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1. OBJETIVO
El objetivo de este proceso es efectuar una contratación de servicios o compra de productos específicos para la realización de los productos y/o provisión de servicios de Amtek.
2. ALCANCE
Este procedimiento tiene aplicación para la compra y/o adquisición de los productos o servicios considerados de alto impacto, y ya establecidos en el procedimiento COM-PRO-01 Calificación de Proveedores, y dentro de los límites del sistema de gestión de calidad:
3. DEFINICIONES Y VOCABULARIO
No aplica
4. REFERENCIAS Y DOCUMENTOS RELACIONADOS
COM-PRO-01 Calificación de Proveedores
5. RESPONSABILIDADES
El Gerente de Operaciones, o quien éste designe es responsable de la aplicación de este procedimiento y de la distribución del mismo.
6. DIAGRAMA DE FLUJO
No Aplica
7. DESCRIPCION DEL PROCESO
7.1. Definición de los requerimientos de compra.
Ante una necesidad de compra el responsable del sector identifica y define en detalle los requerimientos de compra del producto o servicio en el formulario COM-PRO-01-F01 Solicitud de Compra.
Para los proveedores de servicios recurrentes se registrará una sola compra por año salvo que cambien las condiciones de prestación del servicio excepto el precio.
7.2. Selección del proveedor.
De acuerdo al tipo de producto o servicio a adquirir se selecciona un proveedor con calificación aprobada (ver COM-PRO-01 Calificación de Proveedores), y se lo asigna a la solicitud de compra correspondiente (formulario COM-PRO-01-F01 Solicitud de Compra).
7.3. Solicitud de presupuesto (opcional).
Si es necesario, tomando como base el detalle del producto o servicio a adquirir, se podrá realizar una solicitud de presupuesto al proveedor seleccionado. Este presupuesto podrá ser formal, plasmado por ej. en una nota de pedido o bien en un e-mail, o informal como puede ser un llamado telefónico.
Con la información provista por el proveedor, se podrá realizar la compra con un e-mail o nota en el cual se especifican los productos o servicios a adquirir, o bien a través del medio acordado con el proveedor.
Cualquier documento enviado por el proveedor, por ej. e-mails, presupuesto en formato electrónico, otro documento en formato electrónico, puede ser adjuntado a la solicitud de compra correspondiente (formulario COM-PRO-01-F01 Solicitud de Compra
7.4. Definición de los controles a realizar.
Se establecen los controles o pruebas de aceptación sobre el producto o servicio a entregar por parte del proveedor. El cumplimiento satisfactorio de estos controles será lo que de por aprobado la aceptación del producto o servicio.
Se utilizarán para ello criterios de aceptación que podrán basarse por ejemplo en:
Compras generales:
Integridad del producto recibido
Correcto funcionamiento del producto
Entrega en fecha del producto o servicio
Cumplimiento del nivel de servicio establecido en la solicitud de compra
Compras Técnicas:
¿Corresponde o es superior a las Especificaciones descritas?
¿Enciende sin problemas?
¿Contiene todos los elementos especificados?
Los productos software adquiridos a empresas reconocidas en el mercado y que poseen soporte para el uso de tales productos y un servicio de actualizaciones periódicas (en el cual se reparan los problemas reportados) no requieren ser probados con controles específicos para verificar su buen funcionamiento (por ej. productos de desarrollo de Microsoft como el .NET, o el antivirus de Mc Affee).
7.5. Realización de los controles establecidos y evaluación de los resultados
La realización de los controles tiene como fin verificar y validar que el producto y/o servicio entregado por el proveedor cumple los requerimientos y controles establecidos.
Al momento de recibir el producto o la provisión del servicio el Gerente de Operaciones y/o cualquier otra persona que éste designe a tal efecto (y de acuerdo a la especialidad requerida) realiza los controles establecidos dejando constancia del control realizado en el formulario COM-PRO-01-F01 Solicitud de Compra e indicando en el mismo el nombre de la persona que realizó dicho control.
Los productos adquiridos que sean de índole tecnológico, se realiza un control de lo siguiente: “¿Se corresponde o es superior a la especificación descripta?”, “¿Enciende sin problemas?”, “¿Contiene TODOS los elementos especificados?”
Para realizar las evaluaciones tecnológicos la persona Responsable de Compras solicitará periódicamente al responsable correspondiente la realización de las evaluaciones.
Se evalúan los resultados de las pruebas, analizando los incidentes ocurridos y comprobando que se han llevado a cabo todos los controles establecidos. Esta evaluación podrá consistir en:
Comparar los resultados obtenidos con los esperados.
Identificar el origen de cada problema para poder remitirlo a quién proceda y determinar qué acciones o medidas correctoras es preciso llevar a cabo para resolverlo en forma satisfactoria.
Indicar qué controles se deben volver a realizar, para comprobar la resolución del problema.
Cualquier problema encontrado y cualquier acción requerida será registrada en el campo de Observaciones dentro del formulario COM-PRO-01-F01 Solicitud de Compra para su seguimiento posterior. En caso contrario si todo está correcto se registrará tal situación en el mismo formulario
En caso de ser necesario, el Gerente de Operaciones, o quien éste designe a tal efecto,, podrá dar por anulada la solicitud de compra, y requerirá el servicio o producto a otro proveedor aprobado, de acuerdo a los términos establecidos en el procedimiento COM-PRO-01 Calificación de Proveedores, generando una nueva solicitud de compras y comenzando el ciclo nuevamente.
7.6. Seguimiento de los incidentes
El Gerente de Operaciones, o quien éste designe a tal efecto, periódicamente realizará un seguimiento de aquellas órdenes que tuvieron algún tipo de incidente comprobando si ya están llevadas a cabo las acciones establecidas.
Una vez realizadas las acciones establecidas y realizados nuevamente los controles necesarios se podrá dar por aprobada la aceptación de la compra, registrando esta aprobación en el formulario COM-PRO-01-F01 Solicitud de Compra.
En caso de ser necesario, el Gerente de Operaciones, o quien éste designe a tal efecto,, podrá dar por anulada la solicitud de compra, y requerir el servicio o producto a otro proveedor aprobado, de acuerdo a los términos establecidos en el procedimiento COM-PRO-01 Calificación de Proveedores , generando una nueva orden de compra, y comenzando el ciclo nuevamente.
8. INDICADORES DE GESTIÓN
No aplica
CONTROL DE CAMBIOS:
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