SGC-PRO-02- Control de Registros

1. OBJETIVO

Este procedimiento tiene por objeto asegurar que los registros del sistema de calidad de la Empresa, se recopilen, almacenen, mantengan, recuperen y dispongan en forma apropiada.

2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica a todo registro vinculado al sistema de gestión de calidad y a todo el personal de la organización que utilice, maneje o mantenga los registros mencionados. Entre los registros que requieren control se cuentan los formularios y registros que se utilizan para demostrar que el servicio de la Empresa cumple con las especificaciones requeridas.

3. DEFINICIONES Y VOCABULARIO

Registros de calidad: Para los fines de este procedimiento se entiende por registro, a todos los documentos generados durante la ejecución de una acción definida en el alcance del sistema de calidad, con fines de dejar una constancia de que dicha acción fue hecha y conservar sus resultados para posterior análisis.

Son documentos que presentan evidencias de actividades desempeñadas o resultados obtenidos. Pueden ser datos volcados en formularios sujetos a estados de revisión o evidencias documentadas que respaldan la veracidad de una actividad y que no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión. Deben ser legibles e identificables.

El término "registros de calidad" se refiere a informes, emails, formularios, correspondencia y cualquier otra documentación que registre las actividades para verificar el cumplimiento de los requerimientos de calidad. Dichos registros pueden emitirse en forma de copia impresa, en medios electrónicos u otros, estableciéndose en cada caso los respaldos necesarios.

Formularios: Son el soporte para los registros. Todos los formularios en el sistema de gestión de calidad, al completarse se transforman en registros. Están diseñados y registrados en el Sistema de Gestión.

Sistema de Tickets: Herramienta software desarrollada por la propia empresa utilizada para la gestión de solicitudes de desarrollo de software y de No Conformidades.

SharePoint: Herramienta de gestión de los documentos del SGC.

4. REFERENCIAS Y DOCUMENTOS RELACIONADOS

SGC-MCA-01 Manual de Calidad

SGC-PRO-01 Control de Documentos

TEC -PRO-01 Política de Back-up y Recuperación

5. RESPONSABILIDADES:

El Representante de la Dirección o quien este designe es responsable de la aplicación de este procedimiento y de la distribución del mismo.

Formulario: son generados y revisados por cada sector responsable de los mismos, de acuerdo a las necesidades operativas. El representante de la dirección de la Empresa aprueba todos los formularios emitidos y/o revisados.

6. DIAGRAMA DE FLUJO:

No requiere.

7. DESCRIPCION DEL PROCESO

7.1. Elaboración, revisión, aprobación, distribución y localización de los

formularios.

Los formularios son emitidos, revisados, aprobados, revisionados y distribuidos

de acuerdo a lo establecido en el procedimiento “SGC-PRO-01 Control de

Documentos”.

7.2. Codificación de los documentos-formularios internos.

La codificación de los formularios se define según la siguiente estructura:

_________.F01 Nombre del formulario

i) /___________/: Es el código del documento (procedimiento u otro) que le da origen, según lo especificado en el procedimiento SGC-PRO-01 de Control de Documentos):

SGC-PRO-02.F01: Formulario correspondiente al procedimiento nro. 2 del Sistema de Gestión de Calidad.

ii) F: Es la letra que identifica a los formularios.

iii) 01: Es la numeración correlativa de los formularios generados en el documento origen.

SGC-PRO-02.F01: Primer formulario (es decir 01) correspondiente del procedimiento nro. 2 del Sistema de Gestión de Calidad.

iV) Nombre del Formulario: Indica el nombre correspondiente del formulario

Por ej. “SGC-PRO-02.F01 Listado de Control de Documentos”, es el primer formulario correspondiente a este procedimiento.

Cualquier formulario que requiera ser utilizado varias veces para una misma actividad o tarea dentro de la misma fase de un proyecto o trabajo podrá tener incluido en el nombre electrónico la fecha y hora correspondientes, de tal modo que pueda ser posible diferenciar los registros unos de otros y no haya posibilidad de que se sobrescriban. Por ejemplo una minuta de reunión podrá incluir en su nombre electrónico fecha y hora.

Los formularios computarizados por sistema, están exentos de esta codificación, y la identificación unívoca de los mismos está dada por la identificación del sistema computarizado al que pertenece y su nombre específico el cual lo hace único dentro del sistema de Gestión de la Calidad, por ej. Sistema de Tickets/ No Conformidades (o No Conformidades dentro de la herramienta denominada Sistema de Tickets).

Todos los registros podrán estar archivados en forma digital o en papel impreso según lo establecido en el SharePoint/Calidad/Listado de Control de Registros.

7.3. Localización de los registros

Todos los registros del Sistema de Gestión de Calidad estarán localizados según lo establecido en el SharePoint/Calidad/Listado de Control de Registros.

7.4. Requisitos de los Registros del Sistema de Gestión

• • Los registros deben estar completos con los datos solicitados y archivados en forma ordenada

  • Son confeccionados, siempre que sea posible, en el momento que suceden los acontecimientos, representando los hechos en forma precisa.

  • Tienen la fecha correspondiente y la conformidad (firma, clave de acceso)

  • Las correcciones inevitables efectuadas en un registro son endosadas.

  • En caso de no existir un formulario predeterminado, se tomará como evidencia de conformidad con los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad

7.5. Vigencia / Obsolescencia de formularios y registros / Disposición

Se considerarán formularios originales y vigentes (es decir, los de última versión) de acuerdo a lo establecido en el “SGC-PRO-01 Control de Documentos”.

Todos los formularios (que luego den origen a registros) en formato electrónico que pasen a ser obsoletos, serán mantenidos según el esquema de versiones de acuerdo a lo establecido en el “SGC-PRO-01 Control de Documentos”.

Todos los formularios tienen una vigencia automática desde su fecha de publicación en el SSC de acuerdo a lo establecido en el “SGC-PRO-01 Control de Documentos”.

Todos los registros serán almacenados en forma permanente mientras dure el Sistema de Gestión de Calidad.

7.6. Acceso y protección de los registros

Todos los puntos de uso de los registros tienen acceso vía red tanto al SSC como cualquier otra herramienta que los contenga (por ej. el Sistema de Tickets). El servidor del sistema informático está protegido con sistemas antivirus, además de procedimientos habituales de back-up (ver “TEC-PRO-01 Política de Back-up y Recuperación”) que aseguren la integridad de los registros y a su vez su legibilidad. Las herramientas utilizadas para acceder y leer los registros están normalizadas y son las estándares utilizadas por los usuarios de toda la empresa.

Los accesos adecuados a los registros, así sea tanto para consultarlos, como para realizar modificaciones sobre los mismos están definidos adecuadamente en el SSC o bien en la herramienta software que los contenga (por ej. Sistema de Tickets).

Los accesos adecuados a los registros generados y almacenados en otros sistemas tienen similares características de permiso a los expresados en el punto anterior, pudiendo estar involucrado otro tipo de herramienta software.

Los registros son accedidos mediante las pc’s de cada usuario dentro del sistema informático de la empresa.

7.7. Registros externos.

Los registros del Sistema de Gestión de la Calidad de origen externo son identificados dentro del SharePoint/Calidad/Listado de Control de Registros y almacenados adecuadamente por el Representante de la Dirección o quien éste designe y de ser si necesario, modifica el mismo.

Para aquellos que sean en formato papel, el original se identifica y se almacena de acuerdo a lo establecido en el punto anterior de Localización de Registros (7.3), para documentos externos.

7.8. Sistema de copias de seguridad

Todos los registros electrónicos son respaldados y pueden ser recuperados utilizando el procedimiento “TEC-PRO-01 Política de Back-up y Recuperación”

7.9. Configuración de los formularios.

Todos los formularios son controlados mediante un encabezado en la parte superior dividido en tres partes en las cuales se indicara el Logo de la Empresa, el nombre de la empresa, y el nombre del formulario respectivamente.

7.9.1. Encabezado de los formularios:

7.9.2. Pie de los formularios:

Contendrá como mínimo el nombre electrónico del formulario, la fecha de vigencia del formulario y la cantidad de páginas que posee:

8. INDICADORES DE GESTIÓN.

No aplica