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1. OBJETIVO
Describir el sistema de Auditorías internas de calidad aplicado, establecer las responsabilidades, determinar la periodicidad y metodología a seguir, para verificar si las actividades afectadas por el Sistema de Gestión de Calidad satisfacen las disposiciones preestablecidas y si tales disposiciones resultan efectivas.
2. ALCANCE
Es extensivo a todo el personal y a toda Auditoría interna del Sistema de Gestión de Calidad realizada en la Organización.
3. DEFINICIONES Y VOCABULARIO
Auditoría interna o de primera parte: Se realizan por o en nombre de la propia Organización para fines internos y puede constituir la base para la auto-declaración de conformidad de una Organización.
Auditoría externa de segunda parte: Se llevan a cabo por partes que tienen interés en la Organización tal como los clientes o por otras personas en su nombre.
Auditoría externa de tercera parte: Se llevan a cabo por Organizaciones independientes externas. Tales organizaciones proporcionan la certificación o el registro de conformidad con requisitos como los de la norma ISO 9001.
No conformidad mayor:
Las no conformidades mayores pueden presentarse en las siguientes circunstancias:
Cuando exista una razón significativa o crítica de que el control efectivo de los procesos está comprometido, o que se presentan dudas en que los productos y/o servicios vayan a cumplir con los requisitos especificados.
Un número de no conformidades menores asociados a alguna cláusula del estándar auditado o en cuestión, pueden demostrar una falla sistemática, y por esa razón, constituye una no conformidad mayor.
No conformidad menor: No conformidad que no afecta la capacidad de un sistema de gestión de cumplir con los resultados previstos.
Oportunidad de mejora: Informe emitido por el auditor el cual motiva al sector auditado a trabajar sobre un punto específico en función de la mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad implementado. Pueden no ser tratadas.
4. REFERENCIAS Y DOCUMENTOS RELACIONADOS
SGC-PRO-04 No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas
5. RESPONSABILIDADES:
El Representante de la Dirección es responsable de la planificación, ejecución o hacer ejecutar el programa de Auditorias internas de la calidad. Alcanza además a todos los integrantes de la Organización en su carácter de auditados.
6. DIAGRAMA DE FLUJO:
No aplica.
7. DESCRIPCION DEL PROCESO
Definición del grupo auditor.
Las Auditorías internas serán realizadas por personal interno o externo que el Representante de la Dirección designe. El personal que se desempeñe como auditor deberá haber recibido la capacitación específica para tal función, asistiendo a un curso de Auditoría de Sistemas de Gestión de la Calidad dictado por un auditor líder habilitado.
Además deberá haber realizado al menos una Auditoría de práctica, liderado por un auditor con experiencia, quien evaluará su desempeño y lo habilitará como auditor interno de Calidad.
El Representante de la Dirección mantendrá actualizada en un memorando la nómina con los auditores habilitados.
Cuando los auditores habilitados sean externos se les solicitará la acreditación para tal designación.
El auditor interno del sistema de gestión de calidad se desempeñará en esa función con independencias de sus funciones habituales, no pudiendo auditar áreas o sectores específicos donde trabaja o ejerce control directo.
Programación de las Auditorías Internas
Se establece como periodicidad de las Auditorías que cada sector de la Organización alcanzado por la norma sea auditado al menos una vez al año, según el siguiente plan general orientativo:
El plan en detalle de las auditorías se indica en el formulario “Planificación de Auditoría de Calidad” ubicado dentro del SSC. En el mismo se indican como mínimo el tipo de auditoría a realizar (por ej. auditoría interna, auditoría de certificación, auditoría de mantenimiento de la certificación, etc), la fecha de realización, los procedimientos involucrados u otros documentos a auditar, las personas que participan en concepto de auditados y el auditor responsable.
El representante de la dirección puede requerir la realización de Auditorías internas complementarias cada vez que detecte que la problemática de un área así lo requiera.
Dicho requerimiento lo hará el representante de la dirección, programando la Auditoria complementaria y notificando al sector auditado la realización de la misma, incluyendo éstas dentro del SSC.
Planificación de las Auditorías internas
Dentro del mes definido en la planificación el representante de la dirección determinará el o los días de la realización de la Auditoría interna, debiendo notificar vía e-mail al área auditable. El envío del correo deberá contar con una anticipación mínima de 10 días respecto de la fecha de la auditoria, o bien generar calendars antes de los 10 días pero debiendo enviar el plan detallado antes de la auditoría.
La notificación enviada vía e-mail al área correspondiente incluirá el formulario SGC-PRO-03.FO1 - Planificación de Auditoría de Calidad, y se considerará cómo mínimo los siguientes puntos:
Objeto de la Auditoría.
Alcance de la Auditoría (puntos de la norma).
Nombre de los auditores.
Días y horarios en que se realizara la Auditoria.
Responsable a auditar.
La metodología de trabajo para la auditoría es la definida dentro de este procedimiento.
Preparación de las Auditorías internas.
El auditor o los auditores asignados podrán tomar contacto previo con el auditado a fin de requerirle información y/o documentación que le permita conocer sobre los procesos aplicables sometidos a la Auditoría. Los auditores internos contarán con una guía de Auditoria Guía de Auditoría Interna de Calidad, que marca el circuito básico a seguir y los ítems a verificar que incluye el chequeo de la totalidad de los requisitos normativos.
El auditor, en función de la información recabada y de los informes previos de las Auditorias, si existieran, debe conocer la evolución y la problemática propia del sector auditado, procediendo a preparar la Auditoria determinando informalmente chequeos de ítems complementarios a los definidos en la guía.
Realización de la Auditoría.
La Auditoria comienza con una reunión de apertura donde se hacen las presentaciones que correspondan, se explica a los responsables auditados la mecánica y los objetivos de la Auditoria.
La Auditoria se desarrolla en función a la formación propia del auditor y siguiendo los lineamientos de la Guía de Auditoría Interna de Calidad.
La recolección de evidencias se realiza mediante entrevistas, exámenes de documentos, informes de visitas y observación de actividades. Aquellos indicios que sugieran no conformidades son investigados aun cuando no estén en la Guía de Auditoría Interna.
Todos los hallazgos detectados son documentados por el auditor. Luego de auditar todas las actividades del sector el equipo auditor revisa los hallazgos para determinar cuáles no conformidades.
Las mismas serán comunicadas y explicadas al auditado y registradas en un Informe Preliminar enviado por e-mail por el auditor y posteriormente son formalizadas en el Informe de Auditoría Interna de la Calidad.
En la reunión de cierre de la Auditoria el auditor responsable presenta no conformidades al o los auditados de tal manera que hayan sido claramente comprendidos los resultados de la Auditoría. Si le es requerido, el auditor puede realizar recomendaciones para mejorar el sistema de gestión.
Las “No conformidades” son tratadas de acuerdo con los procedimientos SGC-PRO-04 No Conformidades, Acciones Correctiva y Preventivas
El informe de Auditoría es registrado por el auditor responsable en el Informe de Auditoría Interna de la Calidad, el cual deberá contener la siguiente información:
Sector Auditado.
Responsable del Sector Auditado.
Fecha de la Auditoria
Objeto de la Auditoria.
Documentos de Referencia
Nombre de los Auditores.
Desarrollo de la Auditoria.
Resultado de la Auditoria.
Firma del Auditor Responsable
Firma del Auditado.
Desvíos detectados.
No Conformidades
Oportunidades de Mejora.
Resumen y conclusiones.
El “Informe de Auditoría Interna de la Calidad” debe ser publicado en el SSC y se informará la publicación del mismo vía e-mail por los auditores internos al responsable del sector auditado dentro de los 15 días hábiles posteriores a la Auditoría.
En lugar del informe formal final, se pude enviar un informe preliminar contendiendo el resultado de los hallazgos dentro de los 15 días hábiles, y luego remitir el informe final dentro de los 45 días hábiles.
El seguimiento y cierre de las no conformidades y acciones correctivas y/o acciones preventivas asociadas se cumplirá en un todo de acuerdo con los procedimientos SGC-PRO-04 No Conformidades, Acciones Correctiva y Preventivas.
8. INDICADORES DE GESTIÓN
No aplica.
CONTROL DE CAMBIOS:
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