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1. OBJETIVO
El objetivo de este procedimiento es establecer las actividades necesarias para realizar la renovación periódica de los abonos de los servicios de Amtek.
2. ALCANCE
Todos los abonos vigentes de productos de cobranzas.com.
3. DEFINICIONES Y VOCABULARIO
CRM: Herramienta utilizada para realizar de la gestión con el cliente (Customer Relationship Management)
4. REFERENCIAS Y DOCUMENTOS RELACIONADOS
5. RESPONSABILIDADES:
El Gerente de Comercial es el responsable de la aplicación de este procedimiento.
6. DIAGRAMA DE FLUJO:
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
7.1. Identificación de abonos a vencer.
El responsable y/o asistente de ventas con soporte del área de Administración se encarga de identificar los abonos por vencer por mes calendario. Para ello deben cumplirse las siguientes condiciones: a) Que sea una empresa con un servicio vigente de cobranzas.com b) Que su contrato u orden de compra venza en el mes calendario que se analiza
Se determinan según la información provista en planilla Facturación Real y chequeándola contra la información registrada en el CRM en el caso de que sea necesario.
7.2. Reunión de Comité (a demanda)
El comité integrado por los socios, gerente comercial y CEO se reúne a demanda para discutir la estrategia de actualización de precios conforme al impacto inflacionario y de devaluación dado que la empresa posee gastos en pesos (ej: mano de obra técnica altamente calificada) y en dólares (ej: servicio de datacenter en el exterior), con esta información se define el análisis de la estructura de costos.
Se genera la planilla "aaaa-mm Listado de Renovaciones" para todos los vencimientos del siguiente mes.
7.3. Confección del Presupuesto
El responsable y/o asistente de ventas confecciona un presupuesto de renovación del servicio, el mismo se realiza en base a criterios de ajuste de precios definidos en "aaaa-mm Listado de Renovaciones" teniendo en cuenta además cualquier situación particular adicional del cliente a presupuestar (por ej. incorporación de nuevas empresas al abono).
7.4. Negociación y Cierre
El responsable y/o Asistente de ventas se encarga una vez presentado el presupuesto de seguir adelante con todas las negociaciones para poder terminar en el cierre de la operatoria. Una vez que las partes llegan a un acuerdo solicita la confirmación de compra del servicio, la misma puede darse a través de una orden de compra, confirmación por e-mail o equivalente que habilite a la facturación del servicio.
Una vez aprobada la propuesta se adjunta la misma, junto con el documento que demuestra su aprobación (orden de compra, email, u otro) al CRM.
La orden de compra, o documento que demuestra la aprobación del cliente es enviada vía email a administración para que proceda a su facturación.
7.5. Actualización de la información del cliente
Si durante el proceso de renovación se detecta que existen novedades sobre la información del cliente registrada en el CRM, se actualiza la misma. Por ej. nombre de los referentes, emails, u otros)
8. INDICADORES DE GESTIÓN
No aplica
CONTROL DE CAMBIOS:
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