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1. OBJETIVO
Especificar la metodología para la emisión, distribución, actualización y archivo de los documentos controlados y asegurar que los registros del sistema de calidad de la Empresa, se recopilen, almacenen, mantengan, recuperen y dispongan en forma apropiada. Asimismo asegurar que los registros del sistema de calidad de la Empresa, se recopilen, almacenen, mantengan, recuperen y dispongan en forma apropiada.
2. ALCANCE
Este procedimiento tiene aplicación en la emisión, actualización, distribución, y el mantenimiento de toda la documentación controlada, tanto de uso interno, como enviados por el cliente, normas, requisitos legales y reglamentarios, dentro de los límites del sistema de gestión de calidad.
También aplica todo registro vinculado al sistema de gestión de calidad y a todo el personal de la organización que utilice, maneje o mantenga los registros mencionados. Entre los registros que requieren control se cuentan los formularios y registros que se utilizan para demostrar que el servicio de la Empresa cumple con las especificaciones requeridas
3. DEFINICIONES Y VOCABULARIO
Listado de control de documento: Listado que contiene todos los documentos del sistema de gestión de la calidad.
Original: Es el documento electrónico publicado dentro del Sistema de Subdirectorios Centralizado (SSC), y de acuerdo a los permisos de acceso y modificación correspondientes.
SSC: Sistema basado en Google Sites que contienen los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad.
Copia controlada: Son copias del documento original que se mantienen actualizadas o vigentes a las cuales se accede desde las computadoras personales de los miembros de la Organización involucrados en este sistema de gestión de calidad.
Copia NO controlada: Son copias de documentos impresas o digitales obtenidas de una dirección distinta de la especificada para obtener las copias controladas. Se obtiene sólo con fines de información y no requieren ser actualizadas
Documento Word: Formato de documento correspondiente a la herramienta Microsoft Word.
Obsoleto: Son documentos que están fuera de uso, que perdieron su vigencia.
Google SItes: Herramienta de gestión que se utiliza como SSC
4. REFERENCIAS Y DOCUMENTOS RELACIONADOS
TEC-PRO-01 Política de Back-up y Recuperación
SGC-PRO-08 Revisión por la Dirección
5. RESPONSABILIDADES
El Representante de la Dirección, o quien éste designe a tal efecto, es responsable de la aplicación de este procedimiento y de la distribución del mismo.
6. DIAGRAMA DE FLUJO
No Requiere
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
7.1. Localización de los documentos
Todos los documentos del sistema de Gestión de la Calidad están localizados en un sitio web interno de la empresa y son gestionados con la herramienta Google Sites.
La organización genérica de dicho stio web es de la siguiente manera:
Pagina principal del Sitio (incluyendo una copia de la Política de Calidad)
Página de proceso "a"
Síntesis General del Proceso
Responsable del Proceso
Objetivos / Indicadores
Procedimientos
Instructivos y Documentos
Registros
Página de proceso "b"
...
Página de proceso "x"
...
Asimismo todos los registros referenciados en los procedimientos u otros documentos son localizables directamente desde cada página de área dentro de Google Sites.
Pueden haber variaciones en las páginas de proceso, por ej. en el caso de que no hubiesen instructivos u objetivos específicos, directamente no figurará dicha sección, o por ej. en el proceso denominado "SGC-Sistema de Gestión de la Calidad" figurará como adicional la sección "Documentos Externos"
Nota: La empresa no ha definido ningún documento interno con formato papel, por lo tanto los mismos no son contemplados dentro de este sitio web. Los documentos externos que puedan estar en formato papel son tratados según lo establecido en el punto denominado "Documentos externos".
7.2. Elaboración, revisión, aprobación, y distribución de los documentos
Los documentos son emitidos, revisados y aprobados según las siguientes tablas:
7.2.1. Responsables de Emisión y Aprobación de Documentos de Gestión de Calidad
Cuadro de Responsabilidades para la revisión y la aprobación de documentos:
7.2.2 Proceso de emisión, revisión, aprobación y publicación de documentos.
Proceso de Emisión y Control de Cambios.
Cada vez que se elabore un documento nuevo para el Sistema de Gestión de la Calidad, o bien cada vez que sea necesario actualizar la versión de un documento ya pre-existente, el mismo es revisado y actualizado por el Responsable asignado al proceso al cual pertenece el documento.
El documento emitido respetará lo establecido en los puntos de "Codificación de los Documentos Internos", y de "Configuración de las páginas"
Aprobación:
Una vez que el documento involucrado es actualizado, el Responsable del mismo registra una síntesis del cambio y se pone en contacto en el mismo día con el Aprobador con el fin de que este revise y apruebe el documento y también con el Responsable de Calidad con el fin de que éste último proceda a revisar el formato, si tanto el Aprobador como el Responsable de calidad dan el visto bueno, el Responsable de Calidad registra los nombres de las personas que elaboraron, aprobaron y publicaron el documento y da por publicado el mismo.
En caso contrario se realizan los cambios sugeridos por el Aprobador o bien por el Responsable de Calidad y una vez realizados se procede según lo descrito en el punto anterior.
Existen dos mecanismos de registración de la aprobación de los documentos:
Para los procedimientos la registración se realiza en la sección de control de cambios del mismo documento y
Para los demás documentos se coloca fecha de vigencia en el mismo (pie de página o solapa adicional según corresponda) y se registra agregando un nuevo renglón por cada cambio en la planilla "SGC-PRO-01.F01 Control de Cambios de otros Documentos"
Comunicación de las novedades
Los diferentes cambios y novedades realizados en los documentos son comunicados verbalmente por el Responsable del proceso a las personas involucradas en el mismo, y si fuese necesario por la envergadura del cambio que se realizó, se podrá organizar una reunión presencial para explicar las novedades, en este caso quedará registrada como una capacitación.
7.2.3 Criterios para revisión general de documentos.
Se procederá a hacer una revisión general de documentos en los siguientes casos:
Cambio significativo en el Organigrama
Cambio de dirección de la Empresa o logo corporativo.
Cambios en la definición de tipos de hallazgos vinculados a Auditorias Externas.
Inclusión de nuevas áreas certificadas en el norma ISO 9001.
7.3. Codificación de los documentos internos y de los formularios
La codificación de los documentos se define según la siguiente estructura: AAA-BBB-CC
Las páginas principales de proceso correspondientes a cada área, y publicadas dentro de Google Sites, solo están identificadas por el código de área. Por ej. la página principal del proceso de Desarrollo, estará identificada como DES - Desarrollo de Software.
Codificación particular de los formularios.
Codificación particular de los formularios.
La codificación de los formularios se define según la siguiente estructura:
La codificación de los formularios se define según la siguiente estructura:
AAA-BBB-CC.F1 /------------------------------------------/
Ej: RHU-PRO-01.F1 Descripción de Puestos y competencias
donde
AAA-BBB-CC: se especifica según lo detallado en el punto anterior de "Codificación de los documentos internos"
.F: indica que se trata de un formulario (téngase en cuenta que antes de la F se incluye un punto (.)
1: indica el número de formulario dentro del procedimiento
/----/: indica el nombre del formulario
Para los formularios computarizados no es aplicable este tipo de identificación, tales formularios serán referenciados en los procedimientos y otros documentos con el nombre del sistema involucrado, por ej. Trello.
7.4. Vigencia y Obsolescencia de los documentos
Vigencia
Los documentos originales y vigentes (es decir los de la última versión) son únicamente todos aquellos localizados en Google Sites, en dicho contexto cualquier copia impresa en papel o bien copiada electrónicamente o otro lugar distinto al sitio original, se convierte automáticamente en una COPIA NO CONTROLADA, y por lo tanto será interpretado como un documento que es solo para información.
Obsolescencia:
Todos los documentos en formato electrónico que pasen a ser obsoletos por haberse discontinuado son desvinculados para su uso del el sitio web y no podrán ser consultados por ninguno de los miembros de los distintos equipos de trabajo. A estos documentos se les antepondrá en el nombre la leyenda [obsoleto] y quedarán sólo como documentos históricos pudiendo ser consultados unicamente por el Representante de la Dirección o el Responsable de Calidad y quedarán disponibles para su consultas mientras dure el Sistema de Gestión de la Calidad.
Todos los documentos tienen una vigencia automática desde su fecha de publicación en Google Sites y hasta tanto no haya una nueva versión que lo supere, o bien hasta que pase a ser obsoleto.
Listado de documentos vigentes:
Cada Responsable de Proceso y su equipo de trabajo pueden ver en su página de proceso dentro de Google Sites una lista de cuáles son todos los documentos aplicables (por. ej Procedimientos, Instructivos, Formularios, Manuales y otros).
Independientemente de lo anterior el Representante de la Dirección o el Responsable de Calidad puede emitir desde la opción Pages de Google Sites un listado de todos los documentos existentes en el sitio junto con la versión vigente, el nombre de la persona que lo actualizó por última vez, y la fecha y hora de actualización.
Asimismo todos los registros referenciados en los procedimientos u otros documentos son localizables directamente desde cada página de área dentro de Google Sites.
Retención / Disposición de los registros:
Todos los registros del Sistema de Gestión de la Calidad son almacenados en forma permanente mientras dure dicho sistema.
7.5. Acceso y Protección de los Documentos
Toda la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad localizada en Google Sites, está protegida mediante el acceso de usuario y passowrd asociada a la cuenta de email de Amtek (cuentas Gmail). Asimismo Google garantiza la seguridad del Sitio, su disponibilidad (uptime), así como también la protección antivirus.
Permisos de acceso a la documentación del SGC:
(*) El permiso de edición habilita a los responsables de área a editar cualquier otro documento.
Independientemente de lo establecido en este cuadro, si es necesario ciertos registros que puedan tener información sensible, por ej. evaluaciones de desempeño, estarán restringidos por el Responsable de Área o bien por el Representante de la Dirección.
El back-up de la documentación, se realiza según lo establecido en el documento TEC-PRO-01 Política de Back.up y Recuperación
7.6. Requisitos de los Registros del Sistema de Gestión de la Calidad
Los registros deben estar completos con los datos solicitados y archivados en forma ordenada
Son confeccionados, siempre que sea posible, en el momento que suceden los acontecimientos, representando los hechos en forma precisa.
Tienen la fecha correspondiente y la conformidad
Las correcciones inevitables efectuadas en un registro son endosadas.
En caso de no existir un formulario predeterminado, se tomará como evidencia de conformidad con los requisitos del sistema de gestión de calidad.
7.7. Documentos externos
Localización:
Todos los documentos externos serán localizados de la siguiente manera:
Documentos aplicables en general a todo el Sistema de Gestión de la Calidad (Por ej. Norma ISO 9001): Estarán mencionados en el apartado Documentos Externos del área "SGC - Sistema de Gestión de la Calidad" dentro de Google Sites.
Documentos aplicables a algún área específica: Simil a lo explicado en el punto anterior pero dentro del área específica. Como excepción a esta regla, en el caso de que existan documentos externos entregados por un cliente en particular, o aplicables a regulaciones regionalizadas (por ej. normas contables u otros aplicables al desarrollo de software), los mismos serán localizados en carpetas de trabajo dentro del proyecto involucrado. Estas carpetas se denominarán "Documentos Externos"
En cualquier caso si el documento fuese en formato papel, en lugar de documento electrónico, en la referencia correspondiente se indicará el lugar donde se guarde el documento en papel.
Vigencia y Actualización:
Los documentos vigentes son aquellos localizados en los lugares establecidos en el punto anterior, y cualquier actualización de los mismos será realizada de la siguiente manera:
Documentos guardados en Google Sites, la actualización de los mismos será realizado por el Representante de la Dirección o el Responsable del área, quedando vigente dentro del sitio. El sitio registra fecha y hora.
Documentos externos incluidos o referenciados en carpetas de trabajo, se guardarán los archivo (o referencias a los mismo en caso de ser papel) incluyéndole en el nombre electrónico el mes y año de vigencia.
Para todos los documentos el Responsable de área monitorea periódicamente la vigencia de los mismos, o bien recibe las notificaciones de los clientes involucrados, en cuyo caso si es aplicable realiza la actualización correspondiente.
Asimismo una vez por año con motivo de realizarse la Revisión por la Dirección, se evalúan la vigencia de los documentos externos y si es necesario se procede a su actualización (ver SGC-PRO-08 Revisión por la Dirección).
7.8. Sistema de copias de seguridad y recuperación
Todos los registros electrónicos son respaldados y recuperables de acuerdo a lo establecido en el procedimiento “TEC-PRO-01 Política de Backup y Recuperación”.
7.9. Configuración de páginas
En todas las páginas de cada documento estarán indicados como mínimo, el nombre de la empresa, el logotipo, el título del documento, el código y nombre del documento, la fecha de última modificación sobre el documento, y la cantidad de páginas que posee.
Todos los documentos de tipo Procedimiento, Instructivos de Trabajo y Manuales (distintos del Manual de Calidad) tendrán el mismo encabezado y pie de página que lleva este mismo documento denominado “SGC-PRO-01 Control de Documentos y Registros”:
Todos los documentos poseen secciones fijas de acuerdo al tipo de documento que corresponda, y según lo definido en el próximo ítem.
7.10. Secciones y formato de cada tipo de documento
Configuración de las secciones de un documento según su tipo.
Configuración de las secciones de un documento según su tipo.
Se puede ver el contenido aplicable a cada sección en el punto denominado "Contenido de las secciones de los documentos".
Nota: en caso de que alguno de los puntos arriba mencionados no corresponda para un documento en particular, se mantendrá el título y se escribirá la leyenda de “No Aplica”
Los manuales de productos que se entregan en formato impreso o digital a los clientes que adquieren los productos de la empresa, no están bajo el control específico del sistema de calidad y pueden tener un formato libre.
Configuración de un formulario:
Configuración de un formulario:
Todos los formularios deben incluir la siguiente información:
Logo de la Empresa,
Nombre del formulario
Código de formulario
Nro. de página y el total de páginas.
Revisión del formulario (versión)
Fecha de vigencia (opcional)
7.11. Contenido de las secciones
8. INDICADORES DE GESTIÓN
No aplica
CONTROL DE CAMBIOS:
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