTE VEN-PRO-01.F05 Proposal COBRANZAS.COM Suppliers - CLIENTE AAAAMMDD VEN-PRO-01.F10 Presupuesto Cobranzas.com Desarrollo
7.4. Negociación y Cierre
El responsable y/o asistente de ventas se encarga una vez presentado el presupuesto de seguir adelante con todas las negociaciones para poder terminar en el cierre de la operatoria. Una vez que las partes llegan a un acuerdo solicita la confirmación de compra del servicio, la misma puede darse a través de una orden de compra o la confirmación por email.
Finalmente se realiza una reunión de Kick Off en conjunto con el área de implementaciones y con la participación de todo el equipo con el cliente.
7.5. Formalización
Una vez finalizado el proceso de negociación si el prospecto lo solicita, el responsable y/o asistente de ventas vuelca las condiciones pactadas en un contrato, que ambas empresas respetarán y el cual tendrá vigencia de un año con renovación automática. Existen otros medios de aceptación que también se consideran formales, tales como la emisión de la orden de compra o la confirmación vía e-mail.
7.6. Facturación
El responsable y/o asistente de ventas solicita a administración el inicio de la facturación, mediante un email indicando las condiciones, y si existe adjuntando la orden de compra o similar.
Además se solicita el inicio del proceso de IMPLEMENTACIÓN vía email.
7.7. Seguimiento de Prospectos/Clientes
El seguimiento de prospectos y clientes es realizado por el responsable y/o asistente de ventas, y se adjuntas los diferentes presupuestos que se hayan generado en la herramienta CRM. El seguimiento se realiza a través de la herramienta Jira.
8. INDICADORES DE GESTIÓN
Relación trimestral
Prospectos Contactados
Presupuestos Entregados
Clientes Concretados
CONTROL DE CAMBIOS:
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