IMP-PRO-01- Implementación

1. OBJETIVO

Indicar el procedimiento a seguir para la implementación de servicios vendidos por Amtek S.A.U. y basados en productos software de la Empresa.

2. ALCANCE

Este procedimiento tiene aplicación para el proceso de implementación.

3. DEFINICIONES Y VOCABULARIO

Back-office: Entorno de configuración del sitio (interno).

4. REFERENCIAS Y DOCUMENTOS RELACIONADOS

• SGC-MCA-01- Manual de Calidad

• OPE-PRO-01 - Operaciones y Servicios al Cliente

• DES-PRO-01 - Desarrollo y Mantenimiento de Software

Instructivos y Documentos: Generales:

• IMP-DOC-22 ES - Etapas de Implementación (interno)

• IMP-DOC-25 ES - Proceso de Escalamiento Implementaciones (interno)

• IMP-DOC-28 ES - Seguimiento Implementación (interno)

Clientes:

•  IMP-DOC-03 ES - Archivo Datos Clientes(PDF)     

•  IMP-DOC-20 ES - Layout Datos.txt Clientes (PDF)

•  IMP-DOC-21 ES - Plataforma Clientes - Guía de Implementación.txt (PDF)

Cronograma:

• IMP-DOC-12 ES - Cronograma Implementación Producto Proveedores (XLS) 

• IMP-DOC-19 ES - Cronograma Implementación Producto Clientes (XLS)

• IMP-DOC-23 ES - Cronograma Implementación Buzón de Documento (XLS)

• IMP-DOC-24 ES - Cronograma Implementación Factura de Crédito (XLS)

• IMP-DOC-25 ES - Cronograma Implementación Retenciones (XLS)

• IMP-DOC-27 ES - Cronograma Implementación Formulario Alta de Proveedores (XLS)

Proveedores:

• IMP-DOC-02 ES - Archivo Datos.txt Proveedores(PDF)

• IMP-DOC-04 ES - Transferencia de Archivos  (PDF)

• IMP-DOC-07 ES - Layout Maestro.txt (PDF)

• IMP-DOC-08ES - Layout Datos.txt Proveedores (PDF)

• IMP-DOC-13 ES - Archivo Maestro.txt (PDF)

• IMP-DOC-17 ES - Plataforma Proveedores - Guía de Implementación(PDF)

• IMP-DOC-18 ES - Envío de Archivos PDF (PDF)

• IMP-DOC-16 - Estructura Archivo TXT Retenciones (xlsx)

    Archivos en Ingles:

• IMP-DOC-02 EN - Datos.txt File (Suppliers) (PDF)

• IMP-DOC-04 EN - File Transference (PDF)

• IMP-DOC-08 EN - Layout Datos.txt File (PDF)

• IMP-DOC-13 EN - Maestro.txt File (PDF)

• IMP-DOC-17 EN - Suppliers Platform - Implementation Guide (PDF)

• IMP-DOC-20 EN - Layout Datos.txt File Client.docx (PDF)

Técnicos:

• IMP-DOC-05 ES - Seguridad e Infraestructura

• IMP-DOC-06 ES - Tablas Códigos (PDF)

• IMP-DOC-11 ES - Aspectos Operativos (PDF)

• IMP-INS-18 ES - Lammail2 (PDF)

5. RESPONSABILIDADES

La CEO es la responsable de la aplicación de este procedimiento y de la distribución del mismo.

6. DIAGRAMA DE FLUJO

Procesos Principales

La actividad “Desarrollo de interfaces del ERP” es realizada exclusivamente por el cliente

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

 A continuación se detallan las etapas del proceso de Implementación según sea una NUEVA IMPLEMENTACIÓN o una RÉPLICA de una empresa ya implementada.

7.1 Colaboración en la etapa de preventa.

El Responsable de Implementación puede ser convocado durante la etapa de preventa para colaborar en la clarificación de aspectos técnicos, para realizar el relevamiento ante la necesidad de una nueva funcionalidad, o bien en cualquier otra situación en la cual sea requerida su colaboración.

El Responsable de Implementación registra en JIRA la posible implementación creando un ticket en la columna "PREVENTA".

7.2 Inicio de la Implementación.

El área comercial confirma la contratación del servicio.

En esta etapa el área Comercial confecciona el documento interno "IMP-PRO-01.F01 Checklist de Implementación" y lo comparte con el área de Implementaciones a través de un link al Drive enviado por correo.

7.3 Kick off

El Responsable de Implementación organiza una serie de contactos con el cliente para dar inicio al proceso de definición.

Se proporciona el IMP-DOC-12 ES - Cronograma Implementación Producto Proveedores con las tareas pertenecientes a cada etapa de la implementación y con una sugerencia de plazos para desarrollarlas. En el transcurso de la kick off o en la siguiente semana se busca que el cliente confirme los plazos estimados en el Cronograma y se registra la duración de la implementación y los actores que participarán en la misma.

Como procedimiento interno se genera el documento IMP-DOC-28 ES - Seguimiento Implementación en el cual se registraran todos los comentarios del implementador mas una copia de los mails relevantes que se intercambian con el cliente y el IMP-DOC-22 ES - Etapas de Implementación en el cual se detallan todas las tareas internas que se llevaran adelante durante la implementación. Esta planilla se actualiza en todas las siguientes actividades del proceso.

7.4 Definición de la Interfaz Visual

Durante este proceso con los datos relevados en la reunión de Kick-Off el Responsable de implementación prepara un testeo con diseño estándar, los logos y el color predominante del nuevo cliente.

Durante este proceso se define el diseño de  la información de pagos y/o facturas, y de retenciones (si corresponde) que será visualizada en la interfaz que verán los proveedores del cliente. Se adapta el entorno test a estas definiciones, y junto con los datos relevados en la reunión de Kick-Off el Responsable de implementación prepara el ambiente de testeo con el diseño acordado, los logos y el color predominante del nuevo cliente

El Responsable de la Implementación le envía mediante un email los documentos correspondientes a cada responsable, los mismos contienen las instrucciones que especifican el diseño de los archivos de interfaces: IMP-DOC-08 ES - Layout Datos.txt

En caso de implementarse un Módulo Clientes el documento correspondiente será: IMP-DOC-03 ES - Archivo Datos (clientes)

Si el implementador lo considera necesario, se envía también la información de la infraestructura con la que cuenta Amtek para la prestación de su servicio: IMP-DOC-05 ES - Seguridad e Infraestructura.docx.

Estos documentos pueden tener su variante en otros idiomas tales como portugués (PT) o inglés (EN).

Si el servicio contratado incluye publicación de la información de retenciones de impuestos, y el cliente desiste de la posibilidad de generar directamente por su cuenta un PDF con la información a publicar, se realiza lo siguiente:

• • Se solicita al cliente un escaneo de los documentos de retenciones que están generando actualmente para compararlo con los PDFs generados por nosotros.

  • Con la información recolectada se presenta una propuesta de visualización del certificado en base al aspecto estándar de Amtek.

Se arman en JIRA, en el proyecto "Implementaciones" los Tickets correspondientes a la implementación. La cantidad de tickets a crear dependen de la cantidad de módulos contratados por el cliente.

Se arma un ticket para la publicación de solapas "pagos" y "facturas", otro para "retenciones" y otro para "Buzón de Documentos".

Si fuese necesario, se podrán dar de alta otros tickets de implementación de acuerdo a la necesidad que se plantee. 

Durante esta actividad el Responsable de Implementación brinda al cliente el soporte necesario para lograr la definición de interfaz visual.  Este soporte puede ser vía e-mail, telefónico, personalmente u otro medio.

Si durante este proceso de definir la interfaz visual se detecta que es necesario realizar algún tipo de ajuste o modificación en el software, según la envergadura de la modificación el Responsable de Implementación deriva el requerimiento directamente al Proceso de Desarrollo y Mantenimiento de Software (DES-PRO-01 Desarrollo y Mantenimiento de Software) generando un ticket en Jira, o bien lo analiza con el Comité de Producto, quién luego derivará la modificación al proceso de desarrollo si lo cree apropiado.

7.5. Preparación de la Interfaz Visual

7.5.1 Definición y generación de los archivos de transferencia.

En la presente etapa el Responsable de Implementación interactúa junto con el cliente hasta llegar a un acuerdo de modelo de los archivos de transferencia de datos con el objetivo de generar, en base a este acuerdo, un determinado Lay Out.

Se realizan las siguientes actividades según sea aplicable:

Pagos

Se envían los documentos correspondientes a los participantes del equipo técnico, los mismos contienen las instrucciones que especifican la información necesaria para la generación de los archivos txt:

IMP-DOC-02 ES - Archivo Datos.txt Proveedores

IMP-DOC - 07 ES - Layout Maestro.txt

IMP-DOC-09 ES - Datos.txt Ejemplo.txt

IMP-DOC-10 ES - Maestro.txt Ejemplo.txt

IMP-DOC-13 ES - Archivo Maestro.txt.docx

Retenciones

Si el servicio contratado incluye publicación de la información de retenciones de impuestos, y el cliente no genera su propio PDF, se acuerdan los archivos TXT correspondientes. En este caso, se le envía al cliente el modelo, el correspondiente Lay Out y las instrucciones necesarias para diseñar el txt que dará origen a las retenciones.

Esta interacción se realiza mediante diferentes medios, sea e-mail, vía telefónica u otro, hasta tanto lograr el acuerdo definitivo de los datos que se transferirán y de sus ubicaciones dentro de los distintos archivos TXT de interfaces.

Como parte del diseño del documento de retención, se solicita al cliente el envío de la firma del apoderado de la empresa. El envío de esta firma puede ser en formato “Font TrueType” (formato necesario para adjuntar al txt), o escaneada. En este último caso, se procesa la misma con el programa FontCreator para generar el archivo TrueType necesario. Los archivos de firma escaneada y el Font TrueType se adjuntan en la carpeta correspondiente al cliente dentro del servidor.

-Ver IMP-DOC-16 - Estructura Archivo TXT Retenciones.xlsx

Aspectos Operativos

Los métodos de transferencia pueden ser FTP/SFTP/Lammail.

Se encuentran descriptos en el siguiente documento que se le envía al referente de tecnología del cliente vía email: 

     IMP-DOC-17 - Plataforma Proveedores - Guía de Implementación

     IMP-DOC-04 ES - Transferencia de datos

     IMP-DOC-02 ES - Archivo Datos.txt Proveedores

     IMP-DOC-13 ES - Archivo Maestro.txt.docx

A su vez, se le solicita su tabla de códigos a fin de ser configurado en Back Office. El cliente completa el documento que contiene algunos ejemplos:

IMP-DOC-06 ES - Tablas Códigos

Configuración de los accesos de conexión.

El Responsable de Infraestructura configura en el servidor de producción la conexión y los permisos para FTP y SFTP y le notifica al responsable de implementación para que le envíe vía e-mail al cliente la información necesaria para establecer la conectividad.

Si el cliente lo solicita, se le pasa los datos en forma telefónica a fin de no dejar ningún tipo de registro acerca de la clave asignada.

Una vez concluida la instalación el Responsable de Infraestructura le avisa al Responsable de Implementación para que comience la prueba integral.

7.5.2 Parametrización en el Back-Office

Con la información relevada el Responsable de Implementación configura el Back-Office indicando esta configuración en modalidad testeo.

La configuración que se realiza se relaciona, entre otros, con los siguientes temas:

• • Sigla definida para identificar al cliente.

  • Período en que el cliente envía las actualizaciones

  • Diseño de los archivos de interfaces (Lay Out)

  • Tablas: Codificaciones y decodificaciones de algunos datos que envíe el cliente (no aplica a retenciones)

  • Se habilita si está contratado el servicio de retenciones

  • Nombre de los archivos txt  (interfaces)

7.5.3 Desarrollo de interfaces del ERP

Esta actividad es realizada exclusivamente por el cliente, y es el proceso durante el cual éste desarrolla e implementa la generación de los archivos interfaces especificados a partir de su sistema informático ERP.

7.6. Seguimiento y comprobación de Interfaces (Pruebas de integración)

Una vez parametrizado el Back-Office el Responsable de Implementación realiza un seguimiento con el cliente para que este genere archivos txt acorde a las configuraciones establecidas.

Cada vez que el cliente envía un archivo txt (en forma manual), se procede a su carga en el entorno de testeo y, a su vez se comprueba visualmente que el txt se ajuste a la parametrización acordada. Esta interacción se repite la cantidad de veces que sean necesarias hasta obtener los archivos de interfaces en forma correcta.  

Una lista posible de archivos txt a los que se le realiza el seguimiento es:

• • Maestro de Proveedores

  • Información de Pagos y Facturas

  • Información de Retenciones y Ordenes de Pago

Si el servicio contratado incluye publicación de la información de retenciones los archivos de interfaces txt/PDF correspondientes son comprobados visualmente por el Software Developer (Retenciones).

Una vez que el Responsable de Implementación y el Cliente dan por aprobada esta tarea se comienza con la siguiente actividad.  

7.7. Testeo

Aproximadamente durante 5 envíos. El Responsable de Implementación controla la recepción y procesamiento correctos de la información enviada por el cliente. La cantidad de envíos de prueba se puede ampliar si es necesario.

Durante esta prueba tanto el cliente como el Responsable de Implementación monitorean desde la página de test los resultados.

Una vez que el cliente considera válida la prueba, se acuerda una fecha para el pasaje a producción.

7.8. Activación en Producción

Finalmente el Responsable de Implementación solicita al Ingeniero de Software la activación a producción realizando los siguientes pasos:

• • Se realiza una call demo con el cliente presentando a quien brindará el soporte una vez que el sistema esté productivo, en donde se revisan las herramientas del panel de control.

  • Se informa al cliente que en ambiente productivo, la clave para el ambiente de test ya no es valida. A partir de la salid a producción deben utilizar la clave que les llego al email al momento de la generación de cada usuario.

  • El Responsable de Implementación junto con el soporte del área de desarrollo de Software comprueba que se genera los e-mails de notificación de pagos. (Ver IMP-DOC-15 ES Manual activación envío email)

• • El Responsable de Implementación borra contraseñas del entorno de prueba, si la empresa eligió manejar las contraseñas se borran las que se cargaron para las pruebas. Control del funcionamiento.

  • Se activa el servicio y se da por  finalizado el ticket de implementación colocándolo en la columna "POST-PROD".

A partir de la puesta en producción se monitorea el procesamiento aplicando el procedimiento OPE-PRO-01 Operaciones y Servicio al Cliente.

7.9. Seguimiento y activación del proyecto de implementación

Durante esta actividad el Responsable de Implementación realiza el seguimiento necesario del proyecto, gestionando y resolviendo los distintos temas que surgen durante la implementación, a fin de lograr el cumplimiento en término del mismo.

Por ej. puede requerir al cliente que envíe los diseños de archivos cada vez que este se demore, requerir nuevos archivos para pruebas, requerir el ok del cliente para poner el sistema en producción. En el caso de que haya una modificación de software, seguir la misma hasta su finalización.

Las etapas requeridas para para asignar a las tarjetas  de implementación son:

• • PREVENTA

  • TO DO

  • BLOCKED

  • KICK-OFF

  • DEFINICIÓN INTERFAZ VISUAL Y CONFIGURACIÓN

  • DESARROLLO

  • PREPARACIÓN DE INTERFAZ

  • INTEGRACIÓN

  • TESTEO Y CAPACITACIÓN

  • POST-PROD

  • DONE

Asimismo, existen dos instancias de suspensión temporal de la implementación que son clasificadas de la siguiente manera:

• • Waiting for client: el cliente solicita que continúe el proyecto en una fecha determinada.

  • Blocked: por alguna razón el cliente decide frenar la implementación.

7.10. Etapa post-productiva

Durante esta actividad la cual generalmente puede durar un par de semanas, aunque la misma se podrá extender según sea necesario, el Responsable de Implementación brinda soporte a la etapa inicial de puesta en producción hasta garantizar una prestación estable del servicio.

7.11. Encuesta post-implementación

Una vez finalizada las dos semanas de etapa post-productiva, se le solicita vía e-mail al área de atención al cliente que envíe y realice el seguimiento de la encuesta de satisfacción.

8. INDICADORES DE GESTIÓN

Duración del proceso de implementación midiendo el tiempo transcurrido entre la recepción de la orden de compra (o equivalente) y el día de puesta en producción. Frecuencia: por cada implementación realizada.

CONTROL DE CAMBIOS: