Olá, estudante! O objetivo desta lição é apresentar a definição e principais características da ferramenta de metodologia ágil conhecida como Scrum, bem como os métodos utilizados na gestão de projetos. Serão abordados os papéis e responsabilidades de cada membro da equipe, o processo de planejamento e execução do projeto, a importância da comunicação e colaboração entre os membros da equipe e o resultado da aplicação. Ao final da lição, você irá compreender os conceitos básicos do Scrum e como utilizá-lo no gerenciamento de projetos de forma eficaz e eficiente.

No atual ambiente de negócios, a constante mudança e evolução dos mercados e tecnologias exigem que as empresas sejam capazes de se adaptar rapidamente e planejar estrategicamente para se manterem competitivas e bem-sucedidas. Se considerarmos equipes pequenas, a comunicação costuma ser fácil, concorda? Mas imagine uma equipe grande, como fica a questão da comunicação? Será que é possível adaptar algo de forma rápida, igual aconteceria com uma equipe menor? 

Acredito que você consegue identificar que, com uma equipe maior, pode ser mais complicado, visto que a organização e a comunicação de algo podem se tornar grandes desafios, estes que afetam negativamente a dinâmica do projeto, da equipe e da empresa. Uma das dificuldades encontradas é lidar com mudanças frequentes nos requisitos de entrega, que exigem clareza e agilidade na absorção de novas informações. Pensando nisso, uma abordagem Scrum madura pode trazer mudanças significativas para as equipes e empresas que a adotam, permitindo maior eficiência, flexibilidade e adaptabilidade às mudanças do mercado.

Suponha que uma equipe de desenvolvimento de software, composta por um Scrum Master, dois desenvolvedores e um Product Owner, seja contratada para desenvolver um aplicativo de gerenciamento de projetos. O aplicativo deve permitir que os usuários criem tarefas, definam prazos, prioridades, etapas e atribuam responsabilidades. O cliente, uma empresa de consultoria, queria que o aplicativo fosse entregue em seis meses e tivesse flexibilidade para adicionar novas funcionalidades conforme necessário.

A equipe de desenvolvimento começou a trabalhar nos métodos Scrum. Durante a primeira semana, eles se reúnem para uma reunião de Sprint Planning, na qual traçam as tarefas que precisam ser realizadas na primeira Sprint. Eles, então, conduzem um Daily Scrum todos os dias para acompanhar o progresso e identificar possíveis obstáculos.

Durante a primeira Sprint, a equipe atribui tarefas básicas do aplicativo, como criar tarefas, atribuir responsabilidades às equipes e definir prazos. No final da Sprint, eles convocam uma Reunião de Revisão da Sprint, onde apresentam os recursos concluídos aos proprietários do produto e discutem o feedback.

Depois de revisar a primeira Sprint, a equipe realiza uma reunião de Melhoria da Sprint onde discutem o que funcionou e o que pode ser melhorado no próximo ciclo. Com base nesta discussão, nas próximas Sprints, a equipe poderá adicionar novas funcionalidades ao aplicativo, como priorizar e categorizar tarefas, e realizar testes para garantir que o aplicativo esteja funcionando corretamente. Eles também se reúnem com proprietários de produtos periodicamente para discutir novos recursos e prioridades.

Ao final da sexta Sprint, a equipe entrega um app completo, com todas as funcionalidades solicitadas pelo cliente. O cliente fica satisfeito com o trabalho da equipe e decide contratar a mesma equipe para manter e implantar novas aplicações.

O case, apesar de ser fictício, mostra como a metodologia Scrum pode ser aplicada na prática. No exemplo em questão, o Scrum foi aplicado no desenvolvimento de um software e contribuiu para que a equipe entregasse ao cliente um produto que supriu suas necessidades.

Antes de nos aprofundarmos no assunto principal desta lição, preciso te perguntar: você notou quantos termos em inglês apareceram no case? É importante que você saiba que na área de negócios/administração, em especial nas novas ferramentas e metodologias, é comum o uso de expressões/termos em inglês. É por isso que na etapa anterior (case) tantos termos em inglês apareceram. Para que você não fique com dúvidas em relação aos termos apresentados, visto que a compreensão deles é de extrema importância para compreender o conteúdo da lição, vou deixar um breve glossário:

Imagino que você esteja ansioso(a) para conhecer as características do Scrum – assunto principal desta lição. Contudo, antes de falar sobre o Scrum como parte do Manifesto Ágil, suas origens e desdobramentos, é importante entender o que é um projeto e como gerenciá-lo. De acordo com a 6ª edição do Guia PMBok, um projeto é um empreendimento com datas de início e término definidas, com o objetivo de criar um produto, serviço ou resultado único. O gerenciamento de projetos se preocupa em utilizar conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas para atender com eficácia e eficiência as necessidades do projeto, ajudando as organizações a atingirem seus objetivos (PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, 2017).

Neste contexto, o gerenciamento de projetos se refere ao uso de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas para realizar as atividades a fim de atender aos requisitos do projeto. Sendo assim, por meio desse gerenciamento, uma organização pode executar um projeto com eficiência e eficácia, ajudando indivíduos e equipes a atingir metas de negócios, resolver problemas e aumentar suas chances de sucesso (PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, 2017).

Vamos a um exemplo prático para compreender melhor? Imagine a construção de uma casa. Antes de começar a erguer as paredes, é necessário que se tenha um “projeto”, pois é por meio dele que o construtor – que, neste caso, podemos considerá-lo como um dos gerenciadores desse projeto – saberá quantos cômodos serão, se será uma casa simples, ou um sobrado. Ou seja, antes de construir a casa, precisa-se definir diversos detalhes! Assim como na construção da casa, o desenvolvimento de um novo produto, ou serviço, também precisa de um “projeto” e de um, ou mais, “gerenciadores do projeto”.

Com o exemplo apresentado, acredito que ficou mais claro entender o que é, e também a importância, do projeto e do gerenciamento do projeto. Com isso, podemos seguir para nossos estudos em relação ao Scrum, que é uma metodologia que surgiu como parte do Manifesto Ágil. O Manifesto Ágil surgiu em 2001 com o objetivo de estabelecer as melhores práticas para o desenvolvimento e gerenciamento de sistemas. Ele enfatiza os valores centrais da organização que incluem a valorização dos indivíduos e suas interações, software para trabalhar em documentos completos, colaboração com os clientes, adaptabilidade à mudança e foco na satisfação do cliente por meio de entregas oportunas e simplificadas, promovendo o trabalho em equipe (BECK et al., 2001).

Segundo Libardi e Barbosa (2010), o Manifesto Ágil propõe uma abordagem flexível para a divisão de tarefas e um forte foco na interação e colaboração entre o cliente e a equipe do projeto. Isso não significa que os trâmites burocráticos – como documentos e contratos – sejam eliminados, mas sim que eles têm importância secundária em relação ao andamento do projeto. Uma das características dessa abordagem é gastar menos tempo com documentação e mais tempo resolvendo problemas de forma eficiente e flexível.

Dessa forma, o movimento Ágil surgiu como uma resposta aos métodos tradicionais de gerenciamento de projetos, que eram inflexíveis e lentos devido aos seus processos baseados em documentos, como o modelo em cascata (aqueles que acreditavam que uma tarefa apenas deveria iniciar após o fim da outra). Métodos como esses introduzem limitações para a equipe do projeto durante o desenvolvimento, tornando o gerenciamento de projetos difícil e desgastante, principalmente para pequenas empresas, e, como resultado, muitas dessas empresas optaram por não utilizar nenhuma abordagem de gerenciamento em seus projetos. (SOMMERVILLE, 2007; SOARES, 2004). Com isso, temos a importância do método Ágil, visto que faz-se necessária a utilização de métodos mais flexíveis, que proporcionem maior agilidade e eficiência na gestão de projetos. 

Segundo Sutherland (2014), Ken Schwaber foi responsável pela criação da metodologia Scrum e o principal objetivo era fornecer a forma mais rápida, eficiente e confiável de desenvolver softwares no setor de tecnologia, uma vez que foi criada para abordar essas questões e permitir um gerenciamento de projetos flexível e ágil.

Conforme enfatizou Bissi (2007), a adoção do Scrum traz muitos benefícios, como, por exemplo, a integração da equipe, a resolução rápida de problemas, o envolvimento do cliente no processo, a redução de riscos do projeto, a entrega regular e o trabalho eficiente, além de manter a motivação da equipe. O envolvimento ativo do cliente no processo leva a uma compreensão mais precisa e a uma resolução mais rápida de possíveis problemas. 

SCRUM E SUAS CARACTERÍSTICAS  

Desde sua criação, a metodologia Scrum tem sido amplamente utilizada como uma estrutura para gerenciar o trabalho em produtos complexos. O Scrum é um framework (termo que se refere a estratégias e ações que visam solucionar um tipo de problema) que permite a utilização de diferentes processos e técnicas, enfatizando a eficácia relativa de seus processos de gerenciamento de produto e estratégia operacional. Conforme Augusto et al. (2021), o Scrum tem três pilares principais que são essenciais para o sucesso do projeto: 

Segundo Oliveira e Muniz (2015), os conceitos do papel do Time Scrum estão relacionados aos elementos contidos no Scrum, incluindo eventos e atributos. Um ponto-chave é o Backlog do Produto, que inclui registros dos requisitos do produto, coletados por meio de reuniões com as partes interessadas, onde o desempenho e as necessidades do negócio são priorizados. 

Segundo Carvalho e Mello (2012), no início de cada Sprint, o Time Scrum realiza reuniões para supervisionar o trabalho diário chamado Daily Scrum, que identifica novas tarefas a serem atribuídas para o dia e destaca as tarefas concluídas no dia anterior. Isso permite que a equipe conheça as metas e objetivos individuais de cada membro e os possíveis obstáculos para a conclusão das tarefas, proporcionando mais transparência no dia a dia dos membros. A Figura 1, a seguir, demonstra o passo a passo de como o processo de Scrum deve funcionar.

O Instituto de Educação por Experiência e Prática (AUGUSTO et al., 2021) elucida cada um dos passos destacados na figura:

Vamos ver como isso acontece na prática? Suponha que você e seu grupo de colegas de classe estejam realizando um trabalho escolar em equipe e decidam aplicar o Scrum para melhorar sua organização e produtividade. Para isso, vocês decidiram seguir os passos: 

1. Determinar o Backlog do Produto: listar todas as entregas, marcos e objetivos do trabalho. Por exemplo, podem definir como entregar a pesquisa, a produção de um relatório escrito e a criação de uma apresentação em slides.

2. Determinar a duração fixa da Sprint: como o prazo de entrega é em duas semanas, o  grupo decide que terá uma semana para concluir o trabalho, estabelecendo esta como a duração da Sprint.

3. Determinar as atividades da Sprint: com base no Backlog do Produto, os alunos dividem as atividades necessárias para cada entrega. Por exemplo, para a pesquisa, vocês dividem as tarefas em pesquisar fontes confiáveis, coletar informações, analisar dados, entre outros.

4. Realizar reuniões diárias: durante a Sprint, o grupo realiza reuniões diárias (Daily Scrum) para acompanhar o progresso das tarefas. Cada membro compartilha o que foi feito no dia anterior, discute os impedimentos e prioriza as atividades do dia.

5. Entregar uma funcionalidade: ao final do Sprint, o grupo entrega uma funcionalidade concluída, neste caso a pesquisa finalizada, revisada e a apresentação pronta.

6. Planejar uma nova Sprint: após a entrega, vocês podem realizar uma reunião de Planejamento de Sprint para determinar o próximo conjunto de atividades a serem realizadas. A partir da avaliação do trabalho concluído e definirem o que será feito na próxima Sprint, no caso, a apresentação em si.

Aplicando os pilares do Scrum:

• Transparência: durante todo o processo, os alunos mantêm transparência, compartilhando o progresso das atividades, características do projeto e entendimento comum entre todos os membros.

• Teste: os alunos verificam regularmente o progresso das atividades, assegurando que estejam progredindo em direção aos objetivos do projeto. Eles fazem revisões, verificam a qualidade do trabalho e realizam ajustes, se necessário.

• Adaptabilidade: caso identifiquem desvios ou aspectos do processo que não estão funcionando adequadamente, os alunos fazem os ajustes necessários para corrigir o problema e minimizar futuros desvios.

Dessa forma, o grupo de alunos consegue utilizar os passos e pilares do Scrum para melhorar sua organização, colaboração e eficiência na realização do trabalho escolar.

Segundo Cintra (2018), uma das principais vantagens do Scrum é a sua simplicidade, pois seus papéis são bem definidos e a entrega é realizada com frequência ao longo do projeto, o que é especialmente útil para projetos que exigem agilidade e flexibilidade. A propriedade do projeto pertence a toda a equipe e cada membro tem funções e responsabilidades específicas, sua contribuição é crucial para o sucesso do projeto. Esses recursos podem aumentar a produtividade de toda a equipe.

Schwaber e Sutherland (2017) enfatizam que o Scrum é uma metodologia iterativa (realizada inúmeras vezes), flexível e incremental que permite maior valor e previsibilidade do ciclo de vida do projeto, além do gerenciamento de riscos nas áreas de atuação ter mudado muito. O uso do Scrum pode beneficiar diretores e gerentes, que podem facilmente alinhar os projetos às decisões estratégicas da empresa e reduzir os riscos no planejamento e na execução.

Outro efeito positivo do Scrum é o comprometimento e a motivação da equipe de desenvolvimento, conforme observado por Bassi Filho (2008). Quando cada membro recebe responsabilidades específicas, isso aumenta sua confiança e comprometimento com o sucesso do projeto. No entanto, a confiança na força do grupo é crucial para o sucesso desta abordagem.

O Scrum pode ser um método útil para diversas ocasiões, inclusive para você, aluno(a), em suas tarefas de várias maneiras. Por exemplo, o Scrum pode ser utilizado em projetos de trabalho em equipe onde cada aluno pode ter um papel e responsabilidades específicas definidas, permitindo uma melhor organização e colaboração entre os membros do grupo. A abordagem iterativa do Scrum também pode ser utilizada em trabalhos escolares, onde os alunos podem dividir os projetos em ciclos menores, com entregas menores e avaliação contínua para melhoria.

Além disso, o uso do Scrum pode promover habilidades importantes para a vida adulta, como comunicação eficaz, trabalho em equipe, resolução de problemas e gerenciamento de tempo. Além disso, pode-se obter uma melhor compreensão do processo de gerenciamento de projetos e a importância de definir metas claras e alcançáveis, além de avaliar e ajustar o trabalho ao longo do processo.