Olá, estudante! Seja bem-vindo(a) à mais uma lição da disciplina de Tecnologia e Ferramentas de Gestão. Nesta lição, o objetivo é compreender o conceito e as funções do método nas organizações bem como a sua relação com a eficiência e a eficácia na execução das atividades de uma empresa ou, até mesmo de um trabalhador. Além disso, você conhecerá o conceito de tecnologia para as organizações e sua evolução histórica. 

Você, também, aprenderá sobre a importância do método e da tecnologia ao planejar e organizar atividades, e, ao final desta lição, será capaz de identificar os padrões de métodos e a evolução tecnológica nas organizações. Com os conhecimentos adquiridos, poderá avaliar e propor melhorias para eles, a fim de maximizar a eficiência e a eficácia organizacional.

A adoção de métodos racionais de trabalho vem desde a Administração Científica de Taylor. Você se lembra quem foi Taylor, não é mesmo? Bom, de qualquer forma, recapitularemos brevemente. Taylor é conhecido como o pai da administração científica. Foi com ele que começaram as primeiras ideias a respeito da otimização do trabalho, isto é, foi neste momento que as primeiras formas de elevar a produção no menor tempo possível foram pensadas. Ele defendia que era necessário racionar o trabalho, nesse sentido, a ideia seria a seguinte: um funcionário atuasse em uma única etapa da linha de produção. Porém, para que isso fosse possível, era necessário que o funcionário aperfeiçoasse seu trabalho, e isso deveria ocorrer por meio de treinamento realizado, de acordo com métodos científicos, e as atividades deveriam ser planejadas de acordo com sua função. 

Se analisarmos a ideia de Taylor, é possível observar que a racionalização do trabalho, por meio de métodos, buscou, inicialmente, eliminar os desperdícios que ocorriam nas indústrias da época e obteve estrondoso êxito, ao transformar o parque industrial americano em um dos mais produtivos do mundo, a partir da Primeira Guerra Mundial, e, pouco tempo depois, ela se estendeu a todo o mundo. 

Pensando nessa racionalização de trabalho, podemos utilizar, como exemplo, a linha de produção das grandes empresas de fast-food que estão espalhadas pelo mundo. Pense bem no modelo de trabalho delas, uma pessoa fica no caixa registrando o pedido, por meio do sistema, e, em segundos, o pedido está nas mãos dos responsáveis. Assim, uma pessoa pega o refrigerante, outra frita e fraciona as batatas fritas, outra monta os lanches e outra recolhe os produtos prontos e coloca-os na bandeja, para, então, serem disponibilizados ao cliente. Se você já foi em algum lugar como esse, sabe o quão rápido é todo esse processo. Agora, imagine se houvesse um único funcionário para fazer tudo isso. Daria certo? Talvez, sim! Mas quanto tempo isso levaria? 

Apesar da ideia de racionalização do trabalho ter acontecido há muitos anos, é totalmente enganoso pensar que é algo velho e ultrapassado, isso porque, agora, mais do que nunca, o planejamento do método está se tornando uma necessidade, visto que organizar os processos é peça-chave para garantir a sobrevivência da empresa. Considerando, ainda, a empresa de fast-food, com a correria no dia a dia das pessoas, muitas dessas optam por ir a esse tipo de estabelecimento justamente por ser algo rápido, ou seja, o método utilizado na empresa precisa ser eficaz para garantir que o tempo de espera dos clientes seja curto, do contrário, caso o tempo de espera seja elevado, a empresa poderá “perder” esses clientes.  Sendo assim, não basta apenas a sistematização nas organizações, é preciso também ter método.

Sendo assim, nesta lição, você entenderá como o método pode ser aplicado nas organizações e qual a sua relação com o uso da tecnologia. Pronto(a) para conhecer um pouco mais sobre essas duas variáveis tão importantes no dia a dia das organizações?

Para o case desta aula, apresento a você Roberto e Jonas. Eles trabalham em uma empresa de serviços contábeis, e ambos precisam preencher, diariamente, algumas planilhas a partir das informações recebidas dos clientes. Jonas diz que prefere sempre preencher manualmente todos os dados e, ainda, valida todos os cálculos, pois não confia na programação dos softwares. Roberto, por sua vez, realizou a validação de cálculos apenas uma vez e procurou automatizar a importação das informações diárias.

Na reunião semanal com a gestora, começaram uma discussão sobre quem possuía o método correto. Jonas validou seu ponto de vista dizendo que produzia informações mais precisas, enquanto Roberto assegurou que seu método de trabalho era mais rápido. A gestora, então, propôs uma avaliação de ambos os métodos e, caso encontrasse pontos válidos em ambos, um novo método de preenchimento de planilhas seria proposto para ambos seguirem.

Ela iniciou a avaliação buscando evidências da efetividade de cada método e descobriu que não havia diferenças nas informações produzidas por ambos os métodos, mas os cálculos automatizados deveriam passar por uma revalidação, para que, assim, nenhuma das partes se sentisse prejudicada ou agraciada. A partir disso, ela decidiu encontrar os problemas de todo o setor. Primeiramente, descobriu que não havia uma padronização na entrega dos dados por parte dos clientes, mas conseguiu identificar um modelo que era utilizado por cerca de 47% deles. Ela propôs, então, em um primeiro momento, para aumentar a eficiência e a eficácia do método a ser escolhido, uma padronização na entrega dos dados por parte dos clientes. Quando isso fosse feito, seria utilizado o método de importação de dados utilizado por Roberto (automatizado), mas Jonas realizaria a validação da importação desse método e, ainda, faria essa verificação periodicamente.

Por fim, foi implantado um novo método na empresa, que nasceu da mistura entre o método de trabalho automatizado de Roberto e o minucioso processo de Jonas. Este novo método, eventualmente, aumentou a produtividade de ambos, fez com que Roberto procurasse ser mais metódico em suas atividades e Jonas começasse a confiar mais nos cálculos automatizados e na tecnologia.

É muito comum certas pessoas dizerem que têm um método para fazer as coisas e defendem que seu método é o melhor de todos. Já outras, também, dizem que são metódicas, porque querem fazer as coisas corretamente e de acordo com o planejado. A palavra método tem muitos significados, mas quase todos eles se referem à uma maneira de fazer as coisas, fazer um trabalho, realizar atividades ou fazer as coisas acontecerem. O termo método, que vem de méthodos, do grego, uma maneira de atingir um objetivo, significa o meio pelo qual as coisas são feitas. Sendo assim, pode-se dizer que um método diz como um trabalho deve ser feito, ou seja, qual é a melhor maneira possível de se fazer algo. Nesse sentido, o objetivo da escolha do método em uma organização é atingir a máxima eficiência e eficácia do trabalho (ARAÚJO, 2010; CHIAVENATO, 2010; CURY, 2016).

Para Chiavenato (2010), o introdutor do moderno conceito de método foi René Descartes (1596–1650), em seu livro Discurso do Método. O método cartesiano, de acordo com Chiavenato (2010, p. 190), pode ser resumido em quatro princípios básicos:

No início do século XX, Frederick W. Taylor (1856–1915) tentou usar o método cartesiano para erradicar o enorme desperdício da indústria americana. Ele desenvolveu o estudo dos tempos e movimentos para analisar e distribuir as tarefas dos trabalhadores, eliminando movimentos desnecessários e simplificando movimentos úteis. Com base em sua análise desse trabalho, ele mediu o tempo médio que os trabalhadores levaram para completá-lo e chamou-o de tempo padrão. O tempo padrão indicava 100% de eficiência. 

Um trabalhador que produziu 20% a mais em uma hora teve uma eficiência de 120%, enquanto um trabalhador que produziu 20% a menos teve uma eficiência de 80%. Para recompensar os trabalhadores mais eficientes e incentivá-los a trabalhar mais do que o normal, Taylor introduziu o bônus de produção. O estudo dos tempos e movimentos, rapidamente, espalhou-se da fábrica para o escritório e tornou-se a racionalização do trabalho, ou seja, a introdução de técnicas de trabalho, que, para Taylor, era a melhor maneira de realizá-lo (CHIAVENATO, 2010). 

Funções básicas do método 

Quando várias pessoas fazem o mesmo trabalho de maneiras diferentes, uma delas tende a ser melhor do que as outras, isso porque, sempre, há uma maneira melhor de fazer as coisas. Por exemplo, imagine que todos os alunos da sua sala precisem fazer uma maquete, mas, obrigatoriamente, ela precisa ter um lago e uma floresta. Você concorda comigo que há muitas formas dessa maquete ser feita?  Essa era a ideia do método de trabalho. O principal objetivo do método é encontrar o melhor caminho. Se todas as pessoas se preocupassem com a constante análise crítica de suas ações, certamente, encontrariam formas mais eficientes de realizar seu trabalho com menos custo, tempo e esforço. Mas, como nem sempre é assim, o administrador deve adotar essa atitude analítica e crítica para melhorar, continuamente, o desempenho das pessoas e da organização (CHIAVENATO, 2010; CURY, 2016). 

Para Chiavenato (2010), o método é necessário para desenvolver o trabalho das empresas da melhor forma possível. Para conseguir isso, o método tem as seguintes características principais:

Se o trabalho for, devidamente, metododizado ao nível de cada pessoa, o resultado global da empresa tem impacto significativo, pois os métodos simplificarão como a empresa se comporta como um todo. Atualmente, porém, não basta apenas tentar realizar algo, é preciso tentar multiplicar os benefícios sinérgicos também. Portanto, o método é a forma mais fácil e direta de conduzir a empresa ao caminho da eficiência (CHIAVENATO, 2010).

Tecnologia

A tecnologia é uma coleção de conhecimentos usados para otimizar várias funções de uma organização. A evolução tecnológica é um processo gradual e cumulativo de conhecimento e tem impacto, direta ou indiretamente, nas empresas, nos produtos e nos serviços (OLIVEIRAS, 2013). A Figura 1, a seguir, demonstra o fluxo da tecnologia nas organizações.

Maximiano (2017) indica que a tecnologia pode ter diversas vertentes nas organizações, sendo elas:

Atualmente, as tecnologias relacionadas ao surgimento da tecnologia da informação atraem mais atenção, isso porque suas características permitem, muitas vezes, flexibilidade nas operações comerciais, melhoria dos processos produtivos e rapidez na entrega dos produtos/serviços. O Quadro 1, a seguir, esboça um resumo das definições de tecnologia e seus precursores.

 Para Maximiano (2017), as organizações adotam novas tecnologias de acordo com suas necessidades e capacidades. Dessa forma, nem todas as tecnologias do mercado são adotadas. Algumas empresas precisam apenas de pequenas tecnologias em alguns setores ou indústrias. Existem empresas que, ao mudar o layout das ferramentas de trabalho, já aumentam a produtividade. Este é um ajuste de layout físico.

Sendo assim, Maximiano (2017) define arranjo físico ou layout como a forma que os instrumentos de trabalho são organizados e adaptados para acelerar as tarefas de trabalho, aumentar a economia e a produtividade e melhorar as condições de trabalho para o operador. Em relação ao espaço físico, segundo Maximiano (2017), para as organizações, é um arranjo importante e pode afetar, diretamente, a flexibilidade dos fluxos de trabalho. No arranjo físico, a tecnologia se apresenta nas tarefas necessárias para a implementação do produto ou serviço. De acordo com o layout físico, Maximiano (2017) e Paz (2018) indicam que as tecnologias podem ser:

Sendo assim, é possível identificar que as tecnologias podem potencializar a eficiência e a eficácia do método nas organizações e fazer com ele evolua. Da mesma forma, a partir de melhorias no método, as tecnologias da organização poderão evoluir também. Na próxima lição, aprenderemos a colocar em prática algumas ferramentas de análise de desempenho organizacional.

Imagine que você trabalha em uma empresa na linha de montagens de bicicletas e, lá, utilizam o arranjo tecnológico do layout, conhecido como elos em sequência, em que há uma interdependência entre uma etapa e outra na linha de produção. Eventualmente, você recebe uma promoção para um cargo para a área de Pesquisa e Desenvolvimento (P & D) dentro dessa mesma empresa. No P & D, você percebe, então, que não, necessariamente, uma tarefa precisa ser executada após a outra, ou seja, o método de aplicabilidade da tecnologia não é o mesmo em diferentes setores de uma empresa. Por isso, é importante estar atento(a) à teoria e à prática, para poder adaptar-se ao modo de trabalho do local em que você se encontra e, assim, manter-se como um importante ativo dentro da organização.